Decyzja o przekazaniu obsługi kadrowo-płacowej jednostce zewnętrznej lub decyzja o zmianie dostawcy tych usług zawsze wiąże się z licznymi wątpliwościami i obawami. Z partnerem biznesowym zajmującym się payrollem najczęściej wiążemy się na dłuższy okres czasu, dlatego wybór właściwej firmy powinien być dobrze przemyślany. W niniejszym artykule odpowiemy na pytania, które często zadają nam Klienci szukający dostawcy usług kadrowo-płacowych. Zapraszamy.

Na takie pytania znajdziecie odpowiedź:

Jak wdrożyć outsourcing kadrowo płacowy — krok po kroku?
Na czym polega outsourcing kadr i płac?
Pełen czy częściowy outsourcing? Jaki wybrać?
Outsourcing kadrowo płacowy — jakie są wady i zalety?
Co brać pod uwagę podejmując decyzję o współpracy z nowym dostawcą usług payroll?
Usługi kadrowo-płacowe czy biuro rachunkowe? Dla kogo jakie rozwiązanie?
Ile kosztuje outsourcing kadrowo-płacowy?
Co jest tańsze? Wewnętrzny dział kadrowo-płacowy czy usługi kadrowo-płacowe?
Usługa payroll a odpowiedzialność przed urzędami?

Na czym polega outsourcing kadr i płac?

Prowadzenie kadr i naliczanie wynagrodzeń to obowiązek każdego pracodawcy. Nie jest to zadanie, które bezpośrednio przyczynia się do wzrostu przychodów przedsiębiorstwa i często postrzegane jest jako przykra konieczność — zwłaszcza, że obarczone jest ryzykiem prawnym i finansowym. W zależności od wielkości organizacji kadrami i płacami może się zajmować księgowa, kadrowa, specjalista ds. płac, sam właściciel czy też główna osoba zarządzająca.

Prawidłowość prowadzenia polityki kadrowo-płacowej podlega kontroli przez szereg instytucji, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy, ZUS czy Urząd Skarbowy. Niestety w Polsce prawo pracy oraz przepisy podatkowe i te z obszaru ubezpieczeń społecznych nie należą do najłatwiejszych. Bardzo łatwo o pomyłkę, przeoczenie zmiany prawnej, zapomnienie o jakimś obowiązku lub zastosowanie błędnej interpretacji przepisów.

Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest outsourcing kadrowo-płacowy. Oznacza przekazanie całości lub części funkcji kadrowo-płacowej zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie. Taka firma staje się partnerem biznesowym w obszarze tzw. twardego HR. Jak działa? Po otrzymaniu od nas (Klienta) niezbędnych danych (kogo zatrudniamy, kogo zwalniamy, ile kto przepracował w danym okresie, czy był na urlopie, chorobowym itd…) taki partner może dla nas m.in.:

- przygotować dokumentację kadrowo—płacową,

- naliczyć wynagrodzenia,

- rozliczyć czas pracy,

- administrować PPK,

- prowadzić akta osobowe pracowników,

- sporządzić deklaracje dla Urzędów Skarbowych, ZUS, PFRON…

A co najważniejsze, taki zewnętrzny dział kadr i płac trzyma rękę na pulsie i na bieżąco sprawdza, co się zmieniło w przepisach. Dlaczego? Ponieważ dla niego naliczanie płac jest tzw. core business, czyli głównym obszarem specjalizacji, a nie dodatkowym, nieprzyjemnym obowiązkiem.

Co jest tańsze? Wewnętrzny dział kadrowo-płacowy czy usługi kadrowo-płacowe?

To kluczowe pytanie, jedno z najczęściej zadawanych przez naszych Klientów. Odpowiedź nie jest tak oczywista. Wszystko zależy od tego, co i jak liczymy. Czy utrzymywanie działu kadr i płac jest opłacalne? Czy alternatywa w postaci outsourcingu jest korzystniejsza finansowo?

Patrząc z punktu widzenia kosztów, warto przeanalizować dokładnie sytuację przedsiębiorstwa oraz oszacować w złotówkach zasoby wykorzystywane, by skutecznie realizować funkcję kadrowo-płacową wewnętrznie.

Dla przykładu weźmy średnie przedsiębiorstwo produkcyjne, zatrudniające 100 osób. Do kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej organizacja zatrudnia 1 specjalistę. Szacunkowe koszty utrzymania takiego 1-osobowego działu przedstawia poniższa tabela:

Jak wynika z powyższej tabeli, w 100-osobowym przedsiębiorstwie szacunkowy roczny koszt utrzymania 1-osobowego działu kadr i płac wynosi 109 093 zł.

Przyjrzyjmy się przykładowej ofercie outsourcingu kadrowo-płacowego. Przyjmując średnią wysokość stawki za obsługę 1 osoby 65,00 zł, roczny koszt payrollu dla 100-osobowego przedsiębiorstwa wyniesie: 65,00 zł x 100 osób = 6500,00 zł x 12 mc = 78 000,00 zł.

W takim układzie jak powyżej opłacalny bardziej jest outsourcing kadrowo płacowy.

Jak zinterpretować wyniki takiego podsumowania? Z pomocą przyjdzie nam poniższe zestawienie. Jeśli z wyliczeń wychodzi, że:

Nawet jeśli koszty outsourcingu są zbliżone lub nieznacznie wyższe, to i tak warto rozważyć przeniesienie kadr i płac do dostawcy zewnętrznego. Minimalizujemy wówczas ryzyko biznesowe z tytułu błędów. Co więcej, nie tracimy czasu poświęcanego na problemy w obszarze kadr i płac, jak również unikamy ryzyka luki kadrowej, związanej z zatrudnianiem tylko jednej osoby.

Jeśli z wyliczeń wychodzi, że przedsiębiorstwo taniej realizuje funkcje kadrowo-płacowe niż zrobiłaby to firma outsourcingowa to brawo! Jeśli jednak okazuje się, że koszty wewnętrznego działu kadr i płac/specjalisty są znacznie niższe od kosztów outsourcowania, to powinien być to sygnał ostrzegawczy.

Bardzo niskie koszty utrzymania działu kadrowo-płacowego oznaczać mogą dwie rzeczy:

albo nie zostały uwzględnione wszystkie koszty pośrednie i bezpośrednie (wskazane jest ponowne przeliczenie kosztów z uwzględnieniem wszystkich nakładów),
albo przedsiębiorstwo tak mało płaci specjalistom i oferuje tak ubogie warunki pracy, że pojawia się ryzyko odejścia pracowników (co najczęściej ma miejsce w najmniej oczekiwanym i najbardziej niedogodnym dla firmy momencie).

Usługi kadrowo-płacowe czy biuro rachunkowe? Dla kogo — jakie rozwiązanie?

Przyjrzeliśmy się ponoszonym przez nas kosztom i z naszych kalkulacji wyszło, że zdecydowanie tańszym rozwiązaniem będzie outsourcing payroll. Pojawia się pytanie — komu powierzyć nasze sprawy kadrowo-płacowe? Zasada jest prosta. Im większy przedsiębiorca, tym bardziej wyspecjalizowane organy/osoby powinny się zajmować kadrami i płacami. To jest pierwszy czynnik, jaki warto wziąć pod uwagę, podejmując decyzję, kto i jak będzie się zajmował twardym HR w przedsiębiorstwie.

Mikro i mały przedsiębiorca nie ma specjalnie zaawansowanych potrzeb, dlatego też funkcję kadrowo-płacową może pełnić księgowa lub zewnętrzne biuro rachunkowe. Decydując się na taki wybór, warto pamiętać, że nie jest to rozwiązanie idealne dla biura rachunkowego, ponieważ prowadzenie twardego HR jest działalnością dodatkową, a nie głównym obszarem działań.

W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw dobrym rozwiązaniem jest posiadanie własnego działu kadrowo-płacowego (lub specjalisty) albo korzystanie z zewnętrznego dostawcy, specjalizującego się w tego typu usługach. Rzadko zdarza się, by większe przedsiębiorstwa wybierały dostawcę niespecjalizującego się w danej usłudze, gdyż wiąże się to ze zbyt dużym ryzykiem.

Obok wielkości przedsiębiorstwa, drugim czynnikiem decydującym o wyborze realizatora usług kadrowo-płacowych jest fluktuacja w przedsiębiorstwie. Liczba zatrudnianych i zwalnianych pracowników lub też takich, którym często zmieniają się umowy (przedłużenia, awanse), jest zagadnieniem istotnie wpływającym na obsługę kadrowo-płacową. Z każdym pracownikiem związany jest ruch w dokumentacji oraz obowiązki prawne. Nie chodzi tu tylko o nawiązanie czy rozwiązanie stosunku pracy, ale też o politykę urlopową, ekwiwalenty, PFRON. Im większa fluktuacja pracowników, tym większego stopnia specjalizacji powinniśmy wymagać od realizatora payrollu.

Na koniec trzeci czynnik, który sprawia, że prowadzenie kadr i płac może stanowić wyzwanie: systemy czasu pracy, w ramach których pracują zatrudnieni w przedsiębiorstwie ludzie. Im więcej systemów czasu pracy, tym silniejszym zespołem ekspertów warto się wspierać.

Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, warto przeanalizować, z jakim partnerem chcemy współpracować. Z biurem rachunkowym, które usługę kadrowo-płacową robi niejako „przy okazji"? Z biurem rachunkowym, które ma wewnętrznie wydzieloną strukturę/specjalistę zajmującego się tylko kadrami i płacami? A może z wyspecjalizowaną firmą, której działalność koncentruje się tylko i wyłącznie na kadrach i płacach?

Co brać pod uwagę, podejmując decyzję o współpracy z nowym dostawcą usług payroll?

Decyzja o nawiązaniu współpracy z firmą outsourcingową z obszaru payrollu lub decyzja o zmianie dostawcy jest porównywalna ze zmianą np. ulubionego samochodu, lub ubrania. Niby stary jeszcze jest dobry, spełnia swoją funkcję, przyzwyczailiśmy się i mamy mnóstwo wspomnień z nim związanych, ale z drugiej strony też widzimy, że czas świetności ma za sobą i za chwilę auto zacznie się psuć, a w ubraniu zaczną się robić trudne do zamaskowania dziury.

Zmianę warto wcześniej przemyśleć i z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować. Zanim jeszcze auto stanie na środku autostrady, a dziura w garniturze pojawi się podczas spotkania z kluczowym klientem. Ze zmianą dostawcy usług kadrowo-płacowych jest podobnie. Przyzwyczajenie, wygoda, nawyki, ustabilizowany cykl, a wielokrotnie też zaufanie, czy personalne i bliskie relacje powodują, że trudno się jest zmierzyć z tą myślą. Jednak… warto! Im wcześniej zrobimy sobie przegląd i zaczniemy działać, tym tańsze będzie nowe wdrożenie. Zmiana usługodawcy nie odbywa się z dnia na dzień, wymaga okresu przejściowego, który może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Potrzeba czasu, aby ustawić system, sprawdzić poprawność i sprawność jego działania. Wdrażanie usługi kadrowo-płacowej na szybko to zdecydowanie dużo większy koszt, związany z możliwością wystąpienia błędów.

Jest kilka wartości, o jakie trzeba pytać, nawiązując relację z nowym lub pierwszym usługodawcą z obszaru kadr i płac:

Jakość — zapytajmy, czy i jakie standardy jakości są wdrożone w firmie? Nie każdy dostawca posiada np. certyfikat ISO, który sam w sobie już potwierdza jakość.
Zaufanie — poszukajmy informacji i opinii o usługodawcy, sprawdźmy referencje. W biznesie zaufanie jest fundamentem dobrych relacji. Mówimy tu zarówno o zaufaniu do człowieka, marki oraz wiedzy ludzi tam pracujących, jak też o tym, w jakim stopniu dany dostawca cieszy się też zaufaniem innych klientów.

Relacje — powinny nas interesować nie tyle relacje z handlowcami lub właścicielami firm (te na co dzień zwykle są dobre, a nawet bardzo dobre), co relacje z osobami operacyjnymi. Zwróćmy uwagę, jak bardzo komunikatywne i skłonne do współpracy są osoby, z którymi na co dzień będą się kontaktować nasi pracownicy.
Elastyczność — czyli jak nasz partner w biznesie jest w stanie dostosować swoje procedury do potrzeb i specyfiki naszego przedsiębiorstwa.

Łatwość w korzystaniu z usług — poznamy ją po kanałach komunikacji, sposobach przesyłania dokumentacji, możliwości wglądu w kluczowe dane, a także w kontakcie osobistym z pracownikami. Tym, czego powinniśmy oczekiwać i co ważne, jest responsywność i proaktywność partnera w reagowaniu na zapytania i potrzeby klienta.

Wiarygodność i wiedza ekspercka — we współpracy z dostawcą usług chcemy polegać na jego wiedzy, chcemy mieć pewność, że partner ciągle swoją wiedzę poszerza i pogłębia. Jest to ważne dla naszego poczucia bezpieczeństwa. Poziom wiedzy eksperckiej poznamy m.in. po tym, że partner zadaje pogłębione pytania o konkretną sytuację i nie poprzestaje na ogólnej odpowiedzi, czy też nie pozostawia nas z magicznym „to zależy…”.

Przepustowość — brzmi jak specyfikacja maszyny, ale ma też z nią wiele wspólnego; określa to, jakie są moce przerobowe wybranego partnera. Nie sztuką jest sprzedać, a później zatrudnić „stażystów” do obsługi, ale czy to będzie profesjonalne? Przepustowość wpływa na poczucie bezpieczeństwa usługobiorcy, a także na stabilności zlecanego procesu.

Ktoś może zadać pytanie „A cena”? Czy cena jest ważna w podejmowaniu decyzji o współpracy? Oczywiście, że tak. Cena ma ogromne znaczenie. Jednak warto pamiętać o 2 zasadach:

najniższa cena jest gwarancją tego, że powyższych wartości nie otrzymamy od dostawcy,
najwyższa cena jest gwarancją, że kupujemy dostawcę, który się ceni, choć nie zawsze wiadomo, czy to, co stoi za tą ceną, jest w naszym biznesie potrzebne.

Ile kosztuje outsourcing kadrowo-płacowy?

Przy rozliczeniach usług kadrowo-płacowych należy wziąć pod uwagę kilka składników, jakie mogą się składać na ostateczny koszt:

Koszt za 1 pracownika na liście płac, czyli najczęstszy przelicznik. UWAGA! Im wyższa rotacja, tym więcej się płaci. Przedsiębiorco! Jeśli masz dużą rotację, to warto równolegle się nią zająć.
Na koszt wdrożenia usługi składają się: koszt integracji baz danych i koszt audytu początkowego.
Audyt początkowy pokaże, jaki jest stan wyjściowy i jak dana usługa powinna być realizowana, biorąc pod uwagę specyfikę danego przedsiębiorstwa. Część dostawców rezygnuje z tego etapu, bo też klienci nie chcą płacić za taką usługę. Trzeba sobie uczciwie powiedzieć, że ta praca i tak jest do wykonania. Żaden poważny dostawca nie rozpocznie pracy bez zapoznania się ze stanem faktycznym i ustaleniem, na jaką minę może się natknąć. Koszt ten jest albo uczciwie pokazany na początku, albo bywa ukryty w licznych opłatach późniejszych.
Koszt oprogramowania może też być kosztem dodatkowym. Z reguły dostawca pracuje na swoim systemie payroll, jednak jego udostępnianie pracownikom klienta (np. w postaci tzw. Pulpitów kierowników czy pracowników) może stanowić dodatkowy koszt. Jest to zależne od systemu, na jakim pracuje dostawca.
Koszt dodatkowego doradztwa są dostawcy, którzy wliczają ten koszt w podstawową usługę, są też dostawcy, którzy liczą za każda dodatkową godzinę doradztwa. Warto pamiętać, iż chodzi tu o doradztwo w obszarze kadr i płac, a nie obsługi systemu IT czy też np. znajomości excela. Niestety, bardzo często tak się zdarza, że od dostawcy oczekuje się uzupełnienia luk kompetencyjnych pracowników klienta z obszarów znacznie przekraczających wiedzę o kadrach i płacach.
Dyżury u klienta, czyli częstotliwość wizyt specjalistów w siedzibie klienta. Ich liczba może wpływać na ostateczny koszt usługi. Takie spotkania są konieczne. Jest to związane również z rotacją, z procedurami onboaridngu/offboardingu, ale także z przyzwyczajeniami pracowników klienta. Pracownicy często potrzebują wyjaśnień odnośnie wynagrodzeń, zwłaszcza jeśli polityka płacowa jest niejasna lub często się zmienia.
Dodatkowe listy płac. Niektórzy dostawcy limitują swoją usługę liczbami list płac. Każda dodatkowa lista płac poza umówioną może oznaczać dodatkowy koszt.
PFRON — odpisy z PFRON są z reguły dodatkową usługą i nie wchodzą w skład regularnego payroll.

Ostateczny koszt outsourcingu będzie zależał od wzajemnych uzgodnień oraz potrzeb. Dlatego warto z wyprzedzeniem podejmować rozmowy z potencjalnym dostawcą, przeprowadzić audyt początkowy oraz poznać nawzajem własne potrzeby, zasoby oraz oczekiwania.

Pełen czy częściowy outsourcing? Jaki wybrać?

Outsourcing usług payroll nie zawsze oznacza przeniesienie całości usług kadrowo-płacowych „na zewnątrz”. Możliwe są różne opcje — np. przeniesienie tylko kadr/ tylko płac czy powierzenie zewnętrznemu dostawcy rozliczania wybranej grupy pracowników (np. kadr managerskiej).

Rozważmy to na przykładzie konkretnej firmy. Zakład produkcyjny zatrudnia 600 osób, z czego 450 osób to pracownicy produkcyjni, 50 osób kadra managerska, a pozostałe 100 to pracownicy administracyjni. Firma należy do grupy kapitałowej i cała kadra managerska ma bardzo specyficzny system wynagrodzenia, uzależniony od ustaleń spółki matki. Dodatkowo wynagrodzenia kadry managerskiej objęte są ścisłą tajemnicą. W grupie pracowników produkcyjnych natomiast panuje dość duża rotacja i są oni zatrudniani na krótkie okresy.

Klient zdecydował się na korzystanie z częściowego outsourcingu, czyli:

Payroll kadry managerskiej realizuje osobny dostawca, niezależny od innych usługodawców.
Payroll pracowników administracyjnych w pełnym zakresie (czyli i kadry i płace) realizuje firma zewnętrzna.

W przypadku pracowników produkcyjnych płace realizuje firma zewnętrzna jako outsourcing płacowy, zaś obsługę kadrową robią pracownicy wewnętrzni. Pracownicy wewnętrzni, zajmujący się obsługą kadrową, są jednocześnie w trakcie wdrażania zaawansowanego programu naprawczego mającego na celu zmniejszenie rotacji, dlatego ich obecność w procesie ma duże uzasadnienie.

Zastosowany model hybrydowy w przypadku tego przedsiębiorstwa pozwala pogodzić interesy wszystkich stron, a jednocześnie optymalnie wykorzystać zasoby wewnętrzne.

Outsourcing kadrowo płacowy — jakie są wady i zalety?

Usługa payroll a odpowiedzialność przed urzędami?

Zgodnie z przepisami prawa odpowiedzialność za prawidłową obsługę kadrowo-płacową ZAWSZE ponosi pracodawca. Jednakże w przypadku delegowania usługi na podmiot zewnętrzny, jeżeli został przez niego popełniony błąd w zakresie wydelegowanych zadań — można pociągnąć go do odpowiedzialności.

Poniżej 3 przykłady:

Pracownik został zwolniony, przed zwolnieniem nie wykorzystał całego należnego mu urlopu. Na podstawie informacji przekazanych przez klienta dostawca usług kadrowo-płacowych naliczył pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Informacje były prawidłowe. Jednakże dostawca się pomylił i pracownik zakwestionował sposób wyliczenia, odwołując się do Sądu Pracy. Błąd jest po stronie dostawcy (błąd w obliczeniach) i to on ponosi konsekwencje.
Pracownik został zwolniony. Klient przekazał dostawcy usług kadrowo-płacowych informacje odnośnie trybu rozwiązania stosunku pracy, przyczyn, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, etc. Na podstawie tych informacji dostawca usług kadrowo-płacowych przygotował dokumenty do rozwiązania stosunku pracy. Pracownik się odwołał do Sądu Pracy z powodu niewłaściwego trybu rozwiązania umowy. Odpowiedzialność leży po stronie pracodawcy (przekazał niewłaściwe dane), to on płaci za ten błąd.
Klient zmienił dostawcę usług kadrowo-płacowych rok temu. Dziś przyszła do klienta kontrola z ZUS, która zidentyfikowała nieprawidłowości dokonane 3 lata temu przez starego dostawcę i nakazała korekty. ZUS nałożył także mandat karny. Nowy dostawca nie ponosi odpowiedzialności, nie płaci kary. Ma prawo też obciążyć klienta kosztami korekt nakazanych przez ZUS. Klient zaś ma prawo regresu na starego dostawcę i pociągnięcie go do odpowiedzialności. W tym przypadku warto zwrócić uwagę na szczególne zapisy na poziomie umów.

Podsumowując, odpowiedzialność za outsourcing kadrowo-płacowy spoczywa na dostawcy od momentu dostarczenia przez klienta danych wejściowych. Dostawca bazuje na informacjach klienta i nie może brać odpowiedzialności za prawidłowe ich zgromadzenie. Błędy wynikające z błędnie wygenerowanych i przekazanych przez klienta informacji, nawet jeśli skutkują błędami w procesie naliczania wynagrodzeń i tak będą odpowiedzialnością klienta.