Garść podstawowych informacji o dofinansowaniach wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością
Zatrudniasz pracowników z niepełnosprawnością na podstawie umowy o pracę? Jeśli tak, to możesz złożyć wniosek o dofinansowanie ich wynagrodzeń. Musisz jednak spełnić określone warunki. Sprawdź szczegóły w naszym artykule. Stan prawny na styczeń 2022 roku.
Zasady ubiegania się o dofinansowanie oraz niezbędne do wypełnienia obowiązki normuje Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej, oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Co należy zrobić, aby skorzystać z możliwości ubiegania się o dofinansowanie wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika? Jakie formalności i warunki należy spełnić? Jakie kwoty dofinansowania możemy uzyskać?
Poniżej podstawiamy odpowiedzi na zadane pytania i przybliżymy najistotniejsze kwestie:
W aktach osobowych musimy posiadać aktualne orzeczenie o ustalonym stopniu niepełnosprawności danego pracownika. Od tego orzeczenia zależeć będzie, czy i w jakiej maksymalnej wysokości dofinansowanie będziemy mogli otrzymać. Orzeczenie o niepełnosprawności musi być wystawione przez powiatowy lub wojewódzki zespół ds. orzekania o niepełnosprawności, lub przez lekarza orzecznika ZUS. Dotyczy to wszystkich orzeczeń wydanych po 1 stycznia 1998 roku.
Ewentualne starsze orzeczenia wystawione przez inne organy — wtedy do tego uprawnione np. KRUS — pozostają ważne tylko wtedy, gdy data ich wystawienia jest wcześniejsza i gdy nadal obowiązują (obecnie są to już tylko orzeczenia wystawiane na stałe). Wyjątkiem są orzeczenia wystawione przez Ministerstwa: Obrony Narodowej i Spraw Wewnętrznych i Administracji obejmujące lekki stopień, nie są obecnie wiążące i nie możemy ich uznać.
Kwota maksymalna dofinansowania, jakie możemy uzyskać jest stała i uzależniona od stopnia niepełnosprawności oraz ewentualnego schorzenia szczególnego. Obie te informacje znajdziemy w orzeczeniu o niepełnosprawności.
Schorzenia szczególne to np. przewlekła choroba psychiczna, upośledzenie umysłowe, epilepsja, czy utrata wzroku. Wszystkie schorzenia specjalne mają określone symbole, które powinny znajdować się w orzeczeniu. Symbole schorzeń szczególnych: 02-P, 01-U, 12-C, 06_E, 04-O (uwaga tylko dla I i II st.niepełnosprawności)
Kwoty maksymalnego dofinansowania przedstawia poniższa tabela:
Dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych jest pomocą publiczną. Aby móc ubiegać się o jej uzyskanie, należy zarejestrować się w PFRON i złożyć komplet prawidłowych dokumentów. Jednym z tych dokumentów jest pierwszy wniosek o dofinansowanie Wn-D, który wraz z załącznikami wysyłamy w wersji papierowej tradycyjną pocztą lub poprzez ePUAP. PFRON po otrzymaniu kompletu dokumentów (wniosek Wn-D wraz z załącznikami INF-D-P, INF-O-PR lub INF-O-PP, kopie sprawozdań finansowych za ostatnie 3 lata, pełnomocnictwa dla osób, które mają mieć dostęp do systemu, kopie REGON, NIP, KRS).
Dokumenty powinny być podpisane przez pracodawcę lub osobę reprezentującą spółkę zgodnie z KRS. Z uwagi na dużą ilość dokumentów zlecamy jednak wysyłkę dokumentów pocztą w formie papierowej. Po weryfikacji PFRON dokona rejestracji w systemie SODiR i z chwilą uaktywnienia dostępu do systemu, firma kolejne wnioski zobowiazana jest składać elektronicznie za pośrednictwem systemu SODiR online lub SODiR offline, który można zainstalować na komputerze.Po złożeniu pierwszego wniosku niezależnie od rejestracji w systemie SODiR możemy z dużym prawdopodobieństwem spodziewać się kontroli z PFRON. Dopiero po jej zakończeniu dofinansowanie za pierwszy miesiąc lub też kolejne, jeśli kontrola nie będzie przeprowadzona w szybkim tempie, zostanie wypłacone. Do tego momentu oczywiście możemy składać kolejne wnioski. Kontrola PFRON obejmie sprawdzenie dokumentów osób z niepełnosprawnością w postaci ich akt osobowych z naciskiem na prawidłowość orzeczeń, umów o pracę, badań medycyny pracy i szkoleń BHP. Ponadto urzędnik z PFRON zweryfikuje autentyczność zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, poprzez przekazanie ankiety do wypełnienia tej osobie i przeprowadzenie wizji lokalnej w miejscu pracy. Osobista obecność w miejscu pracy może być ograniczona lub zniesiona całkowicie w związku z trwającą epidemią COVID-19.
Przed wypełnieniem pierwszego, czy kolejnego wniosku o dofinansowanie, konieczne jest zweryfikowanie czy spełniamy warunki aby tę pomoc otrzymać.
Wybraliśmy 4 główne, które dotyczą każdego wnioskodawcy. O pozostałych będzie mowa dalej.
Musimy ustalić stan zatrudnienia w danym miesiącu, za który chcemy złożyć wniosek.
Jeśli zatrudniamy poniżej 25 pracowników w etatach to bez względu na liczbę pracowników niepełnosprawnych, możemy złożyć wniosek licząc na przyznanie dofinansowania, oczywiście pod warunkiem, że spełniamy inne kryteria, o których mowa poniżej.
Jeśli zatrudniamy więcej niż 25 pracowników po przeliczeniu na pełny etat, to aby móc skorzystać z pomocy, udział pracowników niepełnosprawnych w ogólnym stanie zatrudnienia wynosić musi co najmniej 6%.
Stan zatrudnienia do określenia prawa do dofinansowania liczymy według kryterium wynikających z Ustawy, o czym w dalszej części.Jeśli spełniamy powyższy warunek, przechodzimy do dalszej analizy. Kolejnym krokiem jest zweryfikowanie, czy nie posiadamy zaległości w ponoszeniu kosztów płacy tj. opłaty składek ZUS (większych niż 2% kwoty składek należnych za dany miesiąc), podatku PIT, PPK za pracowników, zleceniobiorców, czy nie posiadamy zaległości w wypłacie wynagrodzeń oraz zaległości względem PFRON (większych niż 100 zł).
Zgodnie z zapisami ustawy, przedsiębiorca, który nie opłaca maksymalnie do 14 dni od upływu terminu płatności danego zobowiązania, nie ma prawa do dofinansowania. Wszelkie koszty płacy w postaci ww. zobowiązań poniesione do 14 dni od momentu ich ustawowego terminu nie stanowią zaległości, o których mowa w ustawie o PFRON. Spóźnienie nawet o jeden dzień względem tego terminu oznacza brak prawa do dofinansowania w całej kwocie za dany miesiąc i kolejne jeśli nie zostaną uregulowane zobowiązania do czasu następnego terminu. Z uwagi na to, że często w praktyce pełne poniesienie wszystkich kosztów płacy następuje po złożeniu wniosku o dofinansowanie (składki ZUS, PIT), w przypadku uchybienia terminu, uzyskane już dofinansowanie podlega zwrotowi. Bardzo ważne jest aby pilnować terminów i nie posiadać zaległości. PFRON regularnie weryfikuje terminy i każde spóźnienie ponad 14 dni oznacza cofnięcie dofinansowania.Kolejnym warunkiem aby móc korzystać z dofinansowania jest wypłata wynagrodzenia netto pracownika niepełnosprawnego na jego rachunek bankowy. Niedozwolone (w znaczeniu dla dofinansowania) jest zatem dokonanie wypłaty gotówką. Za pracownika niepełnosprawnego, któremu wypłatę wynagrodzenia dokonamy gotówką, nie będziemy mogli uzyskać dofinansowania.
Innym, istotnym kryterium jest wykazanie tzw. efektu zachęty. O co dokładnie chodzi ? W skrócie polega to na tym aby nowo zatrudniana osoba niepełnosprawna, na którą chcemy uzyskać dofinansowanie była zatrudniona jako dodatkowa, czyli jej zatrudnienie zwiększało stan zatrudnienia (tzw. Ilościowy efekt zachęty) lub była zatrudniona za innego pracownika, którego stosunek pracy został rozwiązany z inicjatywy i przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy (tzw. jakościowy efekt zachęty).
W powyższej tabeli podaliśmy kwoty maksymalnego dofinansowania. Jakie należności podlegają dofinansowaniu, co rozumiemy pod pojęciem dofinansowania wynagrodzenia ? Wynagrodzenie pracownika, na które możemy uzyskać dofinansowanie jest szersze niż sama kwota brutto, jaką zarabia pracownik. Dlatego też Ustawa posługuje się pojęciem kosztów płacy. Koszty płacy to wynagrodzenie brutto pracownika oraz obowiązkowe składki ZUS finansowane przez pracodawcę (emerytalna, rentowa, wypadkowa, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych).
Wyłączeniu z kosztów płacy podlegają wszelkie zasiłki finansowane przez ZUS, ekwiwalenty pieniężne za użytkowanie prywatnego sprzętu (w tym ekwiwalent za pranie odzieży), wszelkie dodatki świadczeniowy (np. benefity w postaci opieki zdrowotnej, kart mulit sport, ryczałt za użytkowanie samochodu służbowego dla celów prywatnych), odprawy, czy ekwiwalent za nie wykorzystany urlop wypoczynkowy.Co zatem wchodzi do kosztów płacy? Wszystkie pozostałe składniki, np.: wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki funkcyjne, wynagrodzenie urlopowe, chorobowe, dodatki za nadgodziny, etc.
Kwota dofinansowania będzie obliczana w sposób proporcjonalny do wymiaru etatu.
O czym jeszcze należy pamiętać ?
Przepisy dot. dofinansowań zmieniają się dość regularnie. Między innymi od 2017 roku jest możliwe pobieranie dofinansowania za pracownika, który stał się osobą z niepełnosprawnością w trakcie trwania stosunku pracy. Ponadto w takim przypadku nie ma obowiązku wykazywania efektu zachęty. Chodzi o sytuację, gdzie pracodawca zatrudnił pracownika jako pełnosprawnego i ten na skutek np. choroby już w trakcie trwania stosunku pracy, stał się osobą z niepełnosprawnością. Niestety w przypadku pracownika, który został zatrudniony jako pełnosprawny, ale np. zataił fakt posiadania stopnia niepełnosprawności i po jakimś okresie czasu doniesie orzeczenie, z którego wynikać będzie, że z chwilą rozpoczęcia pracy, był jednak osobą niepełnosprawną — pracodawca w takiej sytuacji nie będzie mógł w ogóle pobierać dofinansowania na tę osobę.
Dofinansowanie nie przysługuje również lub podlega ograniczeniu, gdy pracodawca uzyskał już pomoc na dofinansowanie tego wynagrodzenia lub jego części w ramach innej pomocy.
Maksymalna kwota dofinansowania podana w tabeli w pkt. 2 nie jest jedynym ograniczeniem wysokości pomocy. Drugim jest ograniczenie, które wynosi 75% kosztów płacy poniesionych przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą i 90% pozostałych pracodawców (nieprowadzących działalności gospodarczej).
Dofinansowanie nie przysługuje również na wynagrodzenia osób, które mają prawo do emerytury a ich orzeczenie wskazuje na posiadany lekki lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
Termin na złożenie wniosku to 25 dzień następnego miesiąca. Jeśli nie zachowamy tego terminu stracimy możliwość uzyskania dofinansowania za dany miesiąc. W szczególnych przypadkach można złożyć wniosek o przywrócenie terminu, jednak powód przekroczenia terminu musi wynikać z przyczyn nieleżących po stronie przedsiębiorcy, czyli np. awaria systemu SODiR, wprowadzenie stanu nadzwyczajnego, powódź, pożar, etc. Powodem uzasadniającym wniosek o przywrócenie terminu nie będzie zatem np. choroba pracownika sporządzającego wniosek, czy awaria jego komputera.
Sporządzając wniosek Wn-D i załącznik dot. otrzymanej pomocy publicznej dokładnie INF-O-PP należy pamiętać o ewentualnych podmiotach powiązanych i wykazać odpowiednie wartości w formularzach w stosunku również do tych podmiotów. Przede wszystkim w przypadku powiązania przedsiębiorstw według kryteriów PFRON, należy ze szczególną uwagą podejść do pytań dot. kondycji finansowej. W tym celu w stosunku do każdego podmiotu powiązanego z osobna należy przeprowadzić weryfikację i przeanalizować poszczególne pozycje z formularza. Gdyby się okazało, że któryś z podmiotów powiązanych jest w trudnej sytuacji, to dofinansowanie przysługiwać nie będzie. Z całą pewnością ten element procesu wnioskowania o dofinansowanie będzie wymagał otrzymania danych z działu księgowego lub lepiej współpracy i wykonania analizy przez ten właśnie dział, gdyż osoba zajmująca się sprawami kadrowo-płacowymi nie będzie tutaj właściwa do przeprowadzenia takich analiz, które dotyczą spraw finansowych przedsiębiorstwa. Wypełnienie wniosku INF-O-PP nie jest czynnością prostą i wymaga wiedzy wykraczającej poza sprawy kadrowo-płacowe. Pamiętać także należy o konieczności określenia stanów zatrudnienia według przepisów unijnych we wniosku Wn-D podając liczbę łącznie ze stanami zatrudnienia w firmach powiązanych.
Wymiar etatu osoby niepełnosprawnej ustalamy w oparciu o umowę o pracę i proporcjonalne jego obliczenie w danym miesiącu z uwzględnieniem daty zatrudnienia lub zakończenia stosunku pracy oraz ewentualnego uzyskania uprawnień emerytalnych w trakcie miesiąca, czy udzielenia urlopu bezpłatnego.
Wypełniając wniosek Wn-D i załączniki INF-D-P z danymi poszczególnych pracowników i ich wynagrodzeń, kwoty ograniczenia i należnego dofinansowania wyliczone zostaną automatycznie przez system. Pamietać tylko musimy, aby wpisać prawidłowe dane tj. nie tylko kwoty kosztów płacy ale także wymiar etatu, stopień niepełnosprawności.
Sporządzając wniosek Wn-D jesteśmy zobligowani do obliczenia wskaźnika zatrudnienia osób pełnosprawnych, niepełnosprawnych i ogółem. Musimy pamiętać o tym, że dane te podajemy według etatów z dokładnością do 3 miejsc po przecinku.
Co jeszcze istotne — we wniosku podajemy stan zatrudnienia zarówno według kryteriów wynikających z Ustawy, ale również według Rozporządzenia Komisji Europejskiej.Zgodnie z ustawą do stanu zatrudnienia wlicza się wszystkich pracowników z niepełnosprawnością za wyjątkiem przebywających na urlopach bezpłatnych oraz pracowników pełnosprawnych z wyłączeniem przebywających na urlopie rodzicielskim, wychowawczym, zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego, odbywających służbę wojskową, należących do ochotniczych hufców pracy, „przebywających” na świadczeniu rehabilitacyjnym, czy obowiązkowych urlopach bezpłatnych. Nieco inaczej wygląda też ta kwestia w przypadku zakładów pracy chronionej, gdzie do stanu zatrudnienia wlicza się pracowników niepełnosprawnych wykonujących pracę nakładczą.
Zgodnie z Rozporządzeniem Komisji Europejskiej do stanu zatrudnienia wliczamy wszystkich pracowników oraz właścicieli, partnerów prowadzących regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiących z niego korzyści finansowe. Czyli np. członków zarządu pobierających wynagrodzenie funkcyjne, prokurentów, członków rady nadzorczej jeśli pobierają wynagrodzenie, etc. Ponadto osoby współpracujące na tzw. potocznie B2B, czyli przedsiębiorców, którzy wykonują czynności samodzielnie, w sposób ciągły na rzecz tylko jednego kontrahenta w ramach prowadzonej przez siebie jednoosobowej działalności gospodarczej. W niektórych sytuacjach wliczyć jeszcze należy osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, uczynić tak należy, gdy dana umowa cywilnoprawna pomimo jej nazwy, spełnia kryteria stosunku pracy (dlatego w praktyce nikt raczej tego nie robi). W przypadku tych wszystkich pozostałych osób, czyli innych niż pracownicy etatowi do wskaźnika zatrudnienia przyjmujemy zawsze liczbę 1 (w tym wypadku nie przeliczamy na etaty).
Przedstawione w niniejszy artykule informacje stanowią najważniejsze aspekty dofinansowań. Nie są to jednak jedyne kwestie, które mogą się pojawić. Zagadnienia dotyczące dofinansowań wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych są dość szerokie.
NESSE chętnie przedstawi szczegółowe informacje i odpowiedzi na pojawiające się pytania.
