Polski Ład 2.0, czyli kolejne zmiany
Na początku roku dużo mówiliśmy o Polskim Ładzie, który wstrząsnął również działami HR, a także był źródłem nowych obowiązków. Nieoczekiwane i nagłe zmiany przepisów uniemożliwiały zaplanowanie i przygotowanie się do nowych zadań. Z zawiłością nowych przepisów, szybkością ich wprowadzania oraz legislacyjnym bałaganem mierzyli się wszyscy tj. księgowi, HR-owcy, kadrowi, prawnicy i doradcy podatkowi. Gdy już ogarnęliśmy te zmiany, na horyzoncie pojawia się Polski Ład 2.0, który obowiązywać ma od 01 lipca 2022.
Jak się przygotować do kolejnych zmian, co się zmieni i jak przygotować do nich organizację ?
Polski Ład 2.0 zakłada likwidację ulgi dla klasy średniej, która wprowadzona została od początku roku. Zakłada również zniesienie odroczenia terminu poboru podatku, czyli podwójnego obliczania zaliczek na podatek według przepisów z 2021 i 2022 roku. Tzw. ulga PIT-2 zmniejszona zostanie do kwoty 300 zł oraz od 2023 roku możliwe ma być składanie tego oświadczenia w tym samym czasie do nawet trzech pracodawców. Najistotniejsza zmiana to zmniejszenie podatku z 17 do 12%.
Czy kolejne zmiany będą korzystne i naprawią wady Polskiego Ładu 1.0 ? Przekonamy się o tym na przełomie lipca/sierpnia, a więc w samym środku sezonu urlopowego.
Jak przygotować się do zmian? Nie mamy pewności, czy obecny projekt przyjęty już przez Sejm znajdzie się finalnie w przyjętej ustawie, czy nie będzie kolejnych zmian. Z całą pewnością najistotniejszą kwestią będzie ponowna aktualizacja oprogramowania kadrowo-płacowego, przygotowanie się pracowników działów kadrowo-płacowych do zmienionych obowiązków oraz kolejnych pytań od pracowników. W tym miejscu skupmy się właśnie na kwestiach informacyjno-edukacyjnych pracowników przedsiębiorstwa.
Czy firma ma obowiązek informowania i edukowania pracowników w tym zakresie?
Patrząc na obowiązujące przepisy odpowiedź brzmi: nie, jednak nie do końca, albowiem pracodawca ma obowiązek na żądanie pracownika udostępnić mu wszelką dokumentację dotyczącą np. jego wynagrodzenia oraz prawidłowo dokonać wszelkich obliczeń w związku z obowiązkami ciążącymi na nim jako płatnika. Powoduje to, że pośrednio taki obowiązek tym samym istnieje. Bez względu na prawo, w sprawnie działającej organizacji pracownicy powinni być informowani tak istotnych zmianach. Istotnych, gdyż wpłyną na ich wynagrodzenia. Właściwy, przejrzysty przepływ informacji na linii pracodawca - pracownik to podstawa. Rolę pracodawcy wypełniają tutaj działy HR. Jak zatem informować pracowników aby przekaz był czytelny, zrozumiały i sprawny, tak aby w jak najmniejszym stopniu zakłócał pracę działów kadrowo-płacowych ? Przekaz przede wszystkim musi być zwięzły i możliwy do zrozumienia przez osoby, niezajmujące się na co dzień podatkami. Forma przekazu zależy od przyjętych kanałów komunikacji w firmie. Aby był on najmniej obciążający wskazane jest wykorzystanie elektronicznych kanałów wewnętrznych. Przekaz może mieć formę instrukcji, wyjaśnień, informacji, komunikatów, etc. Z całą pewnością skierowany do pracowników przekaz wywoła liczne zapytania ze strony pracowników. Ważne jest aby pracownicy wiedzieli kiedy, jak często i do kogo kierować się z wątpliwościami. Może to być pracownik działu HR (w tym kadr i płac) lub kierownik/menedżer danej komórki, lub inna wyznaczona osoba. Ważne jednak aby ta osoba potrafiła udzielić informacji, dlatego najczęściej będzie to pracownik z działu HR. Początkowo tych pytań będzie więcej, jednak z czasem ich liczba zacznie maleć. Dzięki nawet krótkiej "kampanii informacyjnej" znacznie zmniejszy się liczba nieporozumień, czy negatywnych emocji u zaskoczonych swoją wypłatą pracowników. Kiedy zacząć informować? Optymalnym momentem jest podpisanie zmian przez Prezydenta. Wtedy najlepiej uruchomić kanał informacyjny.
Na koniec kwestia ewentualnego szkolenia, czy zebrania z pracownikami. Ma to również swoje plusy. Przede wszystkim w firmie, w której wykorzystanie kanałów elektronicznych nie jest stosowane. Na takich spotkaniach można krótko wyjaśnić zachodzące zmiany i przekazać szereg informacji ogólnych. W tym miejscu właśnie się zatrzymajmy. Podczas takich zebrań/spotkań nie wolno poruszać i omawiać indywidualnych przypadków, nawet w formie odpowiedzi na pytania pracowników. RODO i przepisy wewnątrzzakładowe będą tutaj zdecydowanie blokować takie działania, a ich złamanie oznacza naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
