9 powodów, dla których warto korzystać z outsourcingu kadrowo-płacowego

Zarządzanie obszarem kadr i płac nie należy do zadań prostych. Stanowi wyzwanie zarówno dla dużych, jak i dla mniejszych przedsiębiorstw. O ile duże przedsiębiorstwa tworzą struktury, działy i departamenty oraz mogą sobie pozwolić na zatrudnianie ekspertów, inwestowanie w doradztwo i oprogramowanie, o tyle mniejsze i średnie przedsiębiorstwa z racji skali zadań stoją zupełnie przed innymi wyzwaniami. Są wśród nich: 

- wyzwania personalne — Kto poprowadzi ten obszar? Czy będzie miał wystarczające kompetencje i nie narobi błędów, za które biznes później będzie musiał odpowiadać? Czy stać mnie na wysokiej klasy specjalistę? Jak uniknąć ciągłych rekrutacji i wdrożeń pracowników?

- wyzwania technologiczne — Na jakim oprogramowaniu naliczać wynagrodzenia? Co z aktualizacjami? Czy nasz dział IT będzie w stanie się też zaopiekować tym rodzajem oprogramowania? Czy mamy zabezpieczenie na wypadek awarii? 

- wyzwania finansowe — Czy koszt samodzielnego prowadzenia kadr i płac jest adekwatny do skali biznesu? Czy to, co robimy można jeszcze zoptymalizować finansowo, aby zmniejszyć koszt zatrudniania pracowników?

- wyzwania merytoryczne i odpowiedzialność przed urzędami — W jakim stopniu to, co robimy wewnętrznie, jest zgodne z obowiązującymi przepisami? Czy dopełniamy wszystkich obowiązków?

Na większość powyższych pytań odpowiada właśnie outsourcing kadr i płac. Poznajmy kilka powodów, dla których warto rozważyć zmianę i zdecydować się na powierzenie tej działki specjalistom.

OSZCZĘDNOŚĆ KOSZTÓW I ZASOBÓW FIRMOWYCH

Ile kosztuje naszą firmę prowadzenie wewnętrznego działu kadr i płac? Odpowiedź na to pytanie wydaje się prosta — wystarczy spojrzeć na wynagrodzenie brutto pracownika. Popatrzmy teraz na cennik usług kadrowo-płacowych. Po porównaniu zaczynamy się zastanawiać — jakim cudem to ma się nam opłacać? 

Opłaca się. Jednak żeby to „zobaczyć”, musimy sobie uświadomić faktyczny koszt posiadania wewnętrznego działu kadr i płac. 

Ile zarabia specjalista ds. Kadr i płac w Katowicach? Ile zarabia specjalista kadrowo płacowy na Śląsku? Same zarobki specjalisty ds. kadr i płac, razem z pokrywaniem kosztów urlopów, zwolnień chorobowych czy benefitów to tylko część nakładów. Doliczyć należy koszty związane z utrzymaniem danego stanowiska pracy: koszty narzędzi, oprogramowania, mediów, administracyjne, koszty szkoleń, aktualizacji i podnoszenia kompetencji i kwalifikacji (niezbędne w tej branży!), koszty prenumeraty zasobów wiedzy branżowej. 

Dodatkowym nakładem finansowym, często pomijanym w obliczeniach, jest… czas. A dokładniej — czas pracy managera zarządzającego danym pracownikiem czy pracownikami. Mówimy tu również o czasie poświęcanym na dyskusje o wynagrodzeniach i sprawach zatrudnieniowych zamiast o tym czym biznes się zajmuje.

Aby dobrze ocenić opłacalność przejścia na outsourcing kadr i płac, warto dobrze oszacować wszelkie ponoszone koszty — bezpośrednie, pośrednie, koszty utraconych korzyści i ewentualnych kadr i mandatów. Dopiero wynik takich szacunków i cennik outsourcingu kadrowo-płacowego zestawione odpowiedzą nam na pytanie, czy w naszym przypadku się opłaca.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH 

O bezpieczeństwie danych warto pomyśleć w kilku wymiarach. W kontekście ochrony poufności danych (o czym więcej poniżej), ale także w sytuacji zdarzeń losowych, awarii systemu, czy ryzyka ewentualnego wycieku danych. Wyobraźmy sobie sytuację: w zakładzie produkcyjnym wybucha pożar, który pochłania dużą część majątku, w tym uszkadza wewnętrzny serwer z danymi oraz dział kadr i płac. Ta trudna sytuacja nie zwalnia pracodawcy od regulaminowej wypłaty wynagrodzenia dla pracowników na czas, a także od dopełnienia wszystkich obowiązków pracowniczych. Jak wywiązać się z tych obowiązków, skoro dane przepadły? 

Ryzyko utraty danych jest mniejsze, gdy dane o wynagrodzeniach będą też u dostawcy usług kadrowo-płacowych. Niemal wszyscy pracują już w chmurze z licznymi backupami. A dane w chmurze są obecnie bezpieczniejsze niż dane przechowywane na stacjonarnych komputerach czy serwerach. Firmy zajmujące się outsourcingiem kadr i płac przykładają dużą wagę do bezpieczeństwa danych, inwestując w odpowiednie zabezpieczenia i korzystając z najlepszych dostępnych na rynku rozwiązań. Powierzenie obsługi kadrowo-płacowej takiemu dostawcy oznacza zwiększenie bezpieczeństwa danych, bez konieczności angażowania dodatkowego czasu i środków.

SPECJALISTYCZNA WIEDZA i DORADZTWO KADROWE

Prawo pracy ciągle się zmienia, w każdym kolejnym roku wprowadzane są nowe przepisy dotyczące zatrudniania pracowników. Zmiany w prawie oznaczają często dla pracodawcy nowe obowiązki oraz — w przypadku ich niewypełnienia — kolejne ryzyko kary czy mandatu. Śledzenie wszystkich zmian jest trudne, wymaga zainwestowania czasu i pieniędzy. Kolejną trudnością są niejasne i zawiłe przepisy, których poprawna interpretacja wymaga konsultacji z prawnikami prawa pracy (kolejny koszt). Doradztwo kadrowe czasem pozwala uniknąć znacznych kosztów. Pewną trudnością bywa również znalezienie osoby o odpowiednio wysokich kompetencjach merytorycznych — warto pamiętać, jej decyzje to odpowiedzialność pracodawcy, dodatkowo taka osoba reprezentuje także pracodawcę przed urzędami. 

W przypadku korzystania z usług payroll outsourcing odpowiedzialność za ewentualne błędy merytoryczne w prowadzeniu kadr i płac ponosi usługodawca. To jego obowiązkiem jest działać zgodnie z aktualnymi przepisami. Także w przypadku kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy firma zewnętrzna jest pomocna, gdyż najczęściej asystuje przy kontroli, składa wyjaśnienia i w razie potrzeby wchodzi w polemikę z urzędem.

KONCENTRACJA NA BIZNESIE 

W dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości ważne jest koncentrowanie się na tym, co nazywamy „core business”, czyli na działalności właściwej dla danej firmy. Jednocześnie trzeba trzymać rękę na pulsie firmy i mieć na bieżąco informacje m.in. o sprawach pracowniczych. Również dla naszych pracowników dostęp do aktualnych informacji o wysokości wynagrodzenia czy ilości pozostałych dni urlopowych jest kwestią istotną.W firmach, gdzie działy kadrowe są prowadzone w sposób tradycyjny, pracownik często nie ma łatwego dostępu do takich danych. Chcąc otrzymać informację o ilości przysługującego mu urlopu lub potrzebując jakiekolwiek zaświadczenie, traci czas, stojąc w kolejce — zwłaszcza w okresie naliczania wypłat.

Można zrezygnować z powyższych ograniczeń wprowadzając portal pracownika, czyli platformy, poprzez którą pracownik może zdalnie obejrzeć swoje dane i uzyskać potrzebne informacje. Podobną funkcjonalność mają pulpity kierownika, które stanowią wsparcie dla kadry zarządzającej. Takie rozwiązanie (zdalne pulpity) to jedna z propozycji, jaką oferują zewnętrzni dostawcy usług payroll. Nasza firma pracuje na systemie Enova, który  w zależności od potrzeb Klienta pozwala na uruchomienie rozmaitych modułów. Szybki dostęp do informacji kadrowo-płacowych oznacza optymalizację czasu pracy i możliwość koncentracji na głównym celu biznesowym.

TECHNOLOGIA i AKTUALIZACJE, NOWOCZESNE ROZWIĄZANIA 

Nowoczesne usługi dla biznesu obecnie oparte są o najnowocześniejsze rozwiązania IT. Rozwiązania takie pozwalają na znacznie więcej niż klasycznie realizowana funkcja kadrowa w przedsiębiorstwie. Jednak z technologią związane są pułapki. Większość oprogramowań to rozwiązania pudełkowe, gdzie bardziej zaawansowane funkcje są dostępne w wyższych wersjach oprogramowania. To daje pewną elastyczność, jednak równocześnie z automatu podnosi nie tylko koszty jednorazowej instalacji i wdrożenia, ale także koszty późniejszych aktualizacji, prac specjalistów ds. IT, czy nawet programistów. Szukając oszczędności średnie przedsiębiorstwa często decydują się na podstawowe warianty oprogramowania. Firmy zewnętrzne prowadzące kadry i płace korzystają najczęściej z pełnych wersji systemów, dzięki czemu opcje zaawansowane są dostępne także dla biznesu. Inną zaletą technologii jest to, że dzięki nim można korzystać z usług dostawców nie tylko z miejscowości, w której jest siedziba firmy. Szukając dostawcy nie musimy się więc ograniczać do wyszukiwań kadr i płac np. w Katowicach, ale spokojnie możemy szukać na szerszym terenie, jak np. Śląsk.  

W dobie świadczenia pracy zdalnej zdalne usługi dla biznesu to doskonałe rozwiązanie. 

POUFNOŚĆ DANYCH O WYNAGRODZENIACH PRACOWNIKÓW

Płace szaleją, ceny szaleją. Pracownicy coraz częściej wpisują w wyszukiwarkę „kalkulator płac” lub „kalkulator wynagrodzeń”. Interesują ich nie tylko własne zarobki, ale również (a może przede wszystkim) zarobki kolegów. Ciekawość, ile zarabiają poszczególni pracownicy firmy jest czasami tak duża, że w części przedsiębiorstw trudno utrzymać poufność wynagrodzeń. 

Przedmiotem nadmiernego zainteresowania są szczególnie wynagrodzenia wąskich grup specjalistów i kadry managerskiej. Wewnętrzne prowadzenie działu kadrowo-płacowego to większa pokusa i ryzyko upublicznienia takich informacji. Zlecenie naliczania wynagrodzeń firmie zewnętrznej jest dobrym rozwiązaniem w sytuacji, kiedy wokół wysokości wynagrodzeń pracowników danej organizacji narasta zbyt dużo emocji. To, co w organizacji może zepsuć atmosferę czy tworzyć sensację, dla firmy zewnętrznej stanowi tylko suche dane.

GWARANCJE JAKOŚCI 

Mając na pokładzie specjalistów ds. kadr i płac, nie zawsze mamy gwarancję jakości wykonywanych usług. Z jednej strony zasoby kompetencyjne tej osoby, a z drugiej strony czynnik ludzki i podatność na błędy, niedopatrzenia powstałe w wyniku np. obniżonego samopoczucia lub konfliktów w organizacji. W przypadku korzystania z usług zewnętrznych można oczekiwać stałej jakości, która jest gwarantowana przez umowę zawiązaną między usługobiorcą a usługodawcą oraz gwarantowaną przez czytelny opis procedur dostawcy. Warto zwracać czy dostawca usług kadrowo płacowych posiada certyfikaty jakości typu ISO. 

STABILNOŚĆ KOSZTÓW i SKALOWALNOŚĆ BIZNESU

Jest to kwestia, nad którą warto, aby zastanowili się przedsiębiorcy w biznesach oznaczających się dużą sezonowością i fluktuacją. Łatwość, z jaką można zlecać na zewnątrz większą intensywność lub mniejszą intensywność usług kadrowo-płacowych to niezaprzeczalny atut firm outsourcingowych. Dziś zatrudniamy 100 osób, za 3 miesiące 240 osób, po to, by za kolejne 6 miesięcy znów zejść do poziomu np. 130 pracowników. W przedsiębiorstwach o takiej fluktuacji stałe utrzymywanie działów kadr ze sprawnością do obsługi 300 pracowników, podczas gdy sezonowo liczba ta się spada o 2/3 jest nieracjonalne. To tak, jakbyśmy posiadali auto o mocy Ferrari i pokonywali nim codziennie drogę osiedlową z ogranicznikami prędkości co kilka metrów. Niby można, ale… po co?

 Szkoda. 

ZGODNOŚĆ Z RODO

Wielu przedsiębiorców już ma dość słuchania o przepisach RODO. Przepisy te jednak nie zniknęły, a obowiązki płynące z nich nadal muszą być wykonywane. Są one niewdzięczne i frustrujące. Korzystanie z outsourcingu oznacza dla firmy, że wiele z tych obowiązków jest dopilnowane przez dostawcę. 

Jak już uświadomimy sobie korzyści z wydelegowania tego obszaru poza struktury firmy to pojawia się pytanie „Jaki jest najlepszy outsourcing płacowo-kadrowy?” Albo „Jak wybrać najlepszą firmę świadczącą usługi outsourcingu kadrowo-płacowego?”. O tym już będziecie mogli przeczytać w innym wpisie.