„Zrób to sam” – czyli jak samemu policzyć sobie lub podwładnemu pracownikowi urlop wypoczynkowy?

Wracamy do tematu urlopów. Dzisiaj publikujemy szablon, który będzie przydatny do wykonania obliczeń oraz przykład i instrukcję wypełniania.

Przed rozpoczęciem proponujemy ponowne przeczytanie naszej poprzedniej publikacji dotyczącej obliczania urlopów oraz zapoznanie się z instrukcją poniżej.

Zaczynamy od wpisania okresów zatrudnienia u obecnego pracodawcy. W kolumnie pierwszej wpisujemy osobno każdy rok. Jeśli nie przepracowaliśmy pełnego, danego roku, wpisujemy również miesiące. Co ważne, w przypadku różnych wymiarów etatu w trakcie danego roku, okresy rozbijamy na każdy z etatów osobno. W przypadku gdy zmiana etatu nastąpiła w trakcie miesiąca, to miesiąc ten uwzględniamy zawsze dla wyższego wymiaru etatu. Następnie ustalamy wymiar urlopu. W przypadku niepełnego etatu ustalamy go proporcjonalnie do wymiaru etatu, pamiętając, że wynik zawsze zaokrąglamy w górę do pełnego dnia. Musimy pamiętać tu o jeszcze jednej sprawie. Jeśli w trakcie roku nabywamy prawo do wyższego wymiaru urlopu to już za cały ten rok przyjmujemy wymiar wyższy (nazywa się to urlop uzupełniający – jednak dla naszych obliczeń nie ma to żadnego znaczenia). W kolumnie nr 4 z ilością dni urlopu należnego wpisujemy wynik obliczeń dla danego wiersza według wzoru: (kolumna nr 3 /12) * liczba miesięcy z kolumny nr 1. Wynik również zaokrąglamy w górę do pełnego dnia. Ostatnim działaniem jest zsumowanie dni urlopu należnego dla wszystkich okresów danego roku (nie sumujemy urlopów z różnych lat !). Ostatnim krokiem jest sprawdzenie ilości dni wykorzystanego urlopu u poprzedniego pracodawcy w roku, w którym pracownik rozpoczął pracę w naszej firmie. Suma urlopu należnego u nas w tym roku i wykorzystanego u poprzedniego pracodawcy, nie może być większa niż wymiar roczny. Jeśli wynik będzie wyższy to liczbę dni urlopu należnego w tym pierwszym roku zmniejszamy do pułapu sumy wymiaru rocznego.

Mamy ustaloną liczbę dni urlopu należnego dla poszczególnych lat.

Przechodzimy dalej.

W kolumnie nr 5 wpisujemy dni wykorzystanego urlop w danym okresie dla kolumny nr 1. Ważne aby twardo trzymać się zasady, że 1 dzień to zawsze 8 godzin. Wpisujemy jednak wartość faktycznie wykorzystanego urlopu. Czyli jeśli pracujemy w systemie równoważnym i wykorzystaliśmy danego dnia 12 godzin urlopu to w kolumnie nr 5 wpisujemy 1,5 dnia, i inaczej, np. pracując w wymiarze ½ etatu korzystając z urlopu w ilości 4 godzin, wpisujemy 0,5 dnia.

W kolumnie nr 6 wpisujemy wynik otrzymany z zastosowanego wzoru: kolumna nr 4 – kolumna nr 5. Działanie to wykonujemy tylko i wyłącznie dla podsumowania danego roku. Jeśli w wyniku obliczenia otrzymamy w kolumnie nr 7 (kolumna nr 6 narastająco) wynik ujemny to wpisujemy w kolumnie nr 6 wartość „0”. Na sam koniec w kolumnie  nr 7  otrzymujemy ilość pozostałych dni urlopu do wykorzystania.

Po zakończonych obliczeniach pamiętajmy, że prawo do urlopu przedawnia się po upływie 3 lat kalendarzowych licząc od dnia 30 września roku, w którym upływa termin wykorzystania urlopu za rok ubiegły.

Przykład:

Pan Jan zatrudniony jest od dnia 01.03.2018 roku na czas nieokreślony. Przed zatrudnieniem w naszej firmie, pracował w innych zakładach pracy 18 lat. W związku z tym nie ma potrzeby analizować stażu urlopowego. W związku z 18-letnim okresem pracy wymiar urlopu wynosi 26 dni. W 2018 roku u poprzedniego pracodawcy Pan Jan wykorzystał już 8 dni urlopu wypoczynkowego. W 2020 roku dokładnie od 01 września, na wniosek pracownika wymiar czasu pracy z dotychczasowego pełnego zmniejszony został do ½. Poniżej przykładowe wyliczenie urlopu na dzień 31.10.2022 z zastosowaniem naszego szablonu.

Po obliczeniach wychodzi nam, że Pan Jan ma prawo do 27,5 dni urlopu wypoczynkowego, czyli do urlopu z roku bieżącego oraz ubiegłego. Urlop z roku ubiegłego winien był wykorzystać do końca września roku bieżącego.

Pamiętajmy, że szablon oraz podany przykład mogą nie być przydatne w pewnych sytuacjach, jak np. pierwszy rok pracy w życiu, urlop wychowawczy lub inna nieobecność, która powoduje obniżenie urlopu w danym roku, etc.

Należy pamiętać, że obliczenia z zastosowaniem szablonu mają charakter orientacyjny i może wystąpić konieczność weryfikacji przez osobę zajmującą się rozliczeniami urlopów.