Nadgodziny w wersji hard i soft
Nadgodziny to temat rzeka dla działów HR, zarówno jak i przede wszystkim dla tych, którzy je rozliczają, ale również dla tych, którzy organizują pracę i dla tych, którzy je monitują jak wpływają na wydajność, motywacje, zaangażowanie pracowników w firmie. Jak nadgodziny są postrzegane przez poszczególnych pracowników w danym przedsiębiorstwie, jakie znaczenie mają dla samych pracowników, managerów oraz dla osób naliczających płace i HR-owców?
Temat jest wyjątkowo obszerny. Na pewno w tym artykule wszystkich wątków nie uda nam się poruszyć i omówić. Skupimy się na kwestiach najistotniejszych według nas.
Nadgodziny – cóż to takiego?
Zgodnie z definicją w Kodeksie Pracy:
„Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych”.
Czyli nadgodziny to dodatkowa praca ponad tę, którą wykonujemy w normalnym naszym czasie pracy, przyjętym i ustalonym z pracodawcą w ramach umowy lub zgodnie z harmonogramem. Nadgodziny charakteryzują się wieloma innymi czynnikami. Pracodawca, czy inna osoba zarządzająca i kierująca pracownikami lub planująca i organizująca pracę oraz czas pracy musi pamiętać o wielu obowiązkach i rygorystycznych przepisach. Przede wszystkim musi znać zasady i przepisy dotyczące minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego, musi wiedzieć, że nie wszyscy pracownicy mogą pracować w nadgodzinach i że są pewne grupy osób, które pracować w nadgodzinach nie mogą nawet za ich zgodą, musi znać dopuszczalne limity takiej dodatkowej pracy i kiedy może ją w ogóle zlecać.
Najczęściej w większości przypadków dobowy minimalny i nieprzerwany odpoczynek to 11 godzin, a tygodniowy 35 (przy pracy zmianowej 24). W zależności od systemu czasu pracy, przepisów szczególnych (np. tzw. tarcze covid) itp. niektóre przepisy szczególne mogą określać nieco inaczej kwestię np. dobowego minimalnego odpoczynku, czy wymiaru godzin, będzie to miało miejsce np. w przypadku prowadzenia akcji ratowniczych, pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, pracowników straży pożarnej i innych służb ratowniczych oraz kilku jeszcze innych grup zawodowych. W takich przypadkach nieco inaczej będzie też wyglądać dopuszczalna ilość nadgodzin. Są to jednak przypadki szczególne. W większości przypadków maksymalna liczba nadgodzin, która gwarantuje zachowanie przepisów o czasie pracy to 416 rocznie. Oprócz minimalnych dobowych odpoczynków trzeba brać jeszcze pod uwagę fakt, że zgodnie z Kodeksem Pracy przeciętna liczba godzin pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 tygodniowo w danym okresie rozliczeniowym. W nadgodzinach nie wolno zatrudniać osób niepełnosprawnych, czy młodocianych. I jeszcze jedna bardzo istotna kwestia. Nadgodzin nie wolno planować. To wymóg, o którym wielu pracodawców zapomina. W dużej liczbie zakładów pracy nadgodziny to chleb powszedni, a dodatkowe godziny są z góry zakładane i planowane, tymczasem takie działania to wykroczenie sankcjonowane grzywną lub innymi karami prawa karnego w przypadku gdy przepisy o czasie pracy są łamane w sposób uporczywy tj. stale powtarzający się pomimo już nakładanych sankcji, lub w sytuacji gdy w wyniku takich nadgodzin pracownik ulegnie wypadkowi w pracy.
Co to znaczy planować nadgodziny?
To może być zarówno bezpośrednie zakładanie jak i dopuszczanie takiej dodatkowej pracy tj. np. ustalanie więcej godzin pracy w harmonogramach lub pośrednie np. zatrudnianie mniejszej liczby pracowników na określone stanowiska - co z góry wskazuje już brak możliwości wykonania danej pracy przez te osoby w ich podstawowych godzinach.
Jeszcze jedna istotna sprawa. Oprócz tego, że nadgodzin nie wolno planować to muszą one wynikać z nieoczekiwanych i nagłych potrzeb pracodawcy. Nie mogą być efektem złej lub błędnej organizacji pracy. Oznacza to, że nadgodziny muszą być związane z czymś nieprzewidywalnym lub nagłym. To pracodawca musi określić jakie okoliczności są dla niego szczególne. Musi przy tym pamiętać, że zasadność nadgodzin może być weryfikowana przez Inspekcję Pracy, a nawet Sąd Pracy. Tym samym stale powtarzające się nadgodziny, ich cykliczność i regularność mogą świadczyć o błędnej organizacji pracy, a nie nagłych i nieoczekiwanych potrzebach.
Przejdźmy do osób rozliczających nadgodziny
Tutaj nadgodziny nabierają nieco innego znaczenia. Specjaliści ds. kadr i płac najczęściej ewidencjonują te dodatkowe godziny, weryfikują ich zgodność z przepisami, zgłaszają stwierdzone nieprawidłowości wewnątrz firmy zainteresowanym osobom, tj. najczęściej pracodawcy lub menedżerom czy innym osobom, które ten czas planowały i zlecały, następnie naliczają na ich podstawie wynagrodzenie i dodatek lub obliczają należny czas wolny w zależności od sposobu ich rekompensowania przyjętego w danej firmie. To również najczęściej ci specjaliści idą na pierwszy ogień w razie kontroli PIP weryfikującej nadgodziny.
Za nadgodziny pracownikom, którzy wykonują w nich pracę, przysługuje rekompensata w postaci finansowej lub odbioru wolnego. O wyborze danej formy rozliczenia decyduje kilka czynników: przepisy, decyzja pracodawcy, decyzja pracownika. Finansowa rekompensata to dodatkowe wynagrodzenie za dodatkowe godziny pracy oraz także dodatek w wysokości 50 lub 100% wynagrodzenia w zależności od rodzaju godzin nadliczbowych. Nadgodziny dobowe to dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia, a nadgodziny średniotygodniowe lub nocne, lub w dni świąteczne to dodatkowe 100% wynagrodzenia.
Drugi sposób rekompensaty nadgodzin to czas wolny. Gdy o taką formę rekompensaty wnioskuje pracownik to czasu wolnego udziela się w proporcji 1:1, gdy to pracodawca decyduje o oddaniu wolnego za pracę w nadgodzinach, musi udzielić go w proporcji 1,5:1. Oczywiście od powyższego jest kilka wyjątków, np. konieczność udzielenia wolnego za pracę dodatkową w dni wolne, etc. To, co omówiliśmy powyżej to zaledwie ułamek informacji o rozliczaniu nadgodzin. Są też sytuacje, w których praca ponad dobowy wymiar nie będzie pracą w nadgodzinach. Będzie to miało miejsce np. w sytuacji odpracowania wyjścia prywatnego.
Przejdźmy teraz do spraw miękkich.
Jak nadgodziny wpływają na motywację, zaangażowanie i wydajność pracowników ? Tutaj tracą już znaczenie przepisy, a wchodzą czynniki społeczne, psychologiczne. Część pracowników chętnie pracuje w nadgodzinach, traktując je jako sposób na dodatkowe wynagrodzenie. Część pracowników jednak ich nie chce, a każde polecenie dłuższej, czy dodatkowej pracy przyjmują z oporem i traktują jako przykry obowiązek, który zmienia ich plany i działa frustrująco. Z całą pewnością w tym drugim przypadku będziemy mieli do czynienia ze spadkiem motywacji, zaangażowania i wydajności. W tym pierwszym początkowo może się wydawać, że jeśli pracownik sam chętnie chce to same atuty, nic bardziej mylnego. Pracownik bardziej zmęczony (a tak prędzej, czy później się stanie przy dużej liczbie nadgodzin) to pracownik mniej wydajny.
No dobrze, czyli mogłoby się wydawać, że umiarkowana lub niewielka liczba nadgodzin tylko dla chętnych to dobry pomysł na dodatkowe zlecenia i potrzeby firmy. Pomijając kwestie związane z wykazaniem nieprzewidzianych sytuacji a błędną organizacją pracy, pamiętać trzeba o zakazie dyskryminacji i równym traktowaniu w zatrudnieniu. Tym samym zlecanie nadgodzin jednym pracownikom, a innym nie, rodzi kolejny obowiązek w postaci uzasadnienia wydawania poleceń pracy w nadgodzinach danym pracownikom, a innym nie, tym bardziej zatrudnionym na takich samych stanowiskach.
I kolejna kwestia, to traktowanie nadgodzin jako formę premii. Zdarza się, że część pracodawców dodatkowo nagradza pracowników, którzy wyrabiają więcej nadgodzin. To błędne rozwiązanie działające niekorzystnie na zaangażowanie pracowników, którzy swoją pracę wykonują na wysokim poziomie, ale nie chcą lub nie mogą pracować w nadgodzinach.
Czy w związku z tym stosować nadgodziny ? Odpowiedź brzmi tak, ale tylko jeśli faktycznie jest to niezbędne i wynika z nieoczekiwanych potrzeb, nie traktować nadgodzin jako normę, a już tym bardziej jako formę premii.
