„Zrób to sam” – czyli jak samemu policzyć sobie lub podwładnemu pracownikowi urlop wypoczynkowy?

Jesteś kierownikiem, managerem albo chcesz sam policzyć swój urlop? W Twojej firmie nie jest wdrożony zautomatyzowany proces informowania o urlopach albo pracodawca zobowiązał Cię do pilnowania urlopów podległych pracowników? A może masz problem z uzyskaniem informacji o należnych „Twoim” pracownikom urlopach albo po prostu chcesz sam policzyć sobie swój?

Jeśli choć raz odpowiedziałeś TAK to ten krótki poradnik jest właśnie dla Ciebie.

Nie znasz biegle przepisów Prawa Pracy, ale chcesz policzyć urlop – nic prostszego, my Ci w tym pomożemy.

Musisz zacząć od ustalenia wymiaru urlopu, jaki przysługuje osobie, której urlop chcesz policzyć. Aby to zrobić musisz znać dotychczasowy staż pracy oraz wykształcenie tej osoby, a raczej szkołę, jaką ukończyła. Do stażu urlopowego przyjmujesz ostatnią, ukończoną szkołę i wliczasz lata według poniższej tabeli:

Następnie zliczasz staż pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Uwaga! Jeśli liczysz urlop osoby, która już jakiś czas pracuje w Waszej firmie, musisz ustalić należny urlop na dzień kiedy ta osoba rozpoczynała u Was pracę i dopiero do tego wyniku dodać należny urlop za okres pracy już u Was, ustalony w sposób wskazany poniżej.

Do stażu urlopowego przyjmujesz okresy pracy w miesiącach licząc każdy miesiąc nawet gdy umowa trwała tylko jeden dzień. Liczbę miesięcy dzielisz na 12 i w ten sposób otrzymujesz liczbę lat.

Jeszcze jedno. Pamiętaj! Gdy szkoła pokrywa się z okresem pracy, do stażu urlopowego przyjmujesz tylko jeden z nakładających się okresów ten, który jest korzystniejszy dla pracownika.

Gdy już wiesz jaki staż przyjąć do urlopu i wiesz ile wynosi, sprawdzasz jaki wymiar urlopu wypoczynkowego przysługuje tej osobie. Tutaj mamy dwie podstawowe wartości oraz jedną, która dotyczy tylko i wyłącznie osób podejmujących pierwszą pracę w życiu.

W przypadku gdy staż urlopowy (szkoła+praca) zgodnie z powyższym wynosi minimum 10 lat to pracownik ma prawo do 26 dni urlopu rocznie. Gdy staż jest mniejszy to urlop wyniesie 20 dni. Jest to wymiar roczny co oznacza, że w przypadku rozpoczęcia pracy w Waszej firmie w trakcie roku, wartości te dzielisz przez 12 i mnożysz przez liczbę miesięcy przypadających na okres zatrudnienia u Was w danym roku. W przypadku osoby podejmującej pierwszą pracę w swoim życiu urlop w pierwszym roku kalendarzowym wynosi 1/12 z 20 za każdy miesiąc pracy.

Pamiętaj ! W przypadku gdy wynik otrzymasz w ułamku, urlop zaokrąglasz w górę do pełnego dnia, za wyjątkiem pracownika, który pierwszy raz w życiu podejmuje pracę. W takim przypadku nie musisz tego robić, jednak wiele firm stosuje taką zasadę i na korzyść pracownika zaokrągla również taki urlop. Jest to działanie na korzyść pracownika i w związku z tym, choć nie wynikające z przepisów nie będzie negowane przez ewentualną kontrolę PIP.

Musisz jeszcze wiedzieć, że w przypadku osoby, która podejmuje swoją pierwszą pracę, począwszy od 1 stycznia kolejnego roku, liczysz już jak pierwsze dwa przypadki, tj. według wymiaru 20 lub 26 dni.

Musisz także wiedzieć, że jeśli osoba zatrudniana u poprzedniego pracodawcy w tym samym roku wykorzystała tam więcej urlopu niż jej przysługiwało, to w Waszej firmie będzie miała tego urlopu w tym roku o tyle mniej, aby to ustalić od wymiaru 20 lub 26 dni odejmujesz urlop wyliczony u Was i wykorzystany u poprzedniego pracodawcy. Jeśli wynik będzie z minusem oznacza to, że w tamtym zakładzie pracy wykorzystał więcej urlopu i tę wartość odejmujesz od wyliczonego na ten rok przez siebie urlopu.

Co dalej ?

Jeśli osoba ta zatrudniona jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopu ustalasz proporcjonalnie do etatu i dopiero stosujesz obliczenia.

Zapamiętaj! Ustalony w ten sposób urlop zawsze przeliczasz na godziny dla pełnego etatu.

Jeśli ustaliłeś już staż urlopowy, wiesz, jaki jest wymiar, obliczasz ile urlopu przysługuje w waszej firmie i przechodzisz do rozliczania urlopu. 1 dzień urlopu wypoczynkowego to zawsze 8 godzin, bez względu na wymiar etatu i faktyczny czas pracy w danym dniu. Gdy obliczysz urlop np. dla osoby zatrudnionej na pół etatu to wymiar wyniesie 10 lub 13 dni. Obliczone dni urlopu zawsze przeliczyć należy przez 8 godzin.

Mamy ustalony urlop i wiemy ile on wynosi. Dalej odliczamy urlop już wykorzystany w naszej firmie. W przypadku pracowników zatrudnionych na pełny etat i pracujących 8 godzin dziennie będzie to bardzo proste. Tutaj od dni należnych odejmujemy dni wykorzystane jako 1:1. Problem pojawi się w przypadku pracowników z niepełnym etatem a jeszcze większy gdy będą oni pracować np. w równoważnym systemie czasu pracy. Wtedy aby prawidłowo odjąć wykorzystany urlop musimy przejść na obliczenia godzinowe. Należny, obliczony w dniach urlop mnożymy przez 8. Od otrzymanego wyniku odejmujemy faktyczne godziny wybranego urlopu w danym dniu. Otrzymany wynik dzielimy przez 8 aby z powrotem otrzymać wynik w dniach. Uwaga ! Tutaj nie stosujemy już zaokrąglania ani w górę, ani w dół.

Na koniec jeszcze trzy sprawy.

Pierwsza to konieczność doliczenia nowych dni do puli urlopu na nowy rok z początkiem każdego kolejnego roku.

Druga to konieczność uzupełnienia urlopu w roku, którym pracownik osiągnie 10-letni staż urlopowy.

Trzecia to konieczność przeliczania wymiaru urlopu dla każdego okresu odmiennie w przypadku zmian wymiaru etatu u pracownika w trakcie nieprzerwanego zatrudnienia w firmie.

Jest jeszcze kilka tematów, jednak nie będziemy już ich tutaj omawiać. Podane ww. informacje dotyczą standardowego obliczania urlopów. Mogą wystąpić inne sytuacje i wyjątki, jak np. urlop dla pracownika młodocianego, dodatkowy urlop dla pracownika niepełnosprawnego, urlop dla osób powracających z urlopu wychowawczego, czy nieobecności nieusprawiedliwione albo spowodowane aresztem, służbą wojskową.

Korzystając z naszego poradnika pamiętaj, że otrzymane obliczenia będą miały charakter poglądowy. Ostateczny wynik ustalony powinien być w firmie przez osobę wyspecjalizowaną w temacie rozliczania urlopów, najczęściej jest to osoba z działu kadr i płac.

Zapraszamy do śledzenia naszych artykułów. Wkrótce udostępnimy prosty kalkulator, który ułatwi Wam obliczenie urlopu oraz podamy kilka typowych przykładów.