Jak wdrożyć outsourcing kadrowo płacowy - krok po kroku?

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego to wyzwanie, do którego należy się dobrze przygotować. W tym przygotowaniu pomocna będzie ściąga, którą dla Państwa przygotowaliśmy.

Unsplash/Israel Andrade

Analiza kosztów… i nie tylko! Początkiem drogi powinna być dogłębna analiza obszarów, jakie planujemy oddelegować. Tym obszarom należy się dobrze przyjrzeć - pod kątem głównie kosztowym, ale też funkcjonalnym i technicznym

Świadomość, jakie koszty bezpośrednie i pośrednie są ponoszone w związku z realizacją funkcji kadrowo-płacowej samodzielnie przez organizację to jeden aspekt. Warto rzetelnie, przez pryzmat przynajmniej 1 roku przeanalizować wszystkie koszty. 

Do kosztów bezpośrednich wliczają się najcześciej: wynagrodzenie pracowników wraz z benefitami, licencje, oprogramowania, koszty szkoleń. Do kosztów pośrednich natomiast zaliczyć można: obsługę administracyjną stanowisk kadrowo - płacowych, koszty rekrutacji,  utrzymanie tych stanowisk poza kosztami wynagrodzenia, koszty czasu pracy managerów zarządzających tymi stanowiskami, serwer i obsługa IT itp…

Oprócz kosztów, analiza powinna także objąć aspekt techniczny obsługi kadrowo-płacowej przez dział wewnętrzny. Na jakim oprogramowaniu odbywa się cała działalność? Kiedy były robione aktualizacje? Jak wygląda współpraca z dostawcą oprogramowania i jaki jest serwis? Jak sprawnie nasz wewnętrzny dział IT rozwiązuje trudności pojawiających się w procesie? To tylko niektóre aspekty, którym należy się przyjrzeć. 

Ostatnim z głównych obszarów do rozważenia jest pytanie - jaką funkcję pełni obsługa kadrowo - płacowa w organizacji? Odpowiedź na to pytanie warto przeanalizować w kontekście zamierzeń i planów strategicznych. 

Na ile pracownicy są zadowoleni z obecnej obsługi? Co cenią sobie szczególnie?

Co nie działa? Jakie są oczekiwania pracowników i kadry managerskiej? 

Na ile sprawnie i bezbłędnie jest obecnie realizowana ta funkcji? 

Jaka jest sytuacja personalna oraz ewentualna zastępowalność w dziale kadrowo-płacowym?

Jakie zadania realizowane przez kadry i płace są szczególnie ważne dla pracowników, dla managerów?

Jakie zadania realizowane przez kadry i płace są szczególnie powiązane z zamierzeniami strategicznymi w najbliższej przyszłości? W jaki sposób mogą je wspierać?

Ponownie - to tylko część pytań, na jakie należy sobie odpowiedzieć przed wdrożeniem outsourcingu payroll. Z doświadczenia wiemy, iż w pierwszej kolejności klienci zwracają uwagę na część kosztową. Jest ona oczywiście ważna, jednak zwykle powodzenie outsourcowania danego procesu zależy bardziej od analizy funkcjonalnej oraz technicznej.  

Opracowanie listy zadań, jakie planuje się outsourcować wraz z oszacowaniem ryzyka

Warto się zastanowić, jakie zadania organizacja chce zostawić sobie do realizacji, a jakie zadania chce delegować i mieć szczególną kontrolę nad nimi. 

Na tym etapie polecamy zmapowanie procesu w szczegółach, a następnie określenie dla każdego kroku ewentualne ryzyka czy potknięcia, które mogą mieć wpływ na powodzenie procesu. To pozwoli przygotować się do mądrego wyboru partnera biznesowego i zadawaniu mu celnych pytań. 

Przygotowanie analizy SWOT - bilansu zysków i ryzyka

Całościowe spojrzenie na zagadnienie jest bezcenne. Zwłaszcza, jeśli udział w analizie bierze więcej interesariuszy niż tylko podmiot bezpośrednio zaangażowany w proces zmiany. 

Opracowanie listy kryteriów i oczekiwań od dostawcy: wyszczególnienie nie tylko tego, co chcemy oddelegować, ale też - jak chcemy z nim pracować; określenie warunków serwisu

Opisana we wcześniejszych krokach analiza i płynące z niej wnioski dadzą podstawę do zebrania listy kryteriów, jakie ma spełnić dostawca wraz z określeniem wagi tych kryteriów. Określenie wagi poszczególnych wymagań oraz głównego priorytetu jest kluczowe - bez tego nasza lista kryteriów będzie po prostu listą życzeń. W dodatku może się okazać, że jedynym podmiotem deklarującym spełnienie wszystkich pozycji z listy będzie najdroższy dostawca, podczas gdy ostatecznie wyjdzie, że nie wszystko, co na liście było nam w ogóle potrzebne.

Przeprowadzenie audytu

Przechodząc przez poprzednie cztery kroki użyliśmy takich narzędzi do analizy, jak: listy sprawdzające, mapowanie procesu, SWOT… Są to typowe narzędzie do audytu. Czy mamy już więc audyt za sobą? Nie do końca - dla skuteczności audytu istotne jest, kto go przeprowadza. Najskuteczniejszy audyt jest wtedy, gdy realizuje go podmiot/osoba zupełnie niezależna i nieuwikłana w bieżące problemy i bieżący kontekst. Podmiot taki ma zdolność zadawania pytań, na jakie sami byśmy nie wpadli, a także na patrzenie na zagadnienie zupełnie z innej perspektywy.

Jeśli przedsiębiorstwo ma na pokładzie audytora wewnętrznego, który nie pracuje operacyjnie i nie bierze udziału w codziennych sprawach firmy - wówczas można z powodzeniem taki audyt przeprowadzić (pod warunkiem oczywiście, że audytor posiada kompetencje do audytowania tego obszaru). 

Natomiast jeśli audyt jest przeprowadzany przez pracownika kadr i płac, przez managera zarządzającego danym obszarem, przez dyrektora finansowego i specjalistę IT - to niestety takie działania nie są jeszcze audytem. Schematy poznawcze, błędy poznawcze, jakie są przypisane do tych osób ( jak np. efekt ojcowski, obawa przed oceną, racjonalizacje) będą zniekształcały wyniki i obraz. W takiej sytuacji lepiej skorzystać z pomocy osoby z zewnątrz, która też czasem będzie miała większą odwagę do zadawania trudnych pytań. 

Wstępny wybór dostawcy

Określenie kryteriów to także materiał do selekcjonowania dostawców. Dostawców usług jest wielu, a zdalne prowadzenie procesów dodatkowo rozszerzyło zakres i możliwości współpracy z partnerem biznesowym, który ma siedzibę w innej miejscowości niż klient. 

Czym się warto kierować przy szukaniu partnerów biznesowych? Zgromadziliśmy kilka wskazówek, które pomogą w selekcji potencjalnych dostawców:

„Nie zawsze ten, który na stronie ma kalejdoskop logo klientów będzie dobrym dostawcą”.

„Nie zawsze ten, który ma 20 lat doświadczenia będzie się starał i dopasowywał do klienta, czasem nowicjusz będzie miał większą elastyczność”.

„Nie zawsze najtańszy oznacza najlepszy. Niska cena jest zawsze kosztem czegoś, na czym może nam zależy”

„Nie zawsze najdroższy gwarantuje najwyższą jakość”

„Nie zawsze rozpoznawalna marka równa się dobra współpraca”

W tej branży liczy się tylko człowiek, z jakim się będzie współpracować. Czy ma wiedzę i umiejętności, i czy potrafi je udokumentować? Czy będziemy się dobrze dogadywać? Czy ten partner będzie wspierał mój biznes i będzie się starał go zrozumieć? 

Zrozumienie biznesu klienta przez długodystansowego partnera jest niezbędne do utrzymania proaktywnej postawy względem wyzwań pojawiających się w danym obszarze.

Podpisanie umowy

Przeprowadziliśmy analizę, wybraliśmy dostawcę, czas na podpisanie umowy. Jest kilka obszarów, które umowa powinna omawiać, by współpraca była owocna:

• Zakres odpowiedzialności obu stron - ustalenie obszarów odpowiedzialności outsourcera

• Sposoby zachowywania poufności danych i bezpieczeństwa informacji, zarówno kanałów przesyłania informacji, ale także sposobu monitorowania

• Zakres świadczonych usług - im dokładniejszy, tym lepiej, np. check-lista

• Zakres i warunki realizowania usług dodatkowych, które podlegają dodatkowej opłacie

• Miejsce świadczenia usług

• Termin rozpoczęcia świadczenia usług - i tym samym przejęcia odpowiedzialności

• Harmonogram wykonywania zadań i kluczowe daty

• Wysokość honorarium, zapisy o odsetkach, karach umownych

• Czas obowiązywania umowy

• Warunki rozwiązania umowy wraz z kosztem wyjścia z współpracy

• Klauzula o sposobach rozstrzygania sporów

• Klauzula o lojalności - zakazie zatrudniania pracowników drugiej strony

• Warunki wprowadzania zmian w umowie, aneksowania, czy też renegocjowania

Pierwsze miesiące wdrożeniowe

W przypadku usług kadrowo-płacowych minimalny okres wdrożenia wynosi 3-6 miesięcy. Jest to dość długi okres, w czasie którego strony uczą się siebie nawzajem, odkrywają swoje potrzeby odnośnie serwisu, rozumienia wzajemnie przesyłanych dokumentów. Przykładowo - specyfika rejestrowania czasu pracy w danym przedsiębiorstwie oraz obyczaje w nim panujące wymagają zrozumienia przez specjalistę kadrowo płacowego, podobnie jak zrozumienie celów i szczegółów wypełniania dodatkowych zestawień finansowo - controllingowych. 

Jeśli audyt został pominięty lub przeprowadzony pobieżnie wdrożenie zajmuje więcej czasu, rosną koszty wdrożenia, nie wspominając już o napięciu emocjonalnym po każdej ze stron. 

Okres ten też jest najczęściej poświęcony na dogrywanie aspektów technicznych IT, stąd też współpraca z Działem IT w tym okresie jest kluczowa i dobrze by było, aby klient zabezpieczył dostępność specjalisty IT.  

Podsumowanie współpracy po zamkniętym roku i ustalenie warunków kontynuacji

Pełne wdrożenie kończy się po roku. Dlaczego dopiero wtedy? Gdyż część obowiązków kadrowo - płacowych jest wykonywana raz do roku - jak np. rozliczanie PIT. Dopiero po tym okresie warto usiąść ponownie do stołu i omówić przebieg dotychczasowej współpracy, a także po partnersku zaplanować obszary udoskonaleń na kolejny okres.