11 zmian prawnych 2019-2021 - czy Twoje przedsiębiorstwo je wdrożyło? Jeśli nie, zobacz konsekwencje.
Przepisy prawa dotyczące zatrudniania pracowników stale się zmieniają. Zmiany gonią zmiany. Trudno być na bieżąco, łatwo się pogubić, a jeszcze łatwiej coś źle zinterpretować i w efekcie popełnić błąd. Błąd, który może sporo kosztować. Poniżej prezentujemy wybrane przepisy prawa, które zmieniły się w ciągu ostatnich 3 lat. Jest to autorski wybór przepisów dokonany na podstawie najczęściej zauważanych wyzwań, z jakimi zgłaszają się do nas klienci. Zapraszamy do lektury. Zapisując się do newslettera otrzymasz test ,,Sprawdź, czy w Twojej firmie są wdrożone i przestrzegane zmiany przepisów kadrowo-płacowych”.
W ramach rekrutacji razem z CV zbierasz świadectwo pracy ?
To błąd, który może Cię wiele kosztować.
Od 2019 roku nie można swobodnie (jak było wcześniej) zbierać od kandydatów na dane stanowisko świadectw pracy.
Podczas rekrutacji możesz wymagać podania wyłącznie:
imienia i nazwiska
daty urodzenia
danych kontaktowych (takich, jakie kandydat decyduje się podać)
wykształcenia,
kwalifikacji,
przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Wcześniej potencjalny pracodawca mógł żądać dostarczenia świadectw pracy. Obecnie jest to naruszenie przepisów RODO. Ryzyko, na jakie naraża się przedsiębiorca to sankcje finansowe. Ich wysokość jest uzależniona od obrotów przedsiębiorstwa.
Jednak! W wyjątkowo uzasadnionych przypadkach możesz żądać udokumentowania doświadczenia.
Jakie to sytuacje?
w ogłoszeniu o pracę wpiszesz wymagany okres stażu zawodowego (pamiętaj — nie może to być uznaniowe, a powinno wynikać z charakteru stanowiska pracy),
zatrudnienie na danym stanowisku regulowane jest innymi przepisami, w których wymienione są minimalne warunki kwalifikacyjne.
Pracownik wówczas jest zobowiązany udokumentować m.in. zatrudnienie w dowolnej formie, nie musi to być świadectwo pracy, może być np. zaświadczenie o zatrudnieniu.
Jeśli przyszły pracownik przedłoży kopie świadectw pracy i wyrazi zgodę na ich przetwarzanie dla celów zatrudnienia, możesz zbierać te dokumenty. Niezbędne jest tu jednak posiadanie pisemnej zgody na ich przetwarzanie.
Dlaczego nie mogę żądać świadectwa pracy? Wynika to z przepisów antydyskryminacyjnych. W świadectwie pracy są informacje, które na etapie oceny kandydata mogą wpływać na decyzję o jego zatrudnieniu. Kandydatów zgodnie z przepisami antydyskryminacyjnymi powinno się zatrudniać na podstawie kompetencji i kwalifikacji, a nie np. przyczyn rozwiązania poprzedniej umowy o pracę lub ilości L4 w poprzednim miejscu pracy, czy też informacji o niepełnosprawności.
Wysyłasz wypowiedzenie umowy pocztą, jest awizowane 2 razy.
Czy wiesz, że mimo to umowa nie została rozwiązana skutecznie ?
Przed pandemią pismo wysłane do adresata pocztą i dwukrotnie awizowane było traktowane jako dostarczone. Wystarczyło poczekać na „zwrotkę” i mieliśmy pewność, że sprawa została załatwiona. Obecnie sytuacja się zmieniła. Od 16 kwietnia 2020 weszły w życie przepisy tarczy antykryzysowej 2.0, zgodnie z którymi dwukrotne awizowanie bez potwierdzenia dostarczenia uznawane jest za przesyłkę niedostarczoną. Taką sytuację nazywamy zawieszoną fikcją doręczenia.
Co to oznacza dla pracodawcy?
Że umowa nie została skutecznie rozwiązana, jeśli w kopercie było wypowiedzenie czy rozwiązanie umowy. Czyli pracownik, któremu wysłaliśmy pismo i od którego nie mamy pisemnego potwierdzenia, że pismo odebrał lub oświadczenia świadka, który był przy wręczaniu pisma, jest nadal naszym pracownikiem i ma prawo żądać wszelkich praw z tego tytułu.
A co, jeśli wyślę pracownikowi wypowiedzenie mailem? I system IT mi wskaże, że mail został doręczony?
Wówczas można uznać, że wypowiedzenie zostało skutecznie wręczone, ale tylko jeśli w aktach osobowych mamy ten adres mailowy podany przez pracownika jako kontaktowy. Jeśli nie, to umowa nadal nie została wypowiedziana.
Wpisujesz złe kody zawodu w formularzach do ZUS?
To nawet 5000 zł kary pomnożone przez liczbę błędnie wpisanych kodów.
Obowiązek wpisywania 6 cyfrowego kodu zawodu do formularzy ZUA i ZZA to nieprzyjemna procedura. Wiele z tych kodów „nie pasuje” do danego stanowiska pracy.
Czasem trudno wybrać jeden.
Jeśli wpiszesz kod niedopasowany do rzeczywistego charakteru pracy lub przeważającego charakteru zadań zawodowych, wówczas ZUS ma teoretyczną możliwość nałożenia grzywny. Wysokość tej grzywny to 5000 zł, pomnożone przez liczbę błędnie wypisanych formularzy.
Ale po co mam się tym przejmować? Nie wystarczy raz wypełnić poprawnie?
Jeśli pracownicy w firmie awansują lub zmieniają stanowisko pracy, czy też zmieniają im się zadania zawodowe to stosunek pracy trwa. Kadrowa może nawet nie wiedzieć, że pracownikowi zmieniły się zadania. A każdorazowa zmiana zakresu obowiązków czy stanowiska wymaga aktualizacji w drukach ZUA lub ZZA.
Zatrudniasz pracowników z zagranicy, ale nie masz ich numerów PESEL?
Zobacz, jakie problemy sobie fundujesz.
Problem nie jest niby Twój, ale pracownika — to na nim ciąży obowiązek posiadania numeru PESEL. Zmiana taka została wprowadzona 1 czerwca 2021 roku. Od tego czasu PESEL stał się jedynym identyfikatorem podatkowym, także dla obcokrajowców.
A jeśli mówimy o podatku, to będziemy mówić także o deklaracji PIT-11.
Do końca maja 2021 w deklaracjach podatkowych pracowników z zagranicy wpisywaliśmy w miejscu PESEL wielokrotność liczby „9”. Dziś musi to być PESEL, inaczej będą trudności ze złożeniem deklaracji podatkowej za 2021 rok.
Jak się zachowają systemy informatyczne? Będziemy wiedzieć na początku 2022.
Ale co zrobić, gdy trzeba będzie wystawić deklarację podatkową, ale pracownika — obcokrajowca już nie będzie w Polsce? Kto wówczas będzie miał problem? Niestety — pracodawca.
Zatrudniasz na umowę o dzieło ?
Składasz RUD?
Od stycznia 2021 roku mamy obowiązek rejestrowania umów o dzieło w ZUS. To dokładnie taki sam obowiązek, jak z umowami zlecenie czy umowami o pracę.
Mamy na to 7 dni od dnia podpisania umowy.
Dokument stanowiący zgłoszenie do ZUS wysyłany za pomocą platformy PUE to RUD.
Czy są sankcje za niezgłoszenie? Teoretycznie tak — kara wynosi 5000 zł.
A czy przekroczenie terminu 7 dni są jakieś sankcje?
Tak — też 5000 zł, ale tylko jeśli przepis ten jest naruszany nagminnie.
Ryzyko sankcji finansowej to jedno, jednak większe zagrożenie jest gdzie indziej. Jeśli nie zgłaszamy umów o dzieło lub zgłaszamy je z opóźnieniem, wówczas bardzo wzrasta prawdopodobieństwo, że ZUS może się „zainteresować” naszą firmą. Ewentualna kontrola oprócz zgłoszeń RUD z całą pewnością sprawdzi, czy to, co zgłaszamy to umowa o dzieło, czy nie powinna być umową zleceniem, a nawet umową o pracę. Niedopilnowanie obowiązku złożenia RUD ułatwia wejście do puli osób wylosowanych do bycia kontrolowanym.
Jeśli ZUS zakwestionuje umowę o dzieło, wówczas już możemy się liczyć z dużo dotkliwszymi sankcjami finansowymi. Dlatego oprócz zgłoszeń RUD warto dopilnować i sprawdzić, czy zawarta umowa o dzieło, czy zlecenie faktycznie spełnia wymogi przypisane do tej formy prawnej. Przypomnijmy, że umowa o dzieło to umowa rezultatu, której przedmiot powinien być konkretny, policzalny i niepowtarzalny. Umowa zlecenie z kolei jest umową starannego działania, rozliczaną na podstawie nakładu czasu.
Nie wysyłasz pracowników na okresowe badania lekarskie, bo tarcza antykryzysowa 2.0 i 6.0 czasowo złagodziła przepisy?
Zobacz, z jakimi problemami w przyszłości będziesz się mierzył.
Obowiązek badań okresowych został na czas pandemii zawieszony. Po zakończeniu epidemii badania te będą musiały być przeprowadzone w terminie 180 dni od jej zakończenia.
Czy po zakończeniu epidemii wszyscy lekarze i przychodnie medycyny pracy w kraju dadzą sobie radę z taką rzeszą pracowników?
Dziś przepustowość większości przychodni medycyny pracy w kraju nie jest za duża. Przekonało się o tym wielu pracowników, którzy musieli poświęcić co najmniej cały dzień na wykonanie badań. Sytuacja z całą pewnością nie zmieni się po odwołaniu stanu epidemii… a osób do badania gwałtownie przybędzie.
A jeśli pracownik po tym okresie nie będzie miał odświeżonych badań, to czy będzie mógł świadczyć pracę?
Inny aspekt to finanse. Badania medycyny pracy kosztują. W normalnym okresie rozkładają się równomiernie w budżecie. Po zakończonej epidemii będzie kumulacja wydatków na medycynę pracy dla pracowników. Czy budżety będą na to przygotowane?
Nieco odmiennie wygląda kwestia szkoleń okresowych BHP. Według rozporządzenia w czasie epidemii nie można prowadzić okresowych szkoleń BHP. Trzeba je będzie przeprowadzić w ciągu 30 dni od dnia odwołania epidemii.
Część ekspertów BHP nie zgadza się z rozporządzeniem i twierdzi, że ustawa nadal działa, więc szkolenia trzeba prowadzić regularnie.
Czy robić zatem teraz szkolenia okresowe swoim pracownikom? Nikt na to nie odpowie w 100%, jednak pewne jest, że specjaliści BHP po odwołaniu stanu epidemii będą z całą pewnością mieli bardzo ograniczone terminy. Przeszkolić wszystkich w ciągu 30 dni od zakończenia epidemii?
Jeśli zatrudniasz BHPowca to nie powinno z tym być większych kłopotów, jeśli jednak korzystasz z firmy zewnętrznej dopilnuj, aby uzyskać zapewnienie, że zdążą przeszkolić wszystkich Twoich pracowników.
Zatrudniasz obcokrajowców na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy ?
Możesz stracić tych pracowników szybciej, niż się spodziewasz.
Wyobraźmy sobie, że z dniem 1 września 2021 kończy się epidemia. Sejm uchwalił stosowne przepisy i wszystko wraca do stanu sprzed pandemii.
Co oznacza zakończenie epidemii dla wszystkich grup pracowników z zagranicy, którzy do tej pory pracowali na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy?
Oznacza to, że będą pracownikami przez nie więcej niż kolejne 30 dni. Po tym czasie konieczne jest zalegalizowanie ich pracy lub/i dokumentów pobytowych.
Zastanówmy się teraz…
Czy wszystkie urzędy będą w stanie w ciągu 30 dni obsłużyć taką ilość wniosków?
Może się okazać, że niestety nie zdążą. Dla pracodawców będzie to oznaczało utratę pracowników z zagranicy. Przedsiębiorco! Jeśli Twojemu pracownikowi kończy się ważność jakiegoś dokumentu pobytowego (np. wizy, paszportu, karty pobytu, itp.), dopilnuj, aby już teraz złożyć stosowne wnioski o jego przedłużenie. Podobnie uczyń jeśli planujesz zatrudnić takiego pracownika na dłużej — złóż już teraz wniosek o zezwolenie na pracę. To uchroni Cię przed stresem i zmniejszy ryzyko utraty pracowników.
Dostosowałeś dokumentację personalną do wymogów RODO ?
Jeśli nie — zrób to czym prędzej, bo kary mogą być dotkliwe.
25 maja 2018 pojawiło się tzw. RODO. W 2019 roku wchodziły też pewne zmiany już w tych nowo przyjętych przepisach.
Co powinno być zrobione w sprawie dokumentacji pracowniczej po zmianach przepisów ?
1. Dokumentacja pracownicza musi zawierać klauzule i pouczenia o celowości przetwarzania danych osobowych.
2. Dokumentacja pracownicza nie powinna zawierać danych osobowych, które nie są przetwarzane w celu realizacji określonego przepisu prawa.
3. Archiwalna dokumentacja pracownicza tj. wszelka sprzed wejścia w życie nowych przepisów, powinna zostać sprawdzona i poddana w razie potrzeby anonimizacji.
4. Dokumentacja wewnętrzna dotycząca zatrudnienia powinna być prowadzona i archiwizowana w bezpieczny sposób, bez dostępu osób nieuprawnionych.
5. Systemy informatyczne powinny zostać dostosowane do wymagań RODO- zaszyfrowane i zabezpieczone certyfikatami bezpieczeństwa.
Jakie dane wolno przetwarzać, a jakich nie?
Takie, których obowiązek przetwarzania wynika z przepisów prawa, w celu wywiązania się z określonych przepisami obowiązków oraz ewentualnych innych, gdy występuje uzasadniona potrzeba ich przetwarzania za zgodą osoby zatrudnionej oraz gdy inne przepisy nie zabraniają ich przetwarzania.
Jakie są przykładowe dane osobowe, których przetwarzać nie wolno, a których przetwarzanie jest najczęstszym błędem pracodawców?
Będą to obecnie np: nr dowodów osobistych pracowników, kopie dowodów osobistych (z wyjątkiem obcokrajowców), nazwiska rodowe, kopie aktów zgonu członków rodziny czy kopie decyzji ZUS o przyznaniu świadczeń emerytalno-rentowych.
Jakie sankcje grożą w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO)?
Zgodnie z ustawą jednorazowa kara może wynieść do 4% wartości rocznych obrotów firmy, nie więcej jednak niż do 20 mln euro. Dodatkowo mogą być należy również o ewentualnych roszczeniach odszkodowawczych osób, których dane osobowe zostały ujawnione osobom trzecim.
Na tę chwilę za naruszenie przepisów RODO w Polsce największe wymierzone kary wyniosły 245 i 440 i 660 tysięcy euro.
Czy wiesz, że tzw. tarcza covidowa 4.0 zmieniła zasady udzielania urlopów wypoczynkowych?
W trakcie trwania stanu epidemii na skutek zmian przepisów możliwe jest jednostronne udzielenie pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego.
Do tej pory jednostronne udzielenie urlopu przez pracodawcę bez wniosku i porozumienia z pracownikiem było możliwe w bardzo ograniczonych i wyjątkowych, ściśle określonych okolicznościach.
Obecnie przepis tarczy 4.0 pozwala pracodawcy wyznaczyć pracownikowi termin zaległego urlopu wypoczynkowego w maksymalnej liczbie 30 dni bez żadnych ograniczeń.
Bezwzględnie zatem zaległy urlop wypoczynkowy musi zostać udzielony do 30 września i tylko ściśle określone okoliczności usprawiedliwiają jego nieudzielenie.
Te okoliczności to np: długotrwała choroba pracownika, urlop macierzyński, rodzicielski (w takiej sytuacji urlopu zaległego należy udzielić po powrocie pracownika do pracy) oraz wcześniejsze rozwiązanie umowy (w takiej sytuacji należy wypłacić ekwiwalent).
Jakie są sankcje karne za nie udzielnie urlopu wypoczynkowego do 30 września?
Nawet do 30 tys. zł grzywny a w przypadku uporczywego łamania praw pracownika — odpowiedzialność karna.
Po 3 latach wyrzucasz ewidencję czasu pracy?
Tu mogą być problemy.
Styczeń 2019 przyniósł zmiany w sposobie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Okres przechowywania ewidencji uległ wydłużeniu, o czym nie wszyscy pracodawcy wiedzą. W tym roku część z nich może się pokusić o wyrzucenie starych ewidencji, a to błąd.
Przed zmianą: trzeba było trzymać ewidencję czasu pracy przez 3 lata kalendarzowe
Po zmianie: trzeba trzymać ewidencję czasu pracy 10 lat liczonych od dnia zakończenia przez pracownika stosunku pracy.
A jeśli nie będziemy tego robić?
Grozi nam nawet do 30 tys. zł grzywny. To może zaboleć. A jeśli dodatkowo nie będziemy prowadzić rzetelnie dokumentacji to grożą nam nawet sankcje karne — z tytułu przestępstwa przeciw wiarygodności dokumentów.
Zmiany w przepisach od 2022?
Prezentujemy część wybranych, zapowiedzianych przez rząd zmian. W naszym opracowaniu skupiamy się na obszarach dotyczących ubezpieczeń społecznych
