Zamiast wybuchów emocji na hali – konkretne rozmowy o potrzebach

Dużo pracujemy z managerami i liderami produkcji. W Nesse słyszeliśmy już setki historii, a przez ostatnie 16 lat pomagaliśmy liderom radzić sobie z najróżniejszymi wyzwaniami na produkcji.

Wiemy, że w tej pracy łatwo o napięcia. Codziennie szybkie tempo, presja terminów, ciągłe zmiany grafików, czasem problemy z utrzymaniem jakości, a innym razem zmiany wymuszane przez klienta. Ludzie często wolą przemilczeć swoje frustracje niż otwarcie mówić o tym, co im przeszkadza. A już na pewno nie jest łatwo powiedzieć wprost, czego potrzebują, by spokojniej i efektywniej pracować.

Milczenie jednak nie działa na dłuższą metę. Prędzej czy później emocje pojawiające się wtedy, gdy ważna potrzeba nie zostaje zaspokojona, eksplodują. Im dłużej się je „kisi”, tym silniejszy będzie wybuch.

Liderzy często pytają naszych trenerów i coachów, jak radzić sobie z tym tyglem emocji — zarówno cudzych, jak i własnych.

W Nesse świetnie sprawdza się Porozumienie bez Przemocy (NVC), czyli konkretny sposób komunikacji, który pomaga zamienić pretensje i ataki na rozmowę o potrzebach. To nie są psychologiczne teorie czy skomplikowane filozofie. To konkretne narzędzie oparte na czterech prostych krokach, idealnych dla lidera produkcji:

FAKTY – mówisz o tym, co konkretnie widzisz i słyszysz, bez oceniania.

EMOCJE – nazywasz, co czujesz w związku z tym, koniecznie językiem JA.

POTRZEBY – określasz, czego potrzebujesz w związku z sytuacją.

PROŚBA – jasno prosisz drugą stronę o konkretne działanie.

Dlaczego to działa?

Bo jeśli trzymasz się tych zasad i kolejności, nie wzbudzasz oporu ani agresji. Dajesz drugiej osobie szansę na zrozumienie, czego dokładnie potrzebujesz, dzięki czemu szybciej akceptuje twoją prośbę. Dzięki takiej komunikacji jako lider stajesz się bardziej przewidywalny. A właśnie przewidywalność buduje zaufanie — coś, czego w zespołach najczęściej brakuje.

Problem: dlaczego nie ufamy sobie nawzajem?

Brak zaufania w zespole często wynika z braku rozmów — szczerych, nieoceniających, po prostu ludzkich. Ludzie trzymają frustracje w sobie, plotkują po kątach, a liderzy próbują zgadywać, o co chodzi ich pracownikom. W efekcie napięcie narasta, aż w końcu wybucha, zwykle w najgorszym możliwym momencie.

1. Zacznij od siebie – mów jasno, czego potrzebujesz.

Zamiast mówić autorytarnie: „Masz to zrobić, bo ja tak mówię.” „Rób i nie dyskutuj.” „Po prostu zrób to, bez gadania.”

Spróbuj inaczej:

• „Ważne jest dla mnie, żebyśmy dowieźli zlecenie na czas. Potrzebuję, żebyś wziął odpowiedzialność za kontrolę jakości na tej zmianie. Możemy się tak umówić?”

• „Martwię się, że możemy się spóźnić ze zleceniem. Potrzebuję, żebyśmy wspólnie przejrzeli harmonogram. Masz chwilę?”

• „Zależy mi na dobrej atmosferze w zespole. Chciałbym wiedzieć, czy coś utrudnia Ci współpracę z innymi. Możesz mi o tym opowiedzieć?”

• „Chciałbym uniknąć niepotrzebnego stresu przed końcem zmiany. Potrzebuję, żebyśmy ustalili, jak lepiej organizować zadania. Masz jakieś pomysły?”

• „Ważna jest dla mnie jasna komunikacja. Proszę Cię, informuj mnie od razu, kiedy coś idzie niezgodnie z planem. Możesz mi to obiecać?”

Niby drobna zmiana, ale daje zespołowi jasny sygnał: możesz ze mną rozmawiać, możesz powiedzieć, co czujesz i czego potrzebujesz.

2. Pytaj, co stoi za narzekaniem.

Kiedy ktoś rzuca nerwowo: „Tu się nie da pracować!”,

Zamiast zbywać albo krytykować, zapytaj:

• „Co konkretnie Ci przeszkadza?”

• „Czego Ci brakuje, żeby było lepiej?”

• „Możesz opowiedzieć, jak widzisz tę sytuację?”

• „Co moglibyśmy zmienić, żebyś poczuł się lepiej?”

• „Jakie dokładnie problemy sprawiają, że jesteś sfrustrowany?”

• „Czy możemy coś zrobić od razu, żeby poprawić sytuację?”

Z pretensji rodzi się rozmowa o potrzebach i rozwiązaniach.

3. Nie oceniaj – słuchaj uważnie.

Unikaj oceniania w stylu: „Ciągle marudzisz!” albo „Z tobą zawsze są problemy!”.

Lepiej powiedz coś wspierającego:

„Widzę, że to cię frustruje. Co mogę zrobić, żeby było ci łatwiej?”

„Rozumiem, że coś jest nie tak. Chcesz o tym porozmawiać?”

„Widzę, że masz trudniejszy dzień. Co by Ci teraz pomogło?”

„Rozumiem, że coś Ci przeszkadza. Możesz mi o tym więcej opowiedzieć?”

„Widzę, że sytuacja jest dla Ciebie stresująca. Jak mogę Cię wesprzeć?”

Taki sposób rozmowy otwiera drogę do zaufania i szczerego dialogu.

Zmiana nie musi być rewolucyjna, nie musi być wielka.

W Nesse wierzymy, że często zaczyna się od małego słowa, krótkiego zdania. Zaufanie samo się nie pojawi, a na pewno nie natychmiast. Daj sobie czas, by na stałe wdrożyć ten styl komunikacji. Daj też innym czas, żeby przyzwyczaili się do innego ciebie.

Spróbuj już w tym tygodniu przeprowadzić choć jedną rozmowę w duchu Porozumienia bez Przemocy. Szybko przekonasz się, jak wiele ludzie potrafią powiedzieć, gdy wiedzą, że naprawdę mogą.