Coraz bliżej święta, coraz bliżej święta…

No właśnie, święta, to również prezenty dla pracowników.

Święta Bożego Narodzenia do wzmożony okres „prezentowy” Coraz więcej pracodawców w okresie przedświątecznym obdarowuje swoich pracowników. Tymi prezentami są zarówno świadczenia materialne, jak i np. paczki oraz świadczenia pieniężne najczęściej w postaci jednorazowych premii o charakterze uznaniowym.

Według danych statystycznych z 2018 roku ok. 80% pracodawców finansuje pracownikom prezenty, premie świąteczne lub/i spotkania wigilijne. Od wielu lat prezenty świąteczne stanowią dodatkowy benefit dla pracownika.

O czym pracodawca, który daje prezent świąteczny musi pamiętać ?

O właściwym rozliczeniu.

Bez względu na charakter takiego prezentu, czyli czy jest to świadczenie rzeczowe, czy pieniężne, czy też kolacja wigilijna, takie świadczenie może stanowić przychód dla pracownika.

Przychód ten może w pewnych sytuacjach korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego i składek ZUS.

Kiedy takie świadczenia będą przychodem i kiedy skorzystają ze zwolnienia z PIT i ZUS ?

Zależy to od charakteru świadczenia oraz źródła jego finansowania.

Wszelkie świadczenia rzeczowe i pieniężne finansowane z ZFŚS korzystają ze zwolnienia ZUS bez limitu oraz ze zwolnienia z PIT do kwoty 2000 zł (jest to limit całkowity wszystkich świadczeń wypłaconych w danym roku, za wyjątkiem dofinansowań wypoczynku niepełnoletnich dzieci pracownika). Ważnym ograniczeniem jest, aby świadczenia finansowane ze środków ZFŚS przyznawane były zgodnie z wewnętrznym regulaminem ZFŚS oraz z zachowaniem zasady koniecznego uzależnienia wysokości świadczenia od sytuacji rodzinnej i materialnej pracownika, ściśle z ustaleniami regulaminu. Wtedy, wszelkie paczki, prezenty, premie świąteczne mogą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa powyżej.
Jeśli prezenty świąteczne nie są finansowane z ZFŚS lub nie spełniają kryteriów, aby mogły być uznane za takie świadczenia, będą musiały być zakwalifikowane jako finansowane ze środków obrotowych i tym samym rozliczone na zasadach ogólnych ze stosunku pracy. Tym samym wszelkie upominki, paczki i premie będą opodatkowane i oskładkowane bez względu na ich wartość. I tutaj jednak jest pewna możliwość, aby skorzystać ze zwolnienia z ZUS. Aby z takiego zwolnienia i to bez limitu kwotowego skorzystać, świąteczne świadczenia rzeczowe muszą być częściowo finansowane przez pracownika i musi to być ustalone w regulaminie pracy. W tym przypadku zatem prezent świąteczny musi być świadczeniem rzeczowym. Taki prezent, częściowo finansowany przez pracownika nie korzysta jednak ze zwolnienia z PIT. W stosunku do premii pieniężnej z uwagi na jej charakter i cel nie ma możliwości zastosowania zasady częściowego jej pokrycia przez pracownika.
Na koniec ostatnia, jednak równie popularna forma w pewnym sensie „prezentu”. Kolacja wigilijna. Ta w zdecydowanej większości nie będzie dla pracownika przychodem. Świadczenie takie, aby zostało uznane za przychód musiałoby spełnić łącznie trzy podstawowe warunki:
- mieć charakter dobrowolny, tzn. pracownik całkowicie dobrowolnie uczestniczy w spotkaniu i najczęściej ma ono miejsce poza godzinami pracy,
- przysporzyć wymierną korzyść materialną tylko i wyłącznie pracownikowi i być spełnionym w jego interesie, nie pracodawcy,
- być możliwym do dokładnego wyliczenia wartości przychodu dla konkretnego pracownika.

Jeśli organizowane spotkanie wigilijne nie spełnia łącznie ww. warunków to nie będzie stanowiło przychodu dla pracownika. W praktyce najczęściej tak właśnie jest, choć zdarzają się przypadki, ze urzędy skarbowe próbują kwestionować niezaliczenie spotkań wigilijnych, czy integracyjnych do przychodów pracowników. Dlatego przed ich zorganizowaniem warto zadbać o to, aby niezaprzeczalnie, choć jeden z ww. warunków został dopilnowany i nie wystąpił w sposób oczywisty.

Przed podjęciem decyzji o obdarowaniu pracowników prezentami świątecznymi, koniecznie trzeba ustalić ich formę, źródło finansowania oraz przyjąć właściwy sposób rozliczenia.