Pytania, na które nie znajdziesz odpowiedzi — my odpowiadamy i pomagamy, w każdej nawet nietypowej sytuacji — cz. 3

Kolejna dawka informacji, przygotowana w ramach naszego cyklu NESSE PYTAJNIK! Wiemy, że codziennej pracy w działach HR spotykacie się z wieloma nietypowymi sytuacjami i problemami, na które nie zawsze znacie rozwiązanie. Specjalnie dla Was szukamy odpowiedzi na najbardziej problematyczne pytania. Wiemy, że pochłania to bardzo dużo czasu, a więc prezentujmy przykładowe tematy, z którymi możesz się spotkać. Jeżeli nie znajdziesz odpowiedzi — napisz do nas — pomożemy! Stan prawny na luty 2022. Następne już wkrótce.

Czy nasz pracownik musi samodzielnie złożyć wniosek, by zostało mu oddane wolne za pracę w sobotę? Co w sytuacji, gdy nie złoży takiego wniosku, jaką zastosować proporcję do rozliczenia - 1:1,5, gdy udzielimy wolnego z własnej inicjatywy? - pyta Wioletta, HR Specialist z Bielska-Białej 

Wioletto, jeżeli sobota jest dniem wolnym w Waszej firmie, z tytułu zasady pięciodniowego tygodnia pracy, to za pracę w tym dniu należy udzielić pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Wniosek pracownika nie jest tu potrzebny, bo wynika to wprost z przepisów. W związku z tym nie stosuje się tutaj zasady udzielania większej liczby godzin, gdy to pracodawca jednostronnie udziela wolnego za nadgodziny. Nie ma znaczenia czy praca w sobotę wynika z nadgodzin, czy była wcześniej zaplanowana w harmonogramie kosztem dnia wolnego w innym terminie. Bez względu na liczbę przepracowanych godzin w sobotę, pracownikowi przysługuje cały dzień wolny w innym terminie. Zasada ta dotyczy jednak godzin przepracowanych do wysokości normy dobowej, tj. najczęściej 8 godzin. Gdy pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze pracuje w sobotę np. 4, 6, czy 8 godzin, ma prawo do całego dnia wolnego. Gdy w sobotę pracuje dłużej tj. np. 10 godzin, a nie wykonuje pracy w równoważnym systemie czasu pracy i praca taka nie była planowana w harmonogramie, to oprócz dnia wolnego za dodatkowe godziny ponad 8, ma prawo do dodatkowej rekompensaty. Może to być udzielenie wolnego na wniosek pracownika w ilości 2 godzin, na polecenie pracodawcy 3 godzin (zasada 1:1,5) lub rekompensata finansowa.

Nasza firma zamierza od tego roku, tj. 2022 dofinansowywać kolonie i obozy dzieciom naszych pracowników, jak rozliczać takie dofinansowania? - pyta pan Roman, Specjalista ds. kadr i płac z Grójca

Panie Romanie, dofinansowanie wypoczynku organizowanego dla dzieci (do lat 18) swoich pracowników coraz częściej firmy stosują jako formę dodatkowego i atrakcyjnego benefitu. Tym bardziej że ta forma korzystać może ze zwolnień podatkowo-składkowych bez względu na źródło ich finansowania, tj. bez względu na to czy pieniądze pochodzą z ZFŚS, czy środków obrotowych.

Firmy, które tworzą ZFŚS mogą skorzystać ze szczególnych preferencji przy finansowaniu  wypoczynku dzieciom swoich pracowników. Jeśli ta forma świadczenia uwzględniona jest w regulaminie ZFŚS i uzależniona od sytuacji materialnej pracownika, to dofinansowanie korzysta ze zwolnienia z PIT i ZUS bez względu na jego wysokość, a ponadto nie jest wliczane do limitu pozostałych świadczeń wypłacanych w danym roku z tego funduszu. Stąd jest to bardzo atrakcyjna forma zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Ważnym jest aby udokumentować koszt wypoczynku np. fakturą oraz aby wypoczynek ten miał formę zorganizowaną przez ustawowo upoważniony podmiot do jego organizacji. W praktyce będą to wszelkie obozy, kolonie organizowane przez podmioty posiadające odpowiednie uprawnienia ze wpisem do kuratorium oświaty włącznie oraz biura podróży Określenie sytuacji materialnej pracowników, tak jak w przypadku wszystkich świadczeń z ZFŚS odbywa się poprzez złożenie stosownego oświadczenia przez pracownika. 

Nieco inaczej sprawa wygląda, gdy dofinansowanie nie jest wypłacane ze środków ZFŚS. Wtedy jednak również ustawodawca przewidział pewną ulgę. Pracodawca, który nie tworzy ZFŚS lub/i finansuje wypoczynek dzieci ze środków obrotowych, nie jest zobowiązany do naliczenia od tych świadczeń podatku PIT do kwoty 3000 zł. Niestety w takim wypadku świadczenie będzie podlegać oskładkowaniu bez względu na kwotę dofinansowania.

W firmie po raz pierwszy będziemy zatrudniać osobę z niepełnosprawnością, w stopniu umiarkowanym. O czym jako pracodawca musimy pamiętać? - pyta pani Angelika, Specjalista ds. rekrutacji i HR  z Tychów

Pani Angeliko, zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością niesie ze sobą szereg dodatkowych obowiązków dla pracodawcy i przywilejów dla pracownika. W związku z tym ustawodawca przewidział pewne ulgi i korzyści dla pracodawcy. Pytanie jednak dotyczy obowiązków, dlatego tym razem pominiemy korzyści.

Temat jest dość szeroki, dlatego skupimy się na najważniejszych obowiązkach i krótkiej ich charakterystyce.

Co należy zrobić najpierw, jeszcze przed zatrudnieniem pracownika z niepełnosprawnością? 

Należy zweryfikować, czy stanowisko pracy jest przystosowane do rodzaju schorzenia kandydata, który ma być zatrudniony. Już na etapie rekrutacji pracodawca może oczekiwać, że pracownik ujawni informację o ewentualnym stopniu niepełnosprawności i rodzaju schorzenia zgodnie z symbolem ujętym w orzeczeniu. Pracodawca na etapie rekrutacji ma prawo wglądu w orzeczenie. Na tej podstawie weryfikuje, czy pracownik może być zatrudniony na danym stanowisku, czy miejsce pracy nie musi być odpowiednio przystosowane. Jeszcze kilka lat temu obowiązywały przepisy, które nakładały na pracodawcę z tzw. rynku otwartego obowiązek wystąpienia do PIP o zgodę na zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością w stopniu znacznym i umiarkowanym. Obecnie taki obowiązek nie istnieje, jednak pracodawca musi bezwzględnie zweryfikować czynniki zagrożenia i stwierdzić, że stanowisko pracy jest przystosowane do schorzenia pracownika. Przy weryfikacji i/lub przystosowaniu stanowiska pracy konieczna jest współpraca z osobą zajmującą się w firmie sprawami BHP oraz lekarzem medycyny pracy. Gdy mamy pewność, że stanowisko pracy jest przystosowane do schorzenia osoby  z niepełnosprawnością - zgodnie z treścią orzeczenia, należy wystawić skierowanie na wstępne badanie u lekarza medycyny pracy. W samym skierowaniu na badania nie ma obowiązku umieszczania informacji o schorzeniu pracownika, ale warto umieścić zapis, że stanowisko pracy dostosowane jest dla osoby z niepełnosprawnością z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i wyszczególnić symbole schorzeń, których posiadanie umożliwia wykonywanie pracy na tym stanowisku. Na tej podstawie lekarz medycyny pracy wyda właściwe orzeczenie i ewentualną zgodę na zatrudnienie. Lekarz medycyny pracy ma prawo do zbadania, czy stanowisko pracy rzeczywiście spełnia warunki do zatrudnienia danego pracownika. Weryfikacja polegać może na sprawdzeniu dokumentacji oraz wizyjnych oględzinach. O formie i sposobie weryfikacji decyduje lekarz. Po uzyskaniu orzeczenia ze zgodą na zatrudnienie, pracownik może zostać zatrudniony.

Kolejną kwestią, którą również trzeba zweryfikować i ewentualnie dostosować to wszelkie wewnątrzzakładowe akty prawne i zapisy w nich o czasie pracy, przerwach, itd. Pracownik zaliczony do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności standardowo pracuje krócej, bo max. 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo, nie może pracować w nocy i w nadgodzinach oraz zawsze ma prawo do dodatkowej 15-minutowej przerwy. 

Pamiętać również należy, że taka osoba po spełnieniu pewnego warunku, ma prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w ilości 10 dni w roku kalendarzowym. Ten warunek to okres roku pracy po uzyskaniu znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, czyli konieczność przepracowania pełnych 12 miesięcy od momentu uzyskania orzeczenia.

Ponadto pamiętać trzeba o obowiązku zastosowania właściwego kodu ubezpieczeń w zgłoszeniu ZUA, o powiadomieniu ZUS o kwotach przychodu, jeśli osoba ta pobiera rentę inwalidzką i nie ukończyła wieku emerytalnego, o dodatkowych urlopach rehabilitacyjnych oraz płatnych zwolnieniach pracownika na ewentualne badania, zabiegi rehabilitacyjne.