Poszukiwania efektywności w organizacji

Efektywność organizacyjna to nic innego jak zdolność przedsiębiorstwa do produktywnego oraz oszczędnego wykorzystania posiadanych zasobów. Co daje efektywność? - warunkuje dobre funkcjonowanie organizacji i determinuje jej rozwój. Efektywność jest kryterium weryfikacji skuteczności, sprawności i wydajności  organizacji podczas realizacji przyjętych lub wyznaczonych celów.

Jednak praktyce mówienie o efektywności procesu jest bezpodstawne w sytuacji, gdy wraz z uruchomieniem procesu nie zaplanujemy mierzalnych wskaźników jego efektywności. To stosowanie KPI i ustawiczne rejestrowanie ich wartości w założonych interwałach czasu lub odniesieniu do zaplanowanych zdarzeń biznesowych, pozwala nam stwierdzić czy proces realizuje zaplanowane cele biznesowe oraz z jaką efektywnością, a także na ile zbliżamy się do zaplanowanego wcześniej poziomu.

Czy możemy mówić o efektywności bez narzędzi do jej mierzenia?

Badanie osiąganych parametrów jest podstawą dla skutecznego zarządzania procesami i generalnie całą firmą, ponieważ sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga precyzyjnych informacji z wnętrza organizacji, są to nie tylko parametry finansowe, ale także mierzalne dane charakteryzujące realizowane w firmie procesy zarówno organizacyjne, jak i produkcyjne, czy technologiczne.

Nie ma wątpliwości, że analiza danych wymaga stosowania przemyślanych i zaplanowanych metodyk pozwalających na obiektywną ocenę realizowanych procesów a ocena ta powinna być kompleksowa i dotyczyć wielu aspektów oraz okoliczności, jakie mają wpływ na proces, jego wydajność, bezpieczeństwo, zaangażowanie zasobów, w tym również personelu. Wielowymiarowe podejście do badania gwarantuje obiektywność oceny oraz daje wkład do dalszego doskonalenia procesów i wyznaczania kolejnych celów dla poszukiwania wzrostu efektywności.

Praktycznie do badania zmian w efektywności wykorzystujemy zestaw wskaźników określanych mianem KPI (Key Performance Indicators, po polsku nazywane Kluczowymi Wskaźnikami Efektywności).

Wskaźniki mogą być niejednokrotnie parametrem wprost ilościowym odnoszącym się do ilości przetworzonych dokumentów, ilości dni, ale także może być wskaźnikiem wyliczeniowym np. wartością procentową czy wskaźnikiem wyliczanym według ustalonego algorytmu. Istotą wskaźnika jest określenie osiąganego poziomu jego wartości.

Opracowany na potrzeby oceny KPI  powinien obejmować opis samego parametru, sposób i okoliczności jego pomiaru oraz definiować jednostkę i skalę, w jakiej będzie odbywał się pomiar. Z reguły, KPI odnoszą się do interwału czasu, w którym dokonano pomiaru lub dla którego dokonano pomiaru wartości.  Konstrukcja wskaźnika oceny musi być dostosowana do okoliczności oraz charakteru badanych elementów procesu. Idealnym rozwiązaniem jest implementacja wielu scenariuszy liczenia KPI. Stworzenie wielu scenariuszy przy liczeniu wskaźników pozwala na precyzyjne ustalenie potencjalnych powodów wystąpienia problemu.

Jak praktycznie rozpocząć zarządzanie procesami?

Należy wyjść od wyznaczenia długofalowego celu w ramach procesu oraz celów wynikających ze zintegrowanej strategii firmy. Pracownicy muszą widzieć racjonalny cel i związek podejmowanych działań w firmie. Stosowanie KPI zawsze jest okupione dodatkowym wysiłkiem organizacyjnym i stanowi koszt dla przedsiębiorstwa, dlatego musi być zbilansowany z efektami, po jakie sięgamy w wyniku ich stosowania.

Kolejnym krokiem w celu wdrożenia KPI jest wskazanie procesów w firmie, które należy monitorować w kontekście zdefiniowanych celów. Dla każdego procesu należy określić optymalny zestaw mierników. Odkreślić metody i okoliczności ich pomiaru, a także wskazać formy zapisów i sposoby ich raportowania.

Bardzo istotne na tym etapie jest eliminowanie wskaźników pochodnych, bardzo zbliżonych co do istoty badania. Eliminacja nadmiarowych pomiarów wskaźników zniechęca personel do ich stosowania, co może prowadzić do zapisów niskiej jakości lub ich celowego zniekształcania.

Rozwinięcie możliwości analizy KPI powinno być oparte o stosowanie narzędzi IT, gdzie niejako automatycznie można badać wiele scenariuszy oceny na bazie zarejestrowanych podstawowych parametrów i danych.

Można teraz śmiało zadać pytanie dlaczego tak się dzieje?

W realizację procesów zaangażowani są pracownicy, których cele premiowe są zazwyczaj powiązane z osiąganymi wynikami. Mechanizm w dłuższej perspektywie sprzyja wypracowaniu metod dojścia do celu jedynie formalnie, dzięki kreatywnym zachowaniom pracowników. Trudno takie fakty oceniać negatywnie, często wynikają one z nierealnych celów, jakie są stawiane przez managerów. Dlatego też  ostrożnie należy podchodzić do wiązania KPI z systemami premiowymi. Najistotniejsze w pomiarze jest zadbanie o obiektywność pomiaru i obiektywność zachowań otoczenia. Kolejnym czynnikiem jest świadomość istnienia bariery dla dalszego wzrostu danego efektu.

Cały kunszt wykorzystania systemu KPI nie polega na mierzeniu wszystkiego a jedynie najważniejszych procesów i zdarzeń mających kluczowy wpływ na wyniki przedsiębiorstwa. Istota stworzenia systemu KPI polega na wybraniu wskaźników, które będą pomocne w podejmowaniu decyzji strategicznych w najważniejszych obszarach organizacji. Wybór wskaźników odbywa się po określeniu celów strategicznych firmy i kluczowych do monitoringu obszarów.

Tworząc listę wskaźników należy pamiętać aby:

• wybrać wskaźniki zarówno finansowe jak i poza finansowe,

• zwrócić uwagę, aby wskaźniki ze sobą nie konkurowały – aby osiągnięcie efektu w jednym punkcie nie powodowało obniżenia efektywności w drugim,

• dobierać wskaźniki, które są lub będą dostępne w krótkim czasie,

• zweryfikować realny wpływ osób na wskaźniki, którymi mają zarządzać i które mają realizować.

Z jakimi wskaźnikami możemy się spotkać? Przedstawiamy kilka przykładów wskaźników KPI, które mogą być wykorzystywane w pomiarze efektywności produkcji. Umożliwiają one zidentyfikowanie problemów, które mogą wystąpić w trakcie tego procesu.

Wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych: stosunek liczby maszynogodzin wykorzystanych do liczby maszynogodzin normatywnych w danym okresie.

Wskaźnik czasu przestoju produkcji z powodu awarii: jest to stosunek czasu przestojów z powodu awarii do całkowitego czasu pracy parku maszynowego bądź poszczególnej maszyny. Przestoje produkcyjne powodowane awariami są problemem narażającym firmę na wyższe koszty. Podstawowym zadaniem managera odpowiedzialnego za produkcję jest minimalizowanie tego typu przestojów poprzez działania zapobiegawcze (np. regularne przeglądy i serwis) oraz sprawne zarządzanie zagrożeniem podczas trwania awarii.

Wskaźnik realnego czasu produkcji: jest to stosunek rzeczywistej produkcji do planowanego czasu produkcji.

Kluczowe wskaźniki efektywności to wskaźniki stosowane jako mierniki oceny stopnia realizacji celów biznesowych. Każda organizacja wykorzystująca KPI (lub podobne systemy oparte na wyznaczaniu i rozliczaniu celów) powinna zadbać by w organizacji funkcjonowały wskaźniki oceny efektywności, dzięki którym ocena celów będzie się odbywała na podstawie obiektywnych wartości (wartości wskaźników) tj. na podstawie faktów, a nie subiektywnych opinii.