Sztuka przeprowadzenia skutecznego check-in w ramach
CPM - mini przewodnik

Check-in to nie zebrania, nie nasiadówki, nie przemówienia - to szybki schemat sprawdzania, gdzie pracownicy są i co przed nimi. Umożliwiają bieżące monitorowanie postępów, udzielanie informacji zwrotnej oraz wspierają pracowników. Żeby Check-in był skuteczny powinnien  być prowadzony w określony sposób. W niniejszym artykule podpowiemy, jak to zrobić:

Przygotuj Check-in:

- Przygotuj, co chcesz omówić i dlaczego.  Jeśli to spotkanie indywidualne to czy będzie poświęcone w największym stopniu: omówieniu bieżących projektów, rozwiązywaniu problemów, udzielaniu feed backu czy rozwoju pracownika. Jeśli to spotkanie zespołowe to również dookreśl, czy chcesz zebrać informacje o postępie, udzieli informacji zwrotnej (na grupowym nie udzielaj indywidualnej informacji zwrotnej korygującej), zmodyfikować cel, ustalić zmiany.

- Przeanalizuj wyniki postępy. Sięgnij do danych i faktów, zbierz je w dokumencie albo wydrukuj, miej otwarte raporty, maile. Nie rozpoczynaj zebrań od domysłów lub na zebraniu nie szukaj źródła swoich twierdzeń.

- Spisz pytania/ tematy do omówienia. Podchodząc do tematu, spójrz na niego z szerokiej perspektywy.

Przeprowadź Check-in:

- Zbuduj atmosferę. Czasem wystarczy uśmiech, kawa i pytanie o pogodę…

- Zacznij od pozytywów, faktów. Ważne jest uznanie dla wkładu pracownika/ zespołu w realizację celu.

- Omów bieżące wyzwania i cele. Najlepiej pytaj pracowników, na jakim jesteśmy etapie, fakty przestawiaj bez zbędnych emocji.

- Udziel konstruktywnej informacji zwrotnej. Nie oceniaj ludzi, odnoś się do zadań, zachowań, wyników. Jeśli coś może być lepiej w przyszłości - udzielaj feed forward, jeśli coś się nie powtórzy, a konsekwencje tego co było będą znaczące, wówczas feed back.

- Zachęć do autorefleksji. Pytaj pracowników, jak się czują, co myślą, jakie mają pomysły, by było lepiej?

- Omów przyszłe cele i rozwój. Pomóż pracownikom ustawić priorytety, najczęściej z tym mają trudności, zwłaszcza jak jest nawał różnych celów i zadań.

- Zakończ spotkanie pozytywnie lub z nadzieją.

Po spotkaniu pamiętaj o:

- Zapisaniu ustaleń, wysłaniu szybko maila do uczestników - nie po tygodniu, ale natychmiast.

- Monitowaniu postępów i powrocie do zagadnień przy kolejnym check-in

- Zachęcaniu do otwartej komunikacji - np. „jeśli pojawią się trudności, to daj mi znak, coś zaradzimy”

Co może pójść nie tak podczas Check-in?

  • Będziesz nieprzygotowany i będziesz mówił ogólnikami.

  • Przez 90% czasu będziesz mówił tylko ty, i nie będziesz zachęcał innych do rozmowy.

  • Spotkanie poświęcisz tylko na krytykę i wytykanie błędów, a ludzie będą stali w oczekiwaniu na sroki wyrok sądu.

  • Pogubisz się w wyjaśnianiu zadań, celów, priorytetów - ludzie muszą wiedzieć dokładnie czego się od nich oczekuje,, nie każ im się domyślać.

  • Nigdy nie będziesz wracał do wątków poruszanych na wcześniejszych check-in. Jednorazowe spotkania na 100% doprowadzą do nieporozumień i zapominania szczegółów ustaleń.

Powyższe reguły wydają się być racjonalne, proste i po co ja je w zasadzie napisałam? Przecież każdy manager je zna.

I tu jest właśnie problem. Sama jestem managerem i je znam, ale czy zawsze stosuję? Czy zawsze jestem uważna? Czy zawsze trzymam się planu i nie daję się ponieść zdarzeniom?

To pytania retoryczne i niech każdy manager sobie na nie odpowie w duchu. Teraz piszę to jako manager, nam się wydaje, że coś wiemy i robimy, z dużym naciskiem na WYDAJE się.

Check-in to zdrowa rutyna, proste narzędzie i jeśli stanie się naszą rutyną, to sami moi managerowie zobaczycie, ile dobrego w waszym zarządzaniu się zmieni.