Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Urlop wypoczynkowy przysługuje co do zasady każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Pracownik powinien wykorzystać go „w naturze” - nie ma możliwości, aby zamienić go na świadczenia pieniężne… z jednym wyjątkiem.
Visual Stories II Micheile/Unsplash
Ta wyjątkowa sytuacja to zakończenie stosunku pracy. W myśl art. 171 par. 1 KP, gdy pracownik odchodzi z firmy, należny i niewykorzystany urlop przelicza się (według określonych zasad) na świadczenie pieniężne.
Przywołany tutaj przepis z Kodeksu Pracy wskazuje także na to, że ekwiwalent przysługuje tylko i wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. W przypadku wszelkich innych form współpracy, nawet jeśli strony w umowie unormowały dni wolne, za ich niewykorzystane nie przysługuje jakiekolwiek świadczenie. Przepisy dotyczące ekwiwalentu za urlop nie mają tu zastosowania. Strony takich umów mogą w ich treści wprowadzić stosowne postanowienia, w tym - o naliczaniu świadczenia jak ekwiwalentu. Trzeba jednak pamiętać, że takie zapisy mogą znacząco wpływać na ewentualną zmianę kwalifikacji prawnej zawartej umowy na stosunek pracy oraz że ewentualne roszczenia z tego tytułu rozpoznawane są na drodze cywilnej (do momentu zmiany stosunku prawnego).
W przypadku, gdy pracownik zatrudniany na podstawie umowy o pracę rozstaje się z firmą, pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu zobowiazana jest rozliczyć urlop wypoczynkowy. Ten obowiązek musi być zrealizowany bez względu na powody rozwiązania umowy - również w sytuacji wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci jednej ze stron umowy czy rozwiązania umowy z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.
W jaki sposób naliczany jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop? W pierwszej kolejności dokonujemy proporcjonalnego pomniejszenia urlopu naliczonego na dany rok. De facto obliczamy urlop należny w roku w którym ustaje stosunek pracy od nowa, przyjmując do obliczeń tylko i wyłącznie miesiące trwania umowy. Gdy liczbę dni urlopu po takim pomniejszeniu otrzymany w ułamku, zaokrąglamy zawsze w górę do pełnego dnia. Sposób ustalania wymiaru i ilości należnego urlopu wypoczynkowego omawialiśmy w poprzednich publikacjach.
Po ustaleniu wymiaru urlopu w związku z proporcjonalnym pomniejszeniem, sprawdzamy, czy nie występuje urlop zaległy za poprzednie lata i od całości odejmujemy urlop faktycznie wykorzystany w roku, w którym ustaje stosunek pracy. Jeśli otrzymany wynik jest większy od „0” jest to sygnał, że pracownikowi należy się ekwiwalent. Jeśli wynik jest równy„0” oznacza to, że pracownik wykorzystał cały należny urlop, a jeśli wynik jest ujemny to oznacza, że wykorzystał go więcej. Liczbę dni urlopu wykorzystanego za rok kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy wykazujemy w świadectwie pracy.
Ważne: w świadectwie pracy nie wykazujemy urlopu zaległego, który był wykorzystany w tym roku. ale za lata ubiegłe, wpisujemy tylko urlop faktycznie wykorzystany za ten rok. Jest to obowiązkowa i cenna informacja dla kolejnego pracodawcy, który przy ustalaniu urlopu w swojej firmie bierze pod uwagę dane dotyczące urlopu w tym konkretnym roku kalendarzowym.
O czym jeszcze należy pamiętać przed naliczeniem ekwiwalentu ?
Przede wszystkim o okresie przedawnienia, który w tym przypadku również wynosi 3 lata. Pracownik w przypadku niewypłacenia mu należnego ekwiwalentu lub jego zaniżeniu, może dochodzić ewentualnych roszczeń do 3 lat licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy.
Gdy wiemy za ile dni pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu, musimy wiedzieć jak go naliczyć.
Sposób obliczeń normuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z tym rozporządzeniem, aby prawidłowo naliczyć ekwiwalent za urlop należy najpierw ustalić podstawę wymiaru. Podstawę wymiaru ekwiwalentu ustalamy w oparciu o składniki wynagrodzenia danego pracownika. W przypadku stałego wynagrodzenia miesięcznego, określonego kwotowo w umowie o pracę jest to kwota określona w umowie w miesiącu, w którym ustaje stosunek pracy. Oznacza to, że wartość stałego składnika przyjmujemy zawsze z miesiąca, w którym ustaje stosunek pracy, dokładnie według stanu w ostatnim dniu zatrudnienia. Ma to bardzo duże znaczenie w przypadku, gdy w trakcie ostatniego miesiąca zatrudnienia następowała zmiana wynagrodzenia stałego.
W przypadku zmiennego wynagrodzenia - przyjmujemy składniki zmienne w średniej wysokości, wypłacone w okresie 3 do maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających ustanie stosunku pracy. 12-miesięczny okres przyjmujemy wtedy gdy występuje składnik zmienny wypłacany za okres dłuższy niż jeden miesiąc (najczęściej jest to premia kwartalna).
Ważne: składnikiem zmiennym, przyjmowanym z 12 miesięcy jest również dodatek za godziny nadliczbowe średniotygodniowe w przypadku gdy okres rozliczeniowy w danej firmie jest dłuższy niż jeden miesiąc. Jest to bardzo często temat, o którym w wielu firmach zapomina się i składnik przyjmowany jest jako zmienny z 3 miesięcy. Działanie to bardzo rzadko ma negatywne konsekwencje z uwagi na trudność w obliczeniu składnika nawet przez samego inspektora PIP podczas kontroli. Kwestia ta jest bardzo często pomijana podczas samej kontroli.
Składniki zmienne wynagrodzenia podlegają uzupełnieniu w sytuacji, gdy pracownik z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował pełnego miesiąca, z którego przyjmowane są dane wartości. Innymi słowy - mowa o przypadku, gdy w okresie, który przyjmuje się do podstawy obliczenia przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, pracownik nie przepracował pełnego okresu. Wynagrodzenie dzieli się wtedy przez liczbę dni faktycznie przepracowanych. Wylicza się w ten sposób wynagrodzenie za jeden dzień przepracowany, po czym uzyskany wynik mnoży się przez liczbę dni, które by przepracował, gdyby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (a więc uzupełnia się wynagrodzenie do wysokości, jaką by pracownik otrzymał, gdyby przepracował pełne miesiące). Jeżeli przez cały okres przyjęty do obliczenia podstawy wymiaru ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, uwzględnia się najbliższe miesiące kalendarzowe. Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu, przyjmowanym do podstawy wymiaru nie naliczono w ogóle wynagrodzenia, bierze się pod uwagę inny, wcześniejszy pierwszy w kolejności miesiąc.
Jakie składniki zmienne są przyjmowane do ustalenia podstawy? Są to zasadniczo wszystkie składniki wynagrodzenia z pewnymi wyjątkami. Do podstawy nie wlicza się:
jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
nagród z zakładowego funduszu nagród,
dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Oznacza to, że takie składniki jak np. wszelkie premie miesięczne (również uznaniowe, jeśli nie są jednorazowe), dodatki, czy wynagrodzenia za nadgodziny podlegają wliczeniu do podstawy ekwiwalentu. Jak ustalić czy premia uznaniowa ma charakter jednorazowy? Należy wziąć pod uwagę charakter tej premii, jej cel oraz powtarzalność. Jeśli premia jest wypłacana periodycznie, jest stałym elementem systemu wynagrodzeń w firmie, czy jest zapisana w umowie o pracę, regulaminach, z cała pewnością będzie podlegała włączeniu do podstawy wymiaru ekwiwalentu, bez względu na jej uznaniowy charakter. W razie wątpliwości, należy tutaj kierować się zasadą działania na korzyść pracownika.
Podsumowując, zaczynamy od ustalenia podstawy wymiaru tj po kolei:
ustalamy, które składniki wynagrodzenia bierzemy w ogóle pod uwagę, a które wyłączamy
ustalamy stałe składniki i ich wysokość
ustalamy zmienne składniki za okresy miesięczne oraz okres 3 miesięcy, za który będziemy je brać pod uwagę
ustalamy zmienne składniki za okresy dłuższe niż miesiąc oraz okres 12 miesięcy, za który będziemy je brać pod uwagę z poszczególnie ustalonego okresu, składniki zmienne uzupełniamy w przypadku nieobecności usprawiedliwionych
Ważne: przy ustalaniu, które składniki wchodzą do podstawy ekwiwalentu należy brać pod uwagę oprócz przepisów rozporządzenia, przepisy wewnątrzzakładowe, a także stan faktyczny dot. poszczególnych składników wynagrodzenia i ich rzeczywisty charakter.
Jak obliczyć ekwiwalent?
Gdy wiemy, za ile dni niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent oraz mamy ustaloną podstawę tego świadczenia, możemy obliczyć jego wysokość.
Zacząć należy od ustalenia tzw. współczynnika urlopowego, który określany jest na każdy rok kalendarzowy zgodnie z rozporządzeniem. Współczynnik urlopowy zależy od liczby dni kalendarzowych, wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, liczby niedziel oraz świąt w danym roku kalendarzowym. Współczynnik urlopowy jest jednakowy dla wszystkich pracowników bez względu na systemy, rozkłady i okresy rozliczeniowe czasu pracy. Współczynnik urlopowy podlega proporcjonalnemu pomniejszeniu w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu.
W 2021 roku współczynnik urlopowy wynosi: 21, co wynika z obliczenia:
[365 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12
Gdy znamy podstawę wymiaru i współczynnik urlopowy możemy przystąpić do wyliczenia.
Jak to zrobić po kolei?
Przyjmujemy w całości kwotę stałego wynagrodzenia miesięcznego
Sumę wynagrodzenia zmiennego za okresy miesięczne dzielimy przez 3 i otrzymany wynik dodajemy do wynagrodzenia stałego
Sumę wynagrodzenia zmiennego za okresy dłuższe niż miesiąc (najczęściej premie kwartalne) dzielimy przez 12 i otrzymany wynik dodajemy do wcześniej ustalonych już kwot zgodnie z pkt. 1 i 2.
Otrzymany wynik dzielimy przez współczynnik urlopowy, a następnie przez 8 i otrzymujemy stawkę za 1 godzinę urlopu.
Tak ustaloną stawkę mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego i otrzymujemy kwotę brutto należnego ekwiwalentu.
O czym jeszcze należy pamiętać, już po naliczeniu ekwiwalentu?
Przede wszystkim o terminie wypłaty. Większość firm ekwiwalent za urlop wypłaca razem z ostatnim wynagrodzeniem w terminie płatności obowiązującym w danej firmie. O ile jest to wygodne i poniekąd rozsądne działanie, niestety nieprawidłowe. Choć w obowiązujących przepisach tj. Kodeksie Pracy i rozporządzeniu nie ma mowy o terminie, w którym ekwiwalent ma zostać wypłacony, o tyle zgodnie z wyrokami Sądu Najwyższego, ekwiwalent jako odrębne świadczenie, powinno być wypłacone ostatniego dnia trwania stosunku pracy. W przypadku nieprzestrzegania tego terminu pracodawca może zostać ukarany przez inspektora PIP mandatem karnym, otrzymać wystąpienie lub nakaz (jeśli w momencie kontroli świadczenie nie zostało jeszcze wypłacone) oraz zostać zobowiązanym do naliczenia odsetek za zwłokę. W praktyce najczęściej spotyka się wystąpienie jako formę „upomnienia”. Kary finansowej można spodziewać się dopiero gdy wystąpienie nie będzie realizowane i pomimo upomnienia ekwiwalent nadal będzie wypłacany po terminie wskazanym przez Sąd Najwyższy.
Pamietać należy również, że choć wyroki Sądów Najwyższych wskazują, że ekwiwalent nie jest elementem wynagrodzenia, to stanowi on przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, ze musi zostać rozliczony na tych samych zasadach jak wynagrodzenie za pracę tj. oskładkowany i opodatkowany na tych samych zasadach.
