Formularz wypełnisz w kwadrans. Rozmowę, którą ludzie zapamiętają na rok, robi się inaczej.
Anna Wodyńska, Dyrektor Zarządzająca i Merytoryczna NESSE. Artykuł dla czytelników NESSlettera.
Scena
Listopad. HR przysyła harmonogram: rozmowy roczne do końca miesiąca, formularz w systemie, instrukcja w załączniku. Dwunastu ludzi, szczyt na hali, a Ty masz z każdym usiąść i „podsumować rok”.
Wiesz, jak to zwykle wygląda, bo sam siedziałeś po drugiej stronie takich rozmów. Kwadrans niezręczności: przegląd ocen w rubrykach, „ogólnie dobrze, może więcej inicjatywy”, podpis, ulga po obu stronach. Formularz zaliczony. Rozmowy nie było.
Co się naprawdę dzieje
Dla wielu Twoich ludzi rozmowa roczna to jedyny moment w roku, w którym ktoś rozmawia z nimi o nich. Nie o zleceniu, planie czy brakach. O nich.
Zrobiona byle jak, mówi dokładnie to: „nie jesteś wart pół godziny mojej uwagi”. Zrobiona dobrze, potrafi ustawić motywację człowieka na kolejne kwartały. Taniej niż jakakolwiek premia.
Dlatego stawka jest wyższa niż rubryki w formularzu.
Dwie rozmowy, ten sam formularz
| Rozmowa „do odhaczenia” | Rozmowa, która ustawia rok | |
|---|---|---|
| Przygotowanie | otwierasz formularz pięć minut przed | trzy konkrety z datami, zapisane dzień wcześniej |
| Początek | Twoja ocena, punkt po punkcie | jego wersja roku |
| Słaby punkt | „może więcej inicjatywy” | fakt + pytanie „co się dzieje?” |
| Kto mówi | głównie Ty | głównie on |
| Koniec | podpis i ulga | jedno ustalenie i data powrotu w kalendarzu |
| Co zostaje po tygodniu | nic | jedna rzecz, którą obaj pamiętacie |
Cztery taktyki
1. Przygotuj trzy konkrety na osobę, zanim usiądziesz.
Nie „ogólnie dobry rok”, tylko trzy sytuacje z datami: dwie, w których człowiek błysnął, i jedna, w której było słabo. Konkret robi dwie rzeczy naraz. Pokazuje, że naprawdę widzisz jego pracę, a na to ludzie czekają najbardziej. I sprawia, że trudna część rozmowy dotyczy faktów, a nie wrażeń. Pięć minut przygotowania na osobę. Bez tego nie siadaj.
2. Zacznij od jego wersji roku, nie od swojej.
Pierwsze pytanie: „Jak Ty oceniasz ten rok? Z czego jesteś zadowolony, co Cię najbardziej irytowało?”. I słuchaj. Połowa Twojej oceny zwykle padnie z jego ust, a rozmowa od początku jest rozmową, a nie odczytaniem wyroku.
3. O słabym punkcie mów wprost i zapytaj „co się dzieje”, zanim ocenisz.
„Od września masz więcej braków niż wcześniej. Zanim o tym porozmawiamy: co się dzieje?” Czasem usłyszysz o maszynie. Czasem o zmianie obsady. A czasem o czymś z domu i wtedy prowadzisz inną rozmowę, niż planowałeś. Ludzie wybaczają trudne tematy. Nie wybaczają ocen wystawionych bez jednego pytania.
4. Skończ jednym ustaleniem, nie dziesięcioma.
Plan naprawczy z ośmioma punktami umiera po tygodniu. Jedno konkretne ustalenie (co robi on, co robisz Ty, kiedy do tego wracacie) ma szansę przetrwać. Termin powrotu wpisz do kalendarza przy nim. To jedno przesądza, czy rozmowa była jednorazowym wydarzeniem, czy początkiem czegoś.
Pytania, które otwierają rozmowę
| Zamiast | Zapytaj |
|---|---|
| „No to lecimy po kolei z formularzem.” | „Jak Ty oceniasz ten rok?” |
| „Ogólnie jest dobrze.” | „Pamiętasz wdrożenie nowej linii w maju? Tam zrobiłeś coś, co chcę nazwać.” |
| „Musisz się bardziej postarać.” | „Od września widzę więcej braków. Co się dzieje?” |
| „Masz jakieś pytania?” | „Czego potrzebujesz ode mnie w przyszłym roku?” |
| „To podpisz tutaj.” | „Co jedno robimy inaczej i kiedy do tego wracamy?” |
Najczęstszy błąd listopada
Trzymanie całorocznych uwag na rozmowę roczną. Jeśli człowiek dowiaduje się w listopadzie o błędzie z marca, problemem nie jest jego błąd, tylko osiem miesięcy Twojego milczenia. Rozmowa roczna ma podsumować rozmowy z całego roku, a nie je zastąpić. Jeśli w tym roku tak się stało, potraktuj to jako lekcję na 2027, ale nie jako powód, żeby tegoroczną rozmowę zrobić byle jak.
Jedno działanie na dziś
Wybierz osobę, z którą rozmowa będzie najtrudniejsza, i przygotuj jej trzy konkrety jako pierwszej. Z resztą pójdzie łatwiej.
Scenariusz rozmowy rocznej (PDF) poprowadzi Cię przez całość, z miejscem na notatki przy każdym pytaniu. A jeśli czeka Cię rozmowa, na którą scenariusz nie wystarczy, napisz do mnie. Przegadamy ją, zanim się wydarzy.
Materiały do tego wydania
Scenariusz rozmowy rocznej (PDF): karta kierownika na każdą rozmowę, z miejscem na notatki.
Film „3 konkrety, 1 ustalenie”: rozmowa roczna w kilka minut.
Podcast „Rozmowy roczne bez teatru” w NESSE | Dojrzałe decyzje w biznesie.
Rozmowy, które coś zmieniają
W NESSE Center of Excellence pracujemy z kierownikami nad rozmowami rocznymi, feedbackiem i trudnymi rozmowami. Na warsztatach nie omawiamy teorii. Ćwiczymy konkretne zdania i reakcje na sytuacjach z Waszej codzienności, tak żeby pierwsza dobra rozmowa roczna nie odbyła się „na żywym organizmie”.
Jakość potwierdzona certyfikatem. NESSE działa w systemie zarządzania jakością certyfikowanym na zgodność z ISO 9001 przez DEKRA.
Znamy halę, nie tylko salę szkoleniową. Od 2009 r. pracujemy z kadrą firm produkcyjnych, motoryzacyjnych i logistycznych.
Napisz do nas, a dopasujemy warsztat do Twojego zespołu.