Zanim uderzy szczyt: przygotuj zespół, nie grafik
Q4 wygrywa się we wrześniu. Później można już tylko dzielnie przegrywać.
Znasz ten moment. Połowa września, planowanie jeszcze wygląda cywilizowanie, a Ty już czujesz w kościach, co nadchodzi: zamówienia rosną, terminy się zagęszczają, za sześć tygodni hala pójdzie na pełnych obrotach i nie zejdzie z nich do świąt.
Większość kierowników przygotowuje się na to jednym narzędziem: grafikiem. Obsady, nadgodziny, zgody na weekendy. Grafik jest ważny - i grafik nie uratuje Ci szczytu, jeśli zespół wejdzie w niego nieprzygotowany. Bo w szczycie nie zawodzi plan. Zawodzą rzeczy, których w planie nie widać: ludzie nie wiedzą, co jest ważniejsze, gdy wszystko jest pilne; nowi zostają bez opieki, bo opiekunowie gaszą pożary; a Ty stajesz się dyspozytorem od wszystkiego.
Co naprawdę się dzieje: szczyt nie tworzy nowych problemów. Szczyt mnoży te, które masz teraz - tylko teraz są na tyle małe, że da się z nimi żyć. Wrzesień to ostatni miesiąc, w którym możesz je naprawić taniej niż w listopadzie.
Taktyka 1: ustal hierarchię „gdy wszystko jest pilne". Usiądź z zespołem i przećwicz na głos trzy scenariusze konfliktu priorytetów, które u Was naprawdę występują (jakość vs termin, klient A vs klient B, awaria vs plan). Ustal zasadę rozstrzygania i - ważniejsze - kto rozstrzyga bez pytania Ciebie. W szczycie ludzie nie mają czasu zgadywać, co byś powiedział. Mają wiedzieć.
Taktyka 2: wyznacz zastępcę naprawdę, nie honorowo. Nie „w razie czego Marek". Konkretnie: jakie decyzje Marek podejmuje sam, kiedy dzwoni do Ciebie, co podpisuje. I przetestuj to WE wrześniu - wyjdź na dwa dni z hali i patrz, co się dzieje. Lepiej, żeby zgrzytnęło teraz, niż w połowie listopada.
Taktyka 3: zabezpiecz najsłabsze ogniwo obsady. Masz w zespole ludzi z krótkim stażem? W szczycie to oni pękają pierwsi - nie z lenistwa, tylko z przeciążenia bez wsparcia. Każdemu przypisz imiennie doświadczonego opiekuna z jednym prostym obowiązkiem: dziesięć minut rozmowy dziennie. To najtańsza polisa przeciw listopadowym wypowiedzeniom.
Taktyka 4: umów się z zespołem na sygnał przeciążenia. Powiedz wprost: „będzie ciężko; jeśli ktoś zaczyna tonąć, mówi mi, zanim utonie - i nic mu za to nie grozi". Brzmi miękko? W praktyce to różnica między człowiekiem, który zgłasza problem w środę, a człowiekiem, który w piątek przynosi L4 albo wypowiedzenie.
Najczęstszy błąd września: przygotowywanie maszyn i materiałów na szczyt - i założenie, że ludzie „jakoś dadzą radę, zawsze dawali". Dawali. Zapytaj tylko rotację po zeszłorocznym Q4, ile ten „jakoś" kosztował.
Jedno działanie na dziś: zrób z checklistą (poniżej) uczciwy przegląd gotowości zespołu - 20 minut. Punkty, przy których się zawahasz, to jest Twoja lista na wrzesień.