Pozyskanie nowego pracownika to nie wszystko. Właściwie dopiero w tym momencie rozpoczynają się właściwe wyzwania dla zespołu HR. Chyba każdy z nas pamięta swój pierwszy dzień w nowej firmie. Wiele nowych twarzy, zadań, procedur i standardów, które trzeba zapamiętać. Zatem co powinny zrobić działy HR, żeby po zakończonym okresie próbnym nowy pracownik chciał pozostać w nowej pracy ? Skuteczny onboarding!

Czym jest onboarding nowego pracownika?

Najprostsza definicja mówi, że onboarding to proces zaznajamiania nowego pracownika z firmą, jej produktami, usługami i kulturą, a także przekazywania mu narzędzi oraz wiedzy niezbędnych do efektywnego wykonywania powierzonych zadań.

Teoria sprawia wrażenie prostej i oczywistej, jednak w praktyce wiele firm nie radzi sobie z tym procesem, co przyczynia się do wysokiego współczynnika odejść pracowników i pracownic. Efektywny onboarding pomoże nowym pracownikom w poznaniu miejsca pracy i szybkim wdrożeniu się w obowiązki.

Kto powinien zająć się wprowadzaniem pracownika w jego zadania? Wszystko zależy od jej wielkości i specyfiki firmy. W dużych organizacjach odpowiada za to dział HR. Tam, gdzie go nie ma, może być to np. bezpośredni przełożony danej osoby lub bardziej doświadczony członek zespołu. Oczywiście najlepiej kiedy w onboardingu pracowników w firmie uczestniczy więcej osób. Warto też dodać, że onboarding w firmie może być prowadzony indywidualnie lub dla większej grupy osób. Jeśli w tym samym czasie zatrudniasz kilka czy kilkanaście osób na różnych stanowiskach najlepiej, jeśli przeprowadzisz zbiorowe szkolenia dotyczące tematów ogólnych dla wszystkich, wyłączając obszary ściśle związane z danym stanowiskiem.

Podczas onboardingu nowy pracownik powinien poznać:

strategię organizacji, jej misję, wizję oraz cele, jakie są przed nią postawione,

strukturę organizacyjną,
procedury firmowe dotyczące np. komunikacji, obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin, itd.,
szczegółowy zakres obowiązków na swoim stanowisku, możliwości rozwoju czy tzw. drabinkę awansów,
obsługę sprzętu firmowego.

Przedstawiamy 3 KROKI skutecznego onboardingu

KROK 1 Zastosuj preonboarding

Bądź w regularnym kontakcie z nowym pracownikiem jeszcze przed jego pierwszym dniem w pracy. Przyspieszy to zdecydowanie proces wdrożenia. Przed pierwszym dniem pracy możesz zadbać o kilka spraw:

Wyślij nowemu pracownikowi wiadomość z informacją o tym, co czeka go w pierwszym dniu pracy oraz na czym będzie polegać proces onboardingu. Prześlij także rozkład zajęć na pierwszy tydzień z wykazem wszystkich spotkań i szkoleń, w których będzie uczestniczyć.

Poinformuj o sprawach związanych z codzienną kulturą firmy, na przykład o zasadach dotyczących ubioru czy o godzinach przerw, poproś o napisanie kilku zdań o sobie, które umieścisz w e-mailu przedstawiającym daną osobę zespołowi.

Prześlij nowemu pracownikowi dokumenty wymagane przez dział HR, które będzie musiał podpisać (umowa o pracę, NDA, regulamin pracowniczy, badania medycyny pracy, formularze do Urzędu Skarbowego itd.), aby mógł się z nimi zapoznać w wolnym czasie. Prześlij także szczegółowe informacje na temat benefitów pracowniczych.

Jeśli Wasze biuro jest w dużym kompleksie, dodaj wskazówki dotarcia oraz dane kontaktowe. Pomoże to w sprawnym dotarciu do miejsca pracy.

Przed pierwszym dniem daj nowemu pracownikowi poczucie, że Ty i cały zespół na niego czekacie.

KROK II Na dzień dobry — adaptacja

Nie będziesz mieć drugiej okazji, by zrobić dobre pierwsze wrażenie, postaraj się więc, aby dzień, w którym Twój nowy pracownik po raz pierwszy przyjdzie do pracy, był dniem wyjątkowym.

Niech ktoś czeka na jego przybycie do biura, aby go powitać – może to być osoba z administracji, działu HR albo ktoś z zespołu, do którego dołącza. Zadbaj o drobne gesty, przykładowo, zostaw na biurku czekoladkę lub butelkę wina z karteczką z odręcznym powitaniem. Jeżeli macie gadżety firmowe, obdaruj nimi nowego pracownika.

Nie pozwól, by jego pierwszy dzień w pracy był zdominowany przez papierologię. Wcześniej też zadbaj o przygotowanie telefonu służbowego i laptopa. Oprowadź go po biurze. Zaprowadź go do kuchni i pokaż, co gdzie jest. Nie zapomnij przedstawić go pozostałym pracownikom.

KROK III Jasno komunikuj swoje oczekiwania

Już na samym początku współpracy przestaw jasne oraz uczciwie oczekiwania wobec nowej osoby w zespole. Porozmawiaj o zakresie obowiązków i odpowiedzialności. Pamiętaj przy tym, że należy je dopasować do wykonywanych obowiązków przez innych pracowników, aby uniknąć nieporozumień.

Uświadom, dlaczego i w jaki sposób jej praca jest ważna dla zespołu, a nawet całej firmy. Warto przedstawić też możliwości rozwoju na nowym stanowisku.

Następnie regularnie sprawdzaj, czy nadąża za przedstawianymi informacjami i ma zlecone zadania do wykonania. Ustal jasne cele i kryteria oceny na pierwsze 3, 6 oraz 12 miesięcy pracy. Wyjaśnij jej, jak skuteczność jej pracy będzie mierzona i nie bój się udzielać informacji zwrotnej od pierwszych tygodni zatrudnienia. Zachęć do dzielenia się uwagami, zadawania pytań odnośnie powierzonych zadań i postawionych oczekiwań.

Zadbaj o to, by nowy pracownik nie musiał się zastanawiać, czym ma się zająć. To może spowodować, że zacznie wątpić, czy firma w ogóle ma pomysł na jego stanowisko i czy na pewno znajdą się dla niego zadania. Zaplanowany onboarding zwiększy szanse na to, że pozostanie w firmie dłużej.

Unikaj błędów: