Pytania, na które nie znajdziesz odpowiedzi — my odpowiadamy i pomagamy, w każdej nawet nietypowej sytuacji — cz. 2

Kolejna dawka informacji specjalnie dla Was! W codziennej pracy w działach HR spotykamy się z wieloma nietypowymi sytuacjami i problemami, na które nie zawsze znamy odpowiedź. Szukamy w kodeksach, regulaminach, ale też na stronach internetowych i forach. Bardzo często nie możemy jej szybko uzyskać. Takie nieoczekiwane i niecodzienne zagadnienia z jednej strony są problematyczne, ale z drugiej zaś są wyzwaniem, inspiracją i motywacją do rozszerzania i pogłębiania wiedzy. Wiemy, że pochłania to bardzo dużo czasu, a więc prezentujmy przykładowe tematy, z którymi możesz się spotkać. Jeżeli nie znajdziesz odpowiedzi — napisz do nas — pomożemy! Stan prawny na styczeń 2022. Następne już wkrótce.

Kilka dni temu zatrudniłam nowego pracownika, po wpisaniu wszystkich danych okazało się, że nasz nowy kierowca ma niepotwierdzone dane identyfikacyjne w ZUS — co teraz? Jak mam na to zareagować? - pyta pani Joanna z Inowrocławia.

Joanno — to bardzo dobre pytanie. Zdarza się, że zatrudniasz nowego pracownika, kompletujesz dokumenty, zbierasz wszystkie oświadczenia, zakładasz akta osobowe, etc. Sprawdzasz, czy wszystko jest kompletne, potwierdzasz, że tak. Przygotowujesz zgłoszenie pracownika do ZUS i tutaj nagle, nie spodziewając się żadnej niespodzianki, otrzymujesz komunikat o błędzie krytycznym, że taka osoba ma niepotwierdzone dane identyfikacyjne w ZUS… Konsternacja, sprawdzasz wszystko jeszcze raz, aktualizujesz dane w Płatniku i to samo. Co robić ? Dlaczego tak się dzieje i pomimo prawidłowych danych system nie przyjmuje ZUA ?

Nie jest to sytuacja częsta, jednak może się zdarzyć. Najczęściej występuje w przypadku cudzoziemców, lecz może również w jednostkowych przypadkach dotyczyć obywatela Polski. Zakładając, ze pracownik podał prawidłowe dane, jaka może być tego przyczyna? Powodów jest kilka, zaczynając od takich najczęstszych jak np. nietypowa dla polskiego alfabetu litera w nazwisku, brak PESEL i niepotwierdzony nr paszportu (częste u cudzoziemców) i kończąc na takich bardzo rzadkich jak np. status świadka koronnego, zmiany obywatelstwa.

Odpowiadając na Twoje pytanie — Joanno powinnaś jak najszybciej skontaktować się z ZUS, najlepiej z infolinią, być może, uda się pracownika uaktywnić już w taki sposób. Jeśli jednak się to nie powiedzie, musisz wysłać pocztą zgłoszenie ZUA w formie papierowej wraz z pismem przewodnim do ZUS, który to powinien dane identyfikacyjne pracownika w bazie ZUS aktywować i usunąć przyczynę ich braku. Jeśli pracownik podał prawdziwe i prawidłowe dane i jego dokument tożsamości jest autentyczny to nie powinno być żadnych problemów.

Jeśli jednak zachodzi prawdopodobieństwo, że pracownik posługuje się sfałszowanymi dokumentami i posługuje się nieprawdziwymi danymi osobowymi, ZUS z całą pewnością powiadomi policję lub prokuraturę, wcześniej jednak wszczęte zostanie postępowanie wyjaśniające.

Powadzę rekrutację i zastanawiam się, czy mam prawo zadać od zgłoszonych już kandydatów na stanowisko biurowe przedłożenia kopii świadectw pracy wystawionych przez poprzednich pracodawców? - pyta pan Norbert ze Strzegomia

Wydawać by się mogło, że odpowiedź na to pytanie jest oczywista i brzmi tak. Niestety i tutaj w ostatnim czasie zaszły pewne zmiany. Norbercie — od 01 stycznia 2019 nie obowiązuje już rozporządzenie, czyli przepis, który umożliwiał gromadzenie bez ograniczeń świadectw pracy zarówno od kandydata, jak i już zatrudnionego pracownika. Obecnie nie możesz swobodnie dysponować takimi dokumentami.

Czy możesz zatem poprosić pracownika o przedłożenie kopii świadectwa pracy?

Taką możliwość pod pewnymi warunkami daje Kodeks Pracy. Te warunki to przepisy o ochronie danych osobowych RODO, a dokładnie minimalizowanie ilości przetwarzanych danych osobowych i konieczność istnienia celu ich przetwarzania, który musi wynikać z przepisów prawa lub za zgodą pracownika wobec uzasadnionych potrzeb pracodawcy.

Zatrudniając pracownika, już na etapie rekrutacji, możesz poprosić go o udokumentowanie historii zatrudnienia. Pracownik może przedłożyć świadectwa pracy, ale może, zamiast nich posłużyć się innymi dokumentami np. zaświadczeniami, czy referencjami. To pracownik decyduje jakie dokumenty Ci przedłoży. Gdy podejmiesz decyzję pozytywną dla kandydata i zostanie on zatrudniony, możesz zażądać aby kopie dokumentów z poprzednich miejsc pracy przekazał Ci celem ich archiwizacji w części A akt osobowych i przede wszystkim celem ustalenia odpowiednich uprawnień i wywiązaniu się przez Ciebie jako pracodawcy, z obowiązków wynikających z realizacji przepisów prawa. Tutaj jednak również, nie muszą to być świadectwa pracy, mogą to być inne dokumenty zawierające niezbędne dane. W praktyce jednak najczęściej spotyka się ciągle, że są to właśnie świadectwa pracy, zatem musisz wiedzieć jeszcze o jednej kwestii. Jeśli pracownik przedłoży Ci kopie św. pracy to pamiętaj, że mogą tam być również dane osobowe, które nie są dla Ciebie niezbędne i jako takie powinny zostać zanonimizowane w myśl przepisów RODO.

Kiedy możesz bezwzględnie zażądać przedłożenia kopii świadectw pracy? Jeśli zatrudniasz pracownika na stanowisku pracy, którego obowiązkowy staż jest uregulowany w przepisach oraz w przypadku gdy świadectwo pracy dotyczy roku kalendarzowego, w którym zatrudniasz pracownika. Tylko wtedy możesz wyraźnie i jednoznacznie żądać kopii świadectwa pracy.

Mój pracownik Devan pochodzi z Singapuru, Przedstawia jednak polski dowód osobisty. Czy dowód osobisty jest wystarczającym dokumentem poświadczającym obywatelstwo Polskie cudzoziemca? Jeżeli nie, to jakie dokumenty należy od pracownika uzyskać? - pyta Krystian z Lubina 

Krystianie, Twoje pytanie zawiera bardzo istotny błąd. Osoba, która posiada Polskie obywatelstwo nie jest cudzoziemcem i w kontekście jego uprawnień do podjęcia pracy i dalej kwestii ubezpieczeń i rozliczeń podatkowych musi być traktowany jak każdy obywatel Polski. Pochodzenie tej osoby nie ma kompletnie żadnego znaczenia. Pracownik ten pod każdym względem, również w zatrudnieniu traktowany jest na tych samych zasadach jak każdy obywatel Polski.

W związku z powyższym Polski dowód osobisty w zupełności potwierdza Polskie obywatelstwo tego pracownika. Pamiętać należy, że samego dokumentu pod żadnym pozorem nie wolno kserować i przetrzymywać jego kopii. Możemy jedynie zażądać okazania tego dokumentu do wglądu jako potwierdzenie tożsamości i obywatelstwa.