Rozliczanie benefitów pozapłacowych
Planując wybór benefitów pozapłacowych w naszej firmie oraz ustalając budżet na ten cel, aby oszacować koszty tego procesu, musimy wiedzieć, jak je rozliczać. Zasadniczo wszelkie dodatkowe benefity pozapłacowe dla pracownika, są dla niego przychodem ze stosunku pracy, jednak w pewnych okolicznościach mogą korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS i rzadziej z podatku.
Przed omówieniem sposobów i rodzajów rozliczeń benefitów pozapłacowych należy ustalić źródło ich finansowania. Te mogą być dwa, choć i tu może być pewien wyjątek w postaci benefitów od osób trzecich, np. kontrahentów, którzy przekazują naszym pracownikom jakieś upominki, podarunki, prezenty, etc. Tym jednak nie będziemy się dzisiaj zajmować, gdyż takowe świadczenia "obce" nie są benefitami w rozumieniu strategii HR w firmie. Czyli mamy dwa źródła finansowania: środki obrotowe lub środki ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych) - jeśli w firmie jest tworzony fundusz. Gdy ZFŚS jest tworzony, to jego regulamin powinien normować jakie świadczenia, w tym benefity będą i mogą być z niego finansowane. Pamiętać należy, że wszystkie świadczenia finansowane w ramach ZFŚS muszą być udzielane pracownikom w oparciu o ich sytuację materialno-rodzinno-osobistą według określonych kryteriów, wyszczególnionych w regulaminie. Najczęściej w praktyce stosuje się kryteria finansowe. Szczegółowo o sposobie rozliczania świadczeń z ZFŚS już pisaliśmy à propos prezentów świątecznych. Link do tamtej publikacji: https://nesse.pl/aktualnosci/prezenty-dla-pracownikw-pamitaj-o-waciwym-rozliczeniu. Nie wszystkie benefity pozapłacowe mogłyby być finansowane z tego źródła i korzystać ze zwolnień podatkowych. Z całą pewnością z ZFŚS nie będziemy mogli sfinansować pracownikowi opieki medycznej, ubezpieczenia na życie, dopłat do paliwa, szkoleń, etc. W ramach ZFŚS przy spełnieniu wszelkich warunków będziemy mogli sfinansować np. koszty obozów, kolonii dla dzieci pracownika, bilety do kina, teatru, paczek świątecznych, dofinansować wypoczynek (tzw. wczasy pod gruszą).
Z uwagi na dość ograniczony obszar możliwości oraz kwestie formalne, większość benefitów finansowana jest ze środków obrotowych.
Pierwszym takim benefitem, który omówimy jest świadczenie urlopowe. Celowo od niego zaczynamy z uwagi na jego powiązanie z ZFŚS. Świadczenie urlopowe unormowane jest w ustawie o ZFŚS i może być wypłacane przez pracodawcę, który nie tworzy Funduszu i nie jest do tego zobowiązany. W takiej sytuacji wypłacane świadczenie korzysta w całości ze zwolnienia ZUS, podlega tylko zaliczce podatku na zasadach ogólnych. Świadczenie wypłaca się raz w roku tuż przed 14-dniowym urlopem pracownika. Wysokość świadczenia określana jest ustawowo i w roku 2022 wynosi przy pełnym wymiarze czasu pracy u pracownika zatrudnionego nie w szczególnych warunkach 1.662,97 zł brutto.
Pozostałe benefity mogą korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS w ramach tzw. rozporządzenia składkowego a dokładnie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z późniejszymi zmianami. Aby dany benefit mógł korzystać ze zwolnienia ZUS muszą być spełnione określone kryteria tego rozporządzenia.
Jakie zatem benefity i kiedy będą mogły być zwolnione z ZUS ?
Katalog jest dość otwarty.
Pierwsza grupa, która zawsze korzysta ze zwolnienia ze składek i podatku to wszelkie świadczenia finansowane w związku z przepisami BHP. Ciężko je jednak nazywać benefitami, gdyż ich obowiązek wynika z przepisów BHP, niemniej jednak warto tu o nich wspomnieć jako tzw. obowiązkowych benefitach. Będą nimi np. posiłki regeneracyjne, napoje w upał, ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej, zakup odzieży roboczej. Dodatkowym warunkiem aby takie wydatki na rzecz pracownika były zwolnione ze zobowiązań podatkowo-składkowych jest konieczność aby posiadały wartość rynkową. Podobnie wygląda kwestia ryczałtu za użytkowanie przez pracownika własnego sprzętu w pracy.
Druga grupa to już wszystko inne. I ta grupa najbardziej nas interesuje. Wszystko, co chcemy finansować pracownikowi, a co nie mieści się w ramach ZFŚS, BHP, czy nie jest związane ze zwrotem kosztów ponoszonych przez pracownika musimy podporządkować pod właściwy pkt. rozporządzenia aby mógł korzystać ze zwolnienia. Jednym z cieszących się popularnością benefitów, jest opłacanie pracownikowi kosztów dokształcania. W ramach tego benefitu możemy sfinansować w całości czesne za studia, kursy, etc. Aby móc skorzystać ze zwolnienia z ZUS i podatku musimy sporządzić z pracownikiem umowę o dokształcanie, wtedy spełnione zostaną wymagania z par. 2 pkt 29 rozporządzenia. Najbardziej powszechnym w stosowaniu przepisem w celu zwolnienia z ZUS, jest paragraf 2 pkt 26 rozporządzenia. W ramach tego przepisu możemy skorzystać ze zwolnienia ZUS w przypadku umocowania zasad przydzielania i wypłaty danego benefitu w regulaminie wynagradzania lub, jeśli nie jest opracowany - w przepisach wewnątrzzakładowych. Najczęsciej gdy nie jest tworzony regulamin wynagradzania, sporządza się osobny regulamin takich świadczeń. Ponadto musi tu być zastosowana zasada częściowego finansowania przez pracownika, tzw. częściowej odpłatności. Przepis mówi o zakupie poniżej cen detalicznych. Funkcjonujące orzecznictwo wskazuje, że zapis ten należy traktować jako częściowe poniesienie ceny przez pracownika. Tym samym pracownik z własnych środków (najczęściej w postaci potrącenia z wynagrodzenia) opłaca część ceny, a resztę finansuje pracodawca. Od tej części, którą finansuje pracodawca naliczany jest tylko podatek na zasadach ogólnych bez składek ZUS. Udział pracownika w cenie może być symboliczny, najczęściej minimalną wartością, jaką się w praktyce stosuje to 1 zł lub 1% wartości. Gama dostępnych benefitów, które możemy tu zakwalifikować jest dość duża. Zmieszczą się tu wszystkie pakiety medyczne, ubezpieczenia grupowe, karnety, etc. Tak naprawdę wszystko, co umożliwi pracownikowi za to zakup konkretnych usług lub przedmiotów po niższej wartości. Nie będą to zatem pieniądze, karty przedpłacone i doładowania do kart prepaid czy bony i talony na zakup bliżej nieokreślonych towarów.
Jeśli jednak nasz benefit nie mieści się w ww. przepisach i tym samym nie może skorzystać ze zwolnienia z ZUS i/lub podatku to musi zostać w pełni oskładkowany i opodatkowany.
Wybierając zatem dany benefit, należy zweryfikować konkretnie, czy będzie on mógł skorzystać ze zwolnień i odpowiednio go udokumentować.
Choć przepisy dot. benefitów dotyczą stosunku pracy, w pewnych sytuacjach mogą również objąć umowy zlecenia. Zleceniobiorca może również otrzymywać benefity. W ramach umów zleceń można w pewnych sytuacjach skorzystać również ze zwolnień, których korzystają pracownicy na takich samych zasadach z jedną różnicą. Kwestie, które normuje regulamin wynagradzania, w przypadku zleceniobiorcy muszą być określone w umowie. Dla celów dowodowych umowa powinna wtedy być sporządzona na piśmie. Znacznie bardziej skomplikowane są świadczenia i zasady ich przyznawania i rozliczania u zleceniobiorców i pochodzące z ZFŚS. Takie benefity w przypadku zleceniobiorców w pewnych sytuacjach mogą też być stosowane jednak wygląda to nieco inaczej i w praktyce są rzadko stosowane, gdyż już sam fakt uwzględniania zleceniobiorców w ZFŚS może w sposób znaczący podważać istnienie stosunku cywilnego na rzecz stosunku pracy.
