Pytania, na które nie znajdziesz odpowiedzi- my odpowiadamy i pomagamy, w każdej nawet nietypowej sytuacji

W codziennej pracy w działach HR spotykamy się z wieloma nietypowymi sytuacjami i problemami, na które nie zawsze znamy odpowiedź. Szukamy w kodeksach, regulaminach, ale też na stronach internetowych i forach. Bardzo często nie możemy jej szybko uzyskać. Takie nieoczekiwane i niecodzienne zagadnienia z jednej strony są problematyczne, ale z drugiej zaś są wyzwaniem, inspiracją i motywacją do rozszerzania i pogłębiania wiedzy. Wiemy, że pochłania to bardzo dużo czasu, a więc prezentujmy przykładowe tematy, z którymi możesz się spotkać. Jeżeli nie znajdziesz odpowiedzi — napisz do nas — pomożemy! Stan prawny na grudzień 2021 roku. Kolejna dawka pytań już wkrótce. 

Czy mój mąż może odebrać za mnie wynagrodzenie, nawet jeśli nie ma ode mnie upoważnienia? - pisze Agnieszka z Będzina.

Załóżmy, że pracujący mąż/żona otrzymuje wynagrodzenie w formie gotówki lub np. małżonek nie ma dostępu do rachunku bankowego współmałżonka, a chce otrzymać pieniądze za niego, czy możesz współmałżonkowi wypłacić wynagrodzenie swojego pracownika, gdy ten nie złożył takiej dyspozycji w dokumentacji ? Jeśli tak to kiedy jest to możliwe ? Jakie dokumenty możesz i powinieneś w związku z tym uzyskać ?

Sytuacja opisana w pytaniu Agnieszki jest możliwa w dwóch przypadkach. Nie mówimy tutaj oczywiście o alimentach, gdy te są zasądzone, bo to inny temat. I tym sposobem wyróżniamy dwa przypadki gdy odpowiedź na pytanie brzmi — tak:

A: Współmałżonek, który pozostaje we wspólnym pożyciu z Twoim pracownikiem, nie otrzymuje od niego żadnych pieniędzy w celu zaspokajania potrzeb rodziny tj. opłacania rachunków, utrzymania dzieci, etc. I w związku z tym zwraca się do Ciebie o wypłatę całości lub części wynagrodzenia za pracę swojego współmałżonka (Twojego pracownika) - co robisz ? Wypłacasz, czy odmawiasz ? Masz obowiązek wypłaty wynagrodzenia współmałżonkowi ? Odpowiedź w tej sytuacji brzmi TAK, ale tylko i wyłącznie, gdy ten/ta przedłoży nakaz sądu rodzinnego w myśl art. 28 Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego. Tylko wtedy jesteś zobowiązany i uprawniony do wypłaty wynagrodzenia swojego pracownika drugiemu małżonkowi. Jeśli współmałżonek nie przedłoży nakazu sądowego, absolutnie nie wolno Ci tego zrobić. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy Twój pracownik wyrazi na to zgodę, ale to tak naprawdę diametralnie zmienia istotę rzeczy, gdyż za zgodą pracownika, zawsze możesz dokonać wypłaty i to nie tylko małżonkowi, ale i innej osobie. Dokumenty, jakie potrzebujesz to kopia nakazu sądowego oraz podstawowe dane współmałżonka w celu wypłaty tj. Imię i nazwisko, nr rachunku bankowego lub adres korespondencyjny, jeśli wypłata miałaby nastąpić przekazem pocztowym. Oczywiście masz prawo zażądać do wglądu oryginałów dokumentów oraz potwierdzić tożsamość tej osoby. Dla bezpieczeństwa warto również sporządzić notatkę służbową na tę okoliczność i poprosić o pisemne podanie o wypłatę, pod które podpinasz kopię nakazu sądowego. Następnie dokumenty te archiwizujemy w dokumentach płacowych pracownika lub ewentualnie w części B akt osobowych.

B. Druga sytuacja, kiedy bez zgody pracownika jesteś zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia drugiemu z małżonków ma miejsce wtedy, gdy wystąpią nieoczekiwane okoliczności. Taką okolicznością będzie np. pobyt pracownika w szpitalu i stan zdrowia uniemożliwiający mu wykonywanie czynności prawnych, w tym składanie oświadczeń woli. W takiej sytuacji masz obowiązek wypłacić wszystkie należności ze stosunku pracy swojego pracownika, jego/jej małżonkowi. Jak udokumentować takie zdarzenie i jakie dokumenty będą potrzebne ? Przede wszystkim, gdy nie masz dokumentów potwierdzających stan swojego pracownika (a tak właśnie najczęściej jest — oprócz elektronicznego zaświadczenia ZLA lub zaświadczenia o pobycie w szpitalu nie masz nic) powinieneś podjąć próbę kontaktu z nim pod telefonem, adresem, pocztą mail, które podał do kontaktu. Jeśli kontakt się nie powiedzie, powinieneś sporządzić notatkę służbową na tę okoliczność. Następnie musisz zweryfikować tożsamość osoby, która podaje się za małżonka pracownika i zażądać pisemnego oświadczenia o zaistniałej sytuacji, jednocześnie weryfikując na podstawie aktu małżeństwa i oświadczenia tej osoby, czy osoby te pozostają w związku małżeńskim. Dopiero wtedy możesz dokonać wypłaty.

W jakiej jeszcze sytuacji musisz wypłacić należności ze stosunku pracy małżonkowi ? Inną przyczyną, która uzasadnia wypłatę pieniędzy małżonkowi pracownika, jest np. jego zaginięcie. Do wypłaty zamiast zaświadczenia ze szpitala, potrzebujesz wtedy potwierdzenie zgłoszenia zaginięcia na policję i oczywiście faktyczny brak kontaktu z pracownikiem. Ponadto pozostałe dokumenty, wymienione powyżej.

Pomimo wystąpienia sytuacji, o których mowa powyżej, jeśli pracownik złożył wcześniej pisemnie oświadczenie o zakazie wypłaty swojego wynagrodzenia małżonkowi, bez względu na sytuację nie możesz tego zrobić, jeśli taki dokument posiadasz w dokumentacji pracowniczej (oczywiście nie dotyczy to pkt. 1A).

W czerwcu zmieniły się przepisy dot. identyfikacji podatników. Wszystkie osoby mające rezydencję podatkową w Polsce lub zatrudnione na podstawie UoP muszą posiadać PESEL. Jeśli taka osoba nie ma numeru — nie powinno się jej zatrudniać. Co zrobić, gdy jednak zatrudni się taką osobę bez podania nam nr PESEL i po 2-3 tygodniach „zniknie” taki pracownik ? - pyta Pan Roman z Rybnika.

Obecnie nie ma jeszcze jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. W związku z tym, że jest to przepis stosunkowo „świeży” nie ma też opinii, jak i orzeczeń.

Do tej pory osoby, które nie miały PESEL, można było, wyjątkowo rozliczać wpisując w deklaracji PIT-11 w miejscu identyfikatora wielokrotność cyfry 9. Od 01 czerwca 2021 nie jest to już dopuszczalne, choć najprawdopodobniej jeszcze składając deklaracje za 2021 rok, system przyjmie taki formularz. 

Co zatem musisz zrobić, gdy zatrudniłeś pracownika z zagranicy bez PESEL, a chcesz prawidłowo go rozliczyć i złożyć deklarację PIT-11 ? 

W naszej opinii musisz skorzystać z instytucji czynnego żalu i złożyć takowy z wyjaśnieniem powstałych uchybień oraz próbować złożyć deklaracje PIT-11 z samymi „9” (za 2021 rok, powinno jeszcze się to udać). Gdy jednak w przyszłości, system e-deklaracje nie przyjmie takiej deklaracji, zalecamy jej wysyłkę pocztą w formie papierowej wraz z czynnym żalem obejmującym zarówno brak PESEL oraz uchybienie i naruszenie przepisów o obowiązku składania deklaracji PIT-11 w formie elektronicznej.

Tak jak wyżej wspomnieliśmy, temat jest bardzo „świeży” i nie wiadomo na tę chwilę, jakie będzie orzecznictwo. Dlatego też instytucja czynnego żalu wydaje się nam na tę chwilę najwłaściwszą. 

W chwili obecnej jest bardzo prawdopodobne, ze nie uzyskacie Państwo odpowiedzi na to pytanie i nawet w administracji skarbowej warianty postępowania będą odmienne. Dlatego przed ostatecznym wyborem sposobu działania, pomocne będzie też zasięgnięcie opinii właściwego urzędu skarbowego tj. tego, do którego będziemy adresować deklarację PIT-11 cudzoziemca bez nr PESEL. Pamiętać należy również o tym, ze taka opinia ustna, czy mailowa (jeśli ją w ogóle uzyskamy) nie jest prawnie wiążąca, zatem warto wystąpić pisemnie do właściwego urzędu z zapytaniem.

Pamiętać należy, że nie wolno nadużywać czynnego żalu. Dlatego powinniście Państwo dopilnować, aby nie zatrudniać cudzoziemców przed uzyskaniem przez nich PESEL.

Zatrudniam pana Zbyszka na stanowisku doradcy klienta i chciałabym zatrudnić go również jako magazyniera, ale w ramach odrębnej umowy. Czy mogę to zrobić? - pyta pani Bożena z Opola.

Zatrudnienie na podstawie więcej niż jednej umowy o pracę w tej samej firmie jest możliwe. Wiąże się to jednak z pewnym ryzykiem i dodatkowymi obowiązkami. Przedstawimy co trzeba zrobić, żeby prawidłowo zawrzeć taką umowę i wypełnić obowiązki dokumentacyjne.

1. Po pierwsze musimy zweryfikować, czy zakres obowiązków na stanowisku B jest wyraźnie odmienny od zakresu na stanowisku A. Czynności muszą znacznie się różnić i nie stanowić podobieństwa. Dlaczego? Jeśli pracownik otrzyma drugą UoP a charakter pracy będzie bardzo podobny, czy nawet zbliżony, z całą pewnością narażamy się na zarzut pracy w godzinach nadliczbowych, a umowa ta może zostać uznana za pozorną. Zakres obowiązków musi być wyraźnie i niepodważalnie odmienny.

2. Gdyby dodatkowa umowa została podważona, godziny przepracowane w ramach tej drugiej umowy uznane zostaną za nadgodziny.

3. Zawierając kolejną UoP musimy określić jej wymiar czasu pracy, czyli wielkość etatu. Ograniczeniem są normy minimalnego odpoczynku, które powinny zostać zachowane. Oznacza to, że jeśli pracownik jest zatrudniony już na stanowisku A na pełny etat to na kolejne umowy możemy go zatrudnić na maksimum 5/8 etatu. Tylko wtedy zachowamy minimalny dobowy odpoczynek w ilości 11 godzin i zasadę pięciodniowego tygodnia pracy.

4. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą, akta osobowe, ewidencje czasu pracy, listy płac ? Akta osobowe prowadzone są dla każdego pracownika odrębnie. W przepisach nie ma mowy o odrębnych stosunkach pracy — tylko pracownikach. Dlatego akta osobowe prowadzimy jedne. W przypadku ewidencji czasu pracy prowadzimy je odrębnie dla każdej z umów. Pracownik może w ramach dwóch różnych umów pracować w różnych systemach czasu pracy. Ważne jest, aby normy odpoczynku nie były naruszone. Listy płac również prowadzimy osobno. Wynagrodzenie naliczamy osobno dla każdej z umów. Pamiętamy o odliczaniu kwoty wolnej tylko z jednej z umów, pozostałe obliczenia wykonujemy dokładnie tak samo. Co jeszcze innego wiąże się z dwiema umowami ? Przede wszystkim urlop wypoczynkowy. Ten naliczamy oddzielnie dla każdej z umów. Musimy pamiętać również o limitach 33 miesięcy i 3 umów na czas określony.

5. Paradoksalnie nie możemy tych umów traktować jako odrębne i tym samym każda umowa terminowa wchodzi do limitu. Brak jest tutaj jednak jednoznacznych przepisów, a i ewentualne interpretacje nie są wyczerpujące. Należy jednak uznać, że limity te niestety należy sumować dla każdej z zawieranych umów, co oznacza, że z takim pracownikiem szybciej będziemy zobowiązani zawierzać umowy na czas nieokreślony.

6. Kolejny problem dotyczy kodu zawodów podawanych w ZUA. Ten obowiązek istnieje od stosunkowo niedawna, zatem nikt też nie przewidział jak dotąd sytuacji, gdzie trzeba podać więcej kodów niż jeden. Zgłoszenie do ZUS na druku ZUA sporządzamy tylko jedno, bez względu na liczbę zawartych umów o pracę. W takiej sytuacji zasadnym jest wpisanie kodu, dla którego zawarto umowę na większą część etatu. Co jednak gdy obie umowy zawarte są np. na 1/2 etatu każda ? Póki co nie znajdziemy odpowiedzi na to pytanie. W związku z tym zasadne jest pozostawienie kodu, który był zgłoszony wcześniej, z umowy pierwotnej, jednak czy takie postępowanie nie będzie podważane ?

7. Świadectwo pracy — oczywiście również wystawiamy odrębnie dla każdej z umów.