Wszystko, co chcesz wiedzieć o urlopie wypoczynkowym pracownika

Wakacje to najczęściej szczyt sezonu urlopowego i wzmożone zapotrzebowanie pracowników na urlopy. Jak prawidłowo ustalić wymiar urlopu? Jak go udzielać, planować, jak zaplanować pracę i jak oraz czy odwołać pracownika z urlopu? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w naszym artykule.

Dla wytrawnego kadrowca ustalenie i naliczenie urlopu nie stanowi wyzwania. Jednak nie każdy jest kadrowcem lub ma pod ręką takiego. Zagadnienie udzielania urlopu dotyczy przede wszystkim managerów i właścicieli przedsiębiorstw oraz wszystkich pracujących w mniejszych niż wielkie koncerny przedsiębiorstwach. 

Kto ma prawo do urlopu?  Wszyscy na umowie o pracę, czyli:

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje każdemu pracownikowi, którego łączy z pracodawcą stosunek pracy. Oznacza to, że przepisy prawa nie przewidują urlopów wypoczynkowych dla pozostałych form zatrudnienia tj. umów zleceń, umów o dzieło czy tzw. kontraktów B2B. Czy to oznacza, że osoby wykonujące pracę na podstawie takich umów nie mogą mieć wolnego? Na szczęście nie - strony tych umów mogą w warunkach współpracy przewidzieć dni wolne. Ważne, żeby zrobić to z należytą starannością - ustalenie wprost w treści samej umowy prawa do urlopu może stanowić jeden z argumentów do kwestionowania tej formy prawnej współpracy na rzecz przekształcenia jej w umowę o pracę. Jest to dość częsta praktyka ze strony ZUS czy PIP, które są (oprócz samych pracowników) głównymi stronami inicjującymi przekształcenie umowy.

Ile urlopu dla pracownika?  20 lub 26 dni, z małymi wyjątkami: 

Wymiar urlopu wypoczynkowego określony został w art. 154 KP. Z wyjątkiem kilku przypadków, wymiar urlopu dla pracownika wynosi 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym. Te wyjątki to między innymi: pracownicy niepełnosprawni, młodociani, nauczyciele (zatrudnieni na podstawie kart nauczyciela) czy osoby podejmujące pracę po raz pierwszy.

W przypadku tych ostatnich, w pierwszym roku kalendarzowym, w którym dana osoba podejmuje pracę (na umowę o pracę) po raz pierwszy w życiu, prawo do urlopu nabywa z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy jako 1/12 wymiaru rocznego, który w przypadku tych osób wynosi zawsze 20 dni.

Urlop w wymiarze 20 dni (oprócz nielicznych wyjątków) przysługuje każdemu pracownikowi, którego staż pracy łącznie z okresem nauki, o którym mowa w art. 155 KP wynosi mniej niż 10 lat. Z kolei urlop w wymiarze 26 dni przysługuje wszystkim pracownikom, których tzw. staż urlopowy wynosi co najmniej 10 lat. Okres nauki, jaki wlicza się do tego stażu, zależy od rodzaju ukończonej szkoły oraz okresu kształcenia. I tak, w przypadku szkół zawodowych wynosi 2-3 lata, szkół średnich 4-5 lat, szkoły policealnej 6 lat, szkoły wyższej (bez względu na stopień naukowy i ilość semestrów) 8 lat. Do stażu urlopowego nie wlicza się szkoły podstawowej oraz gimnazjalnej.

WAŻNE: okres nauki nie podlega sumowaniu! Oznacza to, że do stażu urlopowego przyjmuje się ukończoną przez pracownika szkołę, która „dodaje mu najwięcej”. Ponadto w przypadku jednoczesnego pobieraniu nauki i świadczenia pracy (np. studia zaoczne) do stażu urlopowego przyjmuje się tylko jeden z tych okresów - ten, który jest korzystniejszy dla pracownika.

W przypadku zatrudnienia na część etatu, ilość urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Aby prawidłowo ustalić wymiar urlopu, pracownik powinien przedłożyć pracodawcy kopie świadectw szkolnych, dyplomów i świadectw pracy, które z kolei powinny zostać zarchiwizowane w części A akt osobowych.

Wyjątki:

Pracownicy niepełnosprawni (zaliczeni do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności) mają zagwarantowany dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni w roku kalendarzowym. Urlop taki nalicza się oraz udziela na tych samych zasadach, co zwykły urlop wypoczynkowy. Co ważne - aby uzyskać dodatkowe dni konieczne jest przepracowanie okresu minimum jednego roku od momentu uzyskania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Kwestie urlopu dla osób niepełnosprawnych reguluje Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Pracownicy młodociani mają zagwarantowane prawo do urlopu w wymiarze 12 dni po pierwszych 6 miesiącach zatrudnienia oraz do kolejnych 26 dni po upływie 12 miesięcy. Oznacza to, że po roku pracy taki pracownik ma do dyspozycji 38 dni urlopu. Kolejny urlop wypoczynkowy osoba młodociana nabywa począwszy od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego po uzyskaniu najpierw tych 38 dni. Aby jeszcze nieco skomplikować temat - jeśli młodociany w którymś roku kalendarzowym zatrudnienia osiągnie 18 lat, to już za ten rok nabywa prawo do 20 dni urlopu (zamiast do 26 przewidzianych dla młodocianych). Te kwestie reguluje art. 205 KP.

W przypadku osób młodocianych inaczej wyglada też sprawa udzielania urlopów - ale to temat na inny artykuł. Jeśli chcesz już teraz dowiedzieć się więcej, zachęcamy do kontaktu.

Ile urlopu przypada w danym roku danemu pracownikowi? Proporcjonalnie do wykonywanej pracy, czyli…

Gdy ustalony już został wymiar urlopu należy prawidłowo obliczyć jego ilość, przypadającą do wykorzystania w danym roku. Zasadą jest, że prawo do urlopu na dany rok pracownik nabywa z dniem 1 stycznia każdego kolejnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak pracowników, którzy zostali zatrudnieni w trakcie roku lub którzy w dniu 1 stycznia byli nieobecni w pracy z powodów, które uzasadniają proporcjonalne obniżenie urlopu, i które wymienione zostały w art. 155(2) KP. (tj. urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, służba wojskowa, tymczasowe aresztowanie, odbywanie kary pozbawienia wolności, nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy). Aby możliwe było obniżenie urlopu z tych powodów, nieobecność musi trwać minimum 1 miesiąc kalendarzowy. W przypadku tych osób urlop wypoczynkowy w danym roku ustala się w sposób proporcjonalny, na zasadach określonych w Kodeksie Pracy. 

Przy ustalaniu urlopu dla nowego pracownika należy również pamiętać o konieczności zweryfikowania liczby dni urlopu wykorzystanych w tym samym roku u poprzedniego pracodawcy. Informacje tę znajdziemy w świadectwie pracy, wystawionym przez poprzedniego pracodawcę.

Zasada proporcjonalności urlopu dotyczy także osób kończących zatrudnienie. W takim przypadku urlop proporcjonalny ustala się w dniu rozwiązania umowy.

Kiedy i jak udzielić urlopu? Tu nie ma prostej odpowiedzi, gdyż….

Gdy już prawidłowo ustaliliśmy wymiar i i ilość urlopu dla pracownika, musimy wiedzieć, kiedy i jak go udzielać.

Nabyty urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany do końca roku kalendarzowego, za który przysługuje. Gdy jednak urlop nie zostanie wykorzystany, można skorzystać z art. 168 KP, który umożliwia wykorzystanie urlopu zaległego do dnia 30 września roku następnego. Każdy urlop niewykorzystany w danym roku, za który przysługuje (bez względu na powód jego niewykorzystania), z początkiem nowego roku staje się automatycznie urlopem zaległym.

Urlopu wypoczynkowego udziela się na wniosek pracownika w terminach ustalonych z nim indywidualnie lub w planie urlopów, jeśli taki jest tworzony. Urlop wypoczynkowy udzielany jest na dni zaplanowane w harmonogramie jako dni pracy, zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy. Urlop wypoczynkowy, choć jest udzielany na pełne dni, rozliczany jest godzinowo, co ma bardzo duże znaczenie w równoważnych systemach czasu pracy.

Czy muszę dać pracownikowi urlop w okresie wakacyjnym? Nie, albowiem….

Nie ma takiego obowiązku. Urlopu udziela się w terminie uzgodnionym lub zgodnie z planem urlopów. Pracodawca nie ma obowiązku udzielania urlopu w okresie, który wskazuje pracownik. Należy jednak brać pod uwagę przepisy o zakazie dyskryminacji w zatrudnieniu. Jak zatem udzielić urlopów, aby zachować ciągłość pracy i aby zrealizować uprawnienia pracownika do urlopu wypoczynkowego? Z reguły problem pojawia się w sytuacji wzmożonego zapotrzebowania na urlopy, czyli np. w wakacje. Może zdarzyć się, że w tym samym okresie o urlop poprosi większość lub nawet wszyscy pracownicy. Jak zatem postąpić w takiej sytuacji, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji? Komu udzielić urlopu we wskazanym, a komu w innym terminie? Aby uniknąć takich sytuacji warto planować dłuższe, najczęściej wakacyjne urlopy ze znacznym wyprzedzeniem, odpowiednio zaplanować pracę w firmie na ten okres, indywidualnie z pracownikami ustalić kwestie związane z urlopami, w ostateczności zapewnić zastępstwa lub przeprowadzić zmiany organizacyjne. 

Na pracodawcy ciąży obowiązek prawidłowej organizacji pracy oraz udzielania urlopów wypoczynkowych. To pracodawca narażony jest na sankcje karne za uchybienia w tym temacie. Dlatego wakacje to często trudny okres w firmach, które nie mogą pozwolić sobie na przestoje czy ograniczenie działalności w czasie urlopowym. Pracodawca musi pamietać również o innych aspektach, które - choć nie są unormowane w przepisach - mają istotne znaczenie. Jest to ewentualne niezadowolenie czy wręcz frustracja pracownika, któremu nie udzielono urlopu w okresie, o który ten wnioskuje. Dzieje się tak najczęściej w sytuacji, gdy pracownik nie może skorzystać z urlopu i wyjazdu wakacyjnego razem z rodziną. Fakt ten może mieć i bardzo często ma wpływ na zmniejszenie wydajności w pracy, a w skrajnej sytuacji prowadzi nawet do rezygnacji z pracy. Co zatem pracodawca może zrobić, aby nie narazić się na łamanie przepisów, ryzyko frustracji pracownika, czy przestój ekonomiczny? Odpowiednie planowanie urlopów, indywidualne podejście do pracownika, dodatkowe świadczenia, etc.

Gorszy lub podobny efekt jak do braku zgody na udzielenie urlopu, może mieć jego odwołanie. Pracodawca w sytuacjach wyjątkowych i uzasadnionych nieoczekiwanymi okolicznościami może odwołać pracownika z urlopu lub wycofać zgodę na jego udzielenie. Możliwość taką daje art. 167 KP. Przepis wprost nie wskazuje, jakie okoliczności uzasadniają odwołanie urlopu. Tutaj odwołać się należy do orzecznictwa, które mówi, że okoliczności muszą być istotne dla firmy, niemożliwe do przewidzenia w momencie udzielania urlopu i jednocześnie wystąpić musi brak możliwości zastępstwa danego pracownika, który jest odwoływany z urlopu. Odwołując pracownika z urlopu, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia wszelkich poniesionych kosztów związanych z zaplanowaniem czy też realizacją urlopu.

Podsumowując, urlopy wypoczynkowe to istotny temat w funkcjonowaniu każdej firmy, która zatrudnia pracowników. Realizacja obowiązków wynikających z prawa pracy wiąże się z szeregiem czynności i procesów. Aby nie narazić się na sankcje karne, zarzut niewłaściwego udzielania urlopów czy na niezadowolenie pracowników, trzeba w odpowiedni sposób podejść do tematu planowania i udzielania urlopu. Pomocnym narzędziem w tych procesach jest z całą pewnością plan urlopów (przede wszystkim tych 14 - dniowych), sporządzany z odpowiednim wyprzedzeniem, najlepiej już z początkiem każdego kolejnego roku kalendarzowego.

Aby usprawnić proces udzielania i korzystania z urlopów, konieczna jest również odpowiednia wiedza i świadomość osób, które decydują o ich planowaniu, udzielaniu i rozliczaniu.

Bardzo pomocnym narzędziem jest tu również zaawansowany system kadrowo-płacowy klasy ERP, który umożliwi nieograniczony, w czasie rzeczywistym, dostęp do danych dotyczących urlopów. Dostęp taki (oprócz oczywiście pracowników działu kadr, czy innych osób pełniacych te obowiązki) powinien mieć zarówno kierownik/bezpośredni przełożony oraz sam pracownik. Dzięki temu osoby te od razu mają wiedzę na temat szczegółowych danych dotyczących urlopów. Ponadto dobry system powinien również mieć możliwość/funkcję planowania urlopów i składania oraz zatwierdzania elektronicznie wniosków. Z całą pewnością jest to istotne narzędzie w prawidłowym planowaniu i udzielaniu urlopów.